Se você vende produtos e serviços personalizados a clientes ou gerencia projetos contínuos, é bom enviar documentos profissionais com a sua marca para definir o escopo da relação de trabalho e fixar os honorários. Este guia aborda os documentos que você pode enviar aos clientes no painel "Projetos" e como seus clientes interagem com eles.

Nos planos Business e Commerce, você pode enviar documentos.

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Elabore o rascunho

Atenção: para enviar documentos, você precisa criar um projeto e ter um endereço de e-mail válido para respostas nas configurações de informações da empresa.

No projeto, role até a seção Documentos, clique no ícone + e selecione o tipo de documento. As opções de template são:

• Proposta - dá aos clientes uma visão geral de alto nível da sua empresa e dos serviços
• Estimativa - descreve os serviços que você prestará no projeto e os custos associados
• Contrato - descreve os termos de serviço

Troque o texto e as imagens da demonstração pelo seu conteúdo. O templates vêm pré-formatados, mas você pode adicionar e apagar as seções de acordo com suas demandas. Você também pode usar o Squarespace AI para redigir o texto do documento. Clique em uma seção; depois, clique em Adicionar seção ou use as opções que aparecem no canto superior direito da seção para duplicá-la, excluí-la ou apagá-la. As opções de seção são:

• Aceitação
• Cartão
• Banner de imagem
• Texto

Clique em uma área do texto para editar o texto. Troque as imagens no painel direito que aparece ao clicar em uma seção do cartão.

Ajuste o estilo do documento

No editor do documento, use a aba Estilos para alterar o layout, as fontes e as cores do documento. Para escolher cores personalizadas, use o seletor de cores ou aplique um dos temas de cores do seu site. É possível alterar a cor em seções específicas ou em todo o documento. Para aplicar as fontes do seu site ao documento, clique em Sincronizar os estilos das fontes.

Aceitação

Na seção de aceitação, seus clientes devem ler e aceitar os detalhes do documento. Use uma seção de aceitação para vincular um documento entre você e seu cliente.

Atenção: não prestamos consultoria jurídica nem recomendações contratuais para sua jurisdição específica e não somos responsáveis por nenhuma repercussão legal.

Envie um documento

Para enviar um documento:

1. Clique em Enviar (canto superior direito).
2. Personalize a linha de assunto do e-mail e escreva uma mensagem para o cliente.
3. Quando tiver tudo pronto, clique em Enviar.

O documento será enviado para o endereço de e-mail do cliente vinculado ao projeto e para o endereço de e-mail nas configurações da sua empresa. Não é possível adicionar outros destinatários, mas você pode duplicar o documento e enviar a diferentes clientes. Enviado o documento, o status dele mudará para Publicado na página do projeto. Depois que o cliente aceitar, o status será automaticamente alterado para Aceito. Vocês dois receberão um e-mail de confirmação com o documento anexado.

Duplique um documento

Após redigir o documento, você pode duplicá-lo e enviá-lo a diferentes clientes:

1. No projeto, role até o documento desejado.
2. Clique no ícone ... e depois em Duplicar.
3. Selecione um cliente; ou crie um novo cliente e novo projeto para o documento. Você pode ver todos os clientes no painel "Contatos".
4. Clique em Continuar.
5. Crie um novo projeto ou selecione um projeto.
6. Clique em Continuar, edite o documento e clique em Enviar.

Edite e apague um documento

Você pode editar e reenviar um documento se o cliente ainda não tiver aceitado o contrato:

1. Na página do projeto, clique no ícone ... ao lado do documento e, em seguida, clique em Editar.
2. Faça as alterações.
3. Clique em Salvar, edite a linha de assunto e a mensagem do e-mail e clique em Enviar. O cliente receberá um segundo e-mail com um link para o documento atualizado. O link no e-mail original também leva ao documento atualizado.

Para apagar um documento que ainda não foi aceito, clique no ícone ..., clique em Apagar e, em seguida, clique em Apagar documento. Essa ação não pode ser desfeita. Ao clicar em um link para um documento apagado, o cliente verá uma página 404.

A experiência do cliente

O cliente receberá um e-mail com um botão para ver o documento. Na página, ele poderá ler e aceitar os detalhes do documento. 

Quando ele clicar em Aceitar, aparecerá um pop-up para confirmar. Após a confirmação, vocês dois receberão um e-mail de confirmação com o documento anexado. Quando ele abrir o documento, o status será alterado para Aceito. O botão de aceitação segue as configurações de idioma do seu site e não pode ser editado.

Próximos passos

Agora que você definiu o escopo do trabalho e concordou com uma taxa e um cronograma para a entrega, recomendamos consultar:

• Recolha um depósito ou um pagamento à vista
• Crie marcos para o projeto