Offrez des services personnalisés aux clients et suivez votre chiffre d’affaires et vos étapes clés tout au long du projet

Si vous vendez des services spécialisés à des clients au travers de projets, tels que des services de photographie, de consultation ou de webdesign, vous pouvez gérer ces projets et vos clients dans le panneau Facturation. Vous pouvez y suivre le chiffre d’affaires, passer en revue les prochaines étapes du projet et envoyer des factures et des rappels de paiement.

Il n’est pas possible d’envoyer des factures et de gérer des projets depuis l’application Squarespace. Pour accéder à ces fonctionnalités, vous devez utiliser un ordinateur.

Astuce : ce guide concerne les factures que vous envoyez aux clients. Pour en savoir plus sur les factures que vous recevez de Squarespace, consultez l’article Consulter les factures de votre compte Squarespace.

Collecter des prospects

Ajoutez une page ou une section Contact à votre site afin que les prospects puissent vous contacter. Choisissez l’une de nos dispositions prédéfinies conçues pour vous aider à évaluer les clients potentiels en posant des questions telles que :

• Comment avez-vous entendu parler de nous ?
• Quelle est la date de livraison souhaitée pour le projet ?
• Quel est votre budget ?

Vous pouvez modifier les champs prédéfinis en fonction de vos besoins.

Lorsque des clients potentiels rempliront votre formulaire, vous recevrez un e-mail et leur envoi apparaîtra dans le panneau Contacts, sous Listes et segments. Pour consulter un formulaire envoyé :

1. Ouvrez le panneau Listes et segments.
2. Cliquez sur Expéditeurs des formulaires.
3. Cliquez sur un contact pour consulter la liste des formulaires de ce contact, puis cliquez sur le titre du formulaire pour ouvrir ce qu’il a envoyé dans Squarespace.

Sinon, vous pouvez trouver le contact directement dans le panneau Contacts. Cliquez sur le contact, puis sur Détails du formulaire pour trouver les formulaires qu'il a envoyés.

Pour répondre à un prospect, répondez à l’e-mail que vous avez reçu concernant l’envoi de son formulaire. Pour commencer à suivre les notes et les étapes importantes, créez un nouveau projet.

Conseil : vous pouvez également connecter un outil tiers tel que Mailchimp ou Google Sheets pour collecter les envois de formulaires.

Créer un nouveau projet

Dans le cadre d’un projet, vous saisirez et examinerez les détails importants de votre relation continue avec un client, vous enverrez des factures et vous assurerez le suivi de vos livrables. Pour créer un projet :

1. Ouvrez le panneau Projets.
2. Cliquez sur Créer en haut à droite, puis sur Projet.
3. Si vous voulez créer un projet pour un contact client existant, recherchez-le par son nom ou par son adresse e-mail. S’il a déjà soumis un formulaire via votre site web, vous pouvez cocher la case à côté de son formulaire pour le joindre au projet, puis cliquer sur Continuer.
4. Si vous voulez créer un nouveau contact client, cliquez sur Ajouter un nouveau client. Saisissez les informations du client, puis cliquez sur Continuer.
5. Modifiez le nom du projet et cliquez sur Créer un projet.

Cela crée un nouveau projet joint aux coordonnées du client. Vous ne pouvez associer qu’un seul contact à un projet.

Gestion des projets

Le panneau Facturation affiche tous vos projets sur la page Projets. Cliquez sur un projet pour consulter les détails suivants :

• Total du projet : les recettes collectées grâce au projet à ce jour.
• Activité récente : dernière action que vous ou votre client avez prise dans le cadre du projet.
• Étape suivante : le prochain livrable incomplet de vos étapes.
• Notes : réflexions, rappels et autres détails dont vous souhaitez vous souvenir.
• Jalons : dates et tâches importantes.
• Factures : paiements que vous avez demandés et reçus.
• Soumissions de formulaires : les réponses du client à votre formulaire de contact.

Il n’est pas possible de réattribuer un projet à un autre client pour le moment.

Envoyer des propositions commerciales, des devis et des contrats

Avant de commencer à travailler avec un client, vous pouvez lui envoyer un document pour formaliser votre relation de travail, définir le calendrier du projet et fixer vos honoraires. Vous pouvez envoyer des propositions, des devis et des contrats de marque que les clients peuvent examiner et accepter dans le cadre d'un projet individuel.

Ajouter les jalons du projet

Les jalons du projet sont les principaux points de contact et tâches du projet. Par exemple, si vous êtes photographe de mariage, vous pouvez ajouter des étapes importantes pour votre première réunion, l’échéance du paiement final, la cérémonie et la date limite pour renvoyer les tirages finaux à vos clients.

Pour ajouter un jalon au projet :

1. Dans Jalons, cliquez sur Ajouter un jalon.
2. Ajoutez une description, par exemple le Date du mariage.
3. Sélectionnez la date.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour marquer un jalon comme terminé, cochez la case correspondante. Pour modifier ou supprimer un jalon, survolez-le et cliquez sur l’icône du crayon ou de la corbeille.

Envoyer des factures

Lorsque vous êtes prêt à encaisser le paiement, envoyez une facture. Les clients reçoivent des factures par e-mail et paient via une page de paiement sécurisée. Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement. Avant d'envoyer une facture, vous devez connecter un processeur de paiement.

Supprimer un projet

Avant de supprimer un projet, vérifiez qu’il ne contient aucun document ou facture accepté (quel que soit son statut). Pour supprimer un projet :

1. Ouvrez le projet, faites défiler la page vers le bas, puis cliquez sur Supprimer le projet. 
2. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Supprimer le projet. 

La suppression d’un projet n’entraîne pas celle de contacts client ni de soumissions de formulaires. Les projets supprimés ne peuvent pas être récupérés.