Offrez des services personnalisés aux clients et suivez votre chiffre d’affaires et vos étapes clés tout au long du projet

Si vous vendez des services spécialisés à des clients au travers de projets, tels que des services de photographie, de consultation ou de webdesign, vous pouvez gérer ces projets et vos clients dans le panneau Facturation. Vous pouvez y suivre le chiffre d’affaires, passer en revue les prochaines étapes du projet et envoyer des factures et des rappels de paiement.

Astuce : ce guide concerne les factures que vous envoyez aux clients. Pour en savoir plus sur les factures que vous recevez de Squarespace, consultez l’article Consulter les factures de votre compte Squarespace.

Collecter des prospects

Ajoutez une page ou une section Contact à votre site afin que les prospects puissent vous contacter. Choisissez l’une de nos dispositions prédéfinies conçues pour vous aider à évaluer les clients potentiels en posant des questions telles que :

• Comment avez-vous entendu parler de nous ?
• Quelle est la date de livraison souhaitée pour le projet ?
• Quel est votre budget ?

Vous pouvez modifier les champs prédéfinis en fonction de vos besoins.

Lorsque des clients potentiels rempliront votre formulaire, vous recevrez un e-mail et leur soumission apparaîtra dans le panneau Contacts. Pour consulter un formulaire envoyé :

1. Ouvrez le panneau Contacts.
2. Sélectionnez Expéditeurs des formulaires dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Cliquez sur un contact pour en consulter les détails.
4. Cliquez sur Détails du formulaire pour consulter la liste des formulaires de ce contact, puis sélectionnez le titre du formulaire pour ouvrir ce qu’il a envoyé dans Squarespace.

Pour répondre à un prospect, répondez à l’e-mail que vous avez reçu concernant l’envoi de son formulaire. Pour commencer à suivre les notes et les étapes importantes, créez un nouveau projet.

Conseil : vous pouvez également connecter un outil tiers tel que Mailchimp et Google Sheets pour collecter les soumissions de formulaires.

Créer un nouveau projet

Dans le cadre d’un projet, vous saisirez et examinerez les détails importants de votre relation continue avec un client, vous enverrez des factures et vous assurerez le suivi de vos livrables. Pour créer un projet :

1. Ouvrez le panneau de vente, cliquez sur Facturation, puis sur Projets.
2. Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Projet.
3. Si vous voulez créer un projet pour un contact client existant, recherchez-le par son nom ou par son adresse e-mail. S’il a déjà soumis un formulaire via votre site web, vous pouvez cocher la case à côté de son formulaire pour le joindre au projet, puis cliquer sur Continuer.
4. Si vous voulez créer un nouveau contact client, cliquez sur Ajouter un nouveau client. Saisissez les informations du client, puis cliquez sur Continuer.
5. Modifiez le nom du projet et cliquez sur Créer un projet.

Cela crée un nouveau projet joint aux coordonnées du client. Vous ne pouvez associer qu’un seul contact à un projet.

Gestion des projets

Le panneau Facturation affiche tous vos projets sur la page Projets. Cliquez sur un projet pour consulter les détails suivants :

• Total du projet : les recettes collectées grâce au projet à ce jour.
• Activité récente : dernière action que vous ou votre client avez prise dans le cadre du projet.
• Étape suivante : le prochain livrable incomplet de vos étapes.
• Notes : réflexions, rappels et autres détails dont vous souhaitez vous souvenir.
• Jalons : dates et tâches importantes.
• Factures : paiements que vous avez demandés et reçus.
• Soumissions de formulaires : les réponses du client à votre formulaire de contact.

Il n’est pas possible de réattribuer un projet à un autre client pour le moment.

Ajouter les jalons du projet

Les jalons du projet sont les principaux points de contact et tâches du projet. Par exemple, si vous êtes photographe de mariage, vous pouvez ajouter des étapes importantes pour votre première réunion, l’échéance du paiement final, la cérémonie et la date limite pour renvoyer les tirages finaux à vos clients.

Pour ajouter un jalon au projet :

1. Dans Jalons, cliquez sur Ajouter un jalon.
2. Ajoutez une description, par exemple le Date du mariage.
3. Sélectionnez la date.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour marquer un jalon comme terminé, cochez la case correspondante. Pour modifier ou supprimer un jalon, survolez-le et cliquez sur l’icône du crayon ou de la corbeille.

Envoyer une facture

Remarque : avant de commencer, vérifiez que vous avez connecté un processeur de paiement à votre site, que les informations de votre entreprise sont à jour et que vous avez configuré les taux de taxe en vigueur. Si vous envoyez des factures pour des articles physiques, assurez-vous d’ajouter à votre boutique des options d’expédition à tarif forfaitaire ou de livraison en point de retrait. Si vous n’avez pas d’option de tarif forfaitaire ou de livraison en point de retrait, ou si vous ne proposez que le calcul des frais d’expédition par le transporteur ou en fonction du poids, vos clients ne pourront pas passer de commande et payer leurs factures. 

Quel que soit le forfait Squarespace, vous pouvez envoyer des factures professionnelles personnalisées de sorte qu’elles reflètent votre marque. Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer une facture :

1. Sur la page Factures, cliquez sur Créer une facture. Vous pouvez également créer une facture à partir de la page Projets en cliquant sur Nouveau, puis sur Facture.
2. Dans le menu qui s’affiche, vous aurez la possibilité de sélectionner un client existant ou d’en ajouter un nouveau qui recevra la facture.
3. Modifiez le nom de la facture, la date d’échéance et le mémo facultatif.
4. Pour ajouter des articles, cliquez sur Ajouter une ligne, saisissez le nom du service, sélectionnez le type de produit, puis saisissez la quantité et le coût.
5. Pour facturer la taxe de vente, cochez la case Ajouter les taxes applicables au produit sur la page de paiement. Cette option s’affiche une fois que vous avez configuré les taux d’imposition. La taxe de vente est calculée au moment du paiement en fonction de l’adresse de facturation de votre client.
6. Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque ligne. Chaque article s’ajoute au total de la facture. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.
7. Pour appliquer une réduction, activez le bouton situé à côté de Appliquer une réduction, cliquez sur % ou $ pour définir le type de réduction, puis saisissez le montant de la réduction.
8. Cliquez sur Styles pour faire correspondre l’e-mail de facturation à l’image de marque de votre site. Pour en savoir plus sur le style des e-mails, consultez l’article E-mails de notification client.
9. Lorsque vous êtes prêt à envoyer un e-mail à votre client, cliquez sur Envoyer, puis de nouveau sur Envoyer dans la fenêtre de confirmation.

Si vous vendez des produits physiques et que vous avez défini des frais d’expédition, les clients seront facturés des frais d’expédition au moment du paiement en fonction de leur adresse de facturation.

Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement.

Percevoir un acompte

Pour percevoir l’acompte de vos clients, créez une facture pour l’acompte et une deuxième facture pour le solde restant après le paiement de l’acompte.

Comment les clients paient-ils leurs factures ?

Lorsqu’un client reçoit la facture par e-mail, il peut cliquer sur Payer la facture pour saisir ses informations de paiement sur une page Paiement sécurisée. Une fois son paiement effectué, il reçoit un e-mail de confirmation. La facture est marquée comme payée automatiquement sur la page du projet, et son paiement apparaît dans le panneau Commandes. Il n’est pas possible de marquer une facture comme payée si les clients payent séparément.

Rappeler le paiement d’une facture aux clients

Pour renvoyer une facture à un client :

1. Cliquez sur l’icône ... à côté de la facture.
2. Cliquez sur Envoyer un rappel.
3. Cliquez sur Envoyer.

Gérer les factures

Pour annuler une facture envoyée :

1. Cliquez sur ... à côté de la facture.
2. Cliquez sur Annuler, puis sur Annuler la facture pour confirmer. Les clients ne peuvent pas payer une facture annulée.

Pour supprimer un brouillon de facture avant de l’envoyer à un client :

1. Cliquez sur ... à côté de la facture.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer la facture.

Pour modifier et renvoyer une facture :

1. Cliquez sur ... à côté de la facture.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Apportez des modifications, puis cliquez sur Modifier et envoyer.

N’oubliez pas qu’il n’est pas possible de réattribuer une facture à un autre client, même si la facture n’est encore qu’un brouillon. Pour attribuer une facture à un autre client, annulez ou supprimez la facture et créez-en une nouvelle.

Rembourser un paiement

Pour rembourser un paiement :

1. Cliquez sur l’icône ... à côté de la facture.
2. Cliquez sur Rembourser.
3. Cliquez sur Effectuer le remboursement.

Supprimer un projet

Avant de supprimer un projet, assurez-vous qu’il ne contient aucune facture. Il n’est pas possible de supprimer des projets dont les factures sont impayées ou annulées. Pour supprimer un projet :

1. Ouvrez le projet, faites défiler la page vers le bas, puis cliquez sur Supprimer le projet. 
2. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Supprimer le projet. 

La suppression d’un projet n’entraîne pas celle de contacts client ni de soumissions de formulaires. Les projets supprimés ne peuvent pas être récupérés.