Offrire servizi personalizzati ai clienti e tenere traccia delle entrate e delle tappe fondamentali del progetto

Se vendi servizi specializzati ai clienti su base progettuale, come servizi di fotografia, consulenza o progettazione di siti web, puoi gestire questi progetti e i tuoi clienti nel pannello Fatturazione. Qui è possibile tenere traccia delle entrate, rivedere le tappe del progetto e inviare fatture e promemoria di pagamento.

Mancia: questa guida riguarda le fatture che invii ai clienti. Per informazioni sulle fatture che ricevi da Squarespace, visita Rivedere le fatture del tuo account Squarespace.

Acquisire potenziali clienti

Aggiungi una pagina contatti o una sezione analoga al tuo sito, in modo che i clienti possano mettersi in contatto con te. Scegli uno dei nostri layout predefiniti, progettati per aiutarti a valutare i potenziali clienti con domande quali:

• Dove hai sentito parlare di noi?
• Qual è la data di consegna del servizio?
• Qual è il tuo budget?

È possibile modificare i campi predefiniti in base alle proprie esigenze.

Quando i potenziali clienti compileranno il tuo modulo, riceverai un'e-mail e il loro contributo apparirà nel pannello Contatti. Per rivedere il modulo inviato:

1. Aprire il pannello Contatti.
2. Seleziona Moduli inviati dal menu a discesa in alto a sinistra.
3. Fai clic su un contatto per esaminarne i dettagli.
4. Clicca su Dettagli modulo per esaminare un elenco di moduli del contatto in questione e clicca sul titolo del modulo per aprirne l'invio in Squarespace.

Per rispondere a un potenziale cliente, rispondi all'e-mail che hai ricevuto in seguito all'invio del modulo. Per iniziare a tenere traccia di note e tappe importanti, crea un nuovo progetto.

Suggerimento: è possibile collegare uno strumento di terze parti come Mailchimp e Fogli Google per raccogliere i moduli inviati.

Crea un nuovo progetto

Un progetto consiste nella raccolta e nella revisione dei dettagli importanti relativi al rapporto in corso con un cliente, l'invio delle fatture e il controllo dei risultati ottenuti. Per creare un nuovo progetto:

1. Apri il pannello Vendite, clicca su Fatturazione e poi su Progetti.
2. Clicca su Nuovo nell'angolo in alto a destra, quindi seleziona Progetto.
3. Per creare un progetto in relazione al contatto di un cliente esistente, cercalo in base al nome o all'e-mail. Se il cliente ha già inviato un modulo tramite il tuo sito web, puoi selezionare la casella accanto all'invio del modulo per allegarlo al progetto, quindi clicca su Continua.
4. In alternativa, per creare un nuovo contatto cliente, clicca su Aggiungi nuovo cliente. Inserisci i suoi dati e clicca su Continua.
5. Modifica il nome del progetto e clicca su Crea progetto.

Viene creato un nuovo progetto collegato alle informazioni di contatto del cliente. È possibile collegare un solo contatto a un progetto.

Gestire i progetti

Il pannello Fatturazione mostra tutti i progetti contenuti nella pagina del progetto. Clicca su uno di essi per esaminarne i dettagli:

• Totale del progetto - I ricavi ottenuti dal progetto fino a oggi.
• Attività recente - L'ultima azione che tu o il tuo cliente avete compiuto sul progetto.
• Prossima tappa - Il prossimo traguardo incompleto nelle tue tappe.
• Note - Pensieri, promemoria e altri dettagli che desideri ricordare.
• Tappe - Date e compiti importanti.
• Fatture - Pagamenti richiesti e ricevuti.
• Invii di moduli - Le risposte del cliente al tuo modulo di contatto.

Per il momento, non è possibile riassegnare un progetto a un altro cliente.

Aggiungere le tappe del progetto

Le tappe del progetto costituiscono i principali punti di contatto e le attività del progetto. Ad esempio, se sei un fotografo di matrimoni, potresti aggiungere delle tappe per l'incontro iniziale, la scadenza del pagamento finale, la cerimonia e la scadenza per la consegna delle stampe finali ai tuoi clienti.

Per aggiungere una tappa del progetto:

1. In corrispondenza di Tappe, clicca su Aggiungi tappa.
2. Aggiungi una descrizione, ad esempio Giorno del matrimonio.
3. Seleziona la data.
4. Fai clic su Salva.

Per contrassegnare una tappa come completa, seleziona la casella accanto. Per modificare o eliminare una tappa, passaci sopra con il mouse e clicca sull'icona della matita o del cestino.

Inviare una fattura

Nota: prima di iniziare, assicurati di aver collegato un elaboratore di pagamento al sito, che le tue informazioni aziendali siano state aggiornate e che le eventuali aliquote fiscali siano state configurate. Se invii fatture per articoli fisici, assicurati di aggiungere al negozio le opzioni di spedizione a tariffa fissa o di ritiro in sede. Se non disponi di una tariffa fissa o un'opzione di ritiro, o se offri solo una spedizione calcolata dal corriere o dipendente dal peso, i clienti non potranno procedere con il processo di pagamento e pagare le fatture. 

Tutti i piani Squarespace consentono di inviare fatture professionali e personalizzate in base al proprio marchio. Se vuoi inviare una fattura:

1. Nella pagina Fatture, clicca su Crea fattura. È possibile creare una fattura anche dalla pagina del progetto, cliccando su Nuova e poi su Fattura.
2. Nel menu che appare, è possibile selezionare un cliente esistente o aggiungerne uno nuovo che riceverà la fattura.
3. Modifica il nome della fattura, la data di scadenza e il promemoria facoltativo.
4. Per aggiungere elementi pubblicitari, clicca su Aggiungi elemento pubblicitario, inserisci il nome del servizio, seleziona il tipo di prodotto e inserisci la quantità e il costo.
5. Per riscuotere l'imposta sulle vendite, seleziona la casella accanto a Aggiungi le tasse applicabili all'articolo al pagamento. Questa opzione viene visualizzata dopo aver impostato le aliquote fiscali. L'imposta sulle vendite viene calcolata al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione del cliente.
6. Ripeti i passaggi 4 e 5 per ogni voce. Ogni voce si aggiunge al totale della fattura. Quando hai finito, clicca su Fatto.
7. Per applicare uno sconto, attiva l'opzione accanto ad Applica uno sconto, clicca su % o $ per impostare il tipo di sconto e inserisci l'importo.
8. Clicca su Stili per personalizzare l'e-mail di fatturazione in base al marchio del tuo sito. Per saperne di più sulla personalizzazione delle e-mail, visita Notifiche e-mail per i clienti.
9. Quando è il momento di inviare l'e-mail al cliente, clicca su Invia, quindi clicca nuovamente su Invia nella finestra di conferma.

Se vendi prodotti fisici e hai impostato le tariffe di spedizione, ai clienti verranno addebitate le spese di spedizione al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione.

I pagamenti con fattura non hanno commissioni di transazione, ma sono soggetti alle commissioni dell'elaboratore di pagamento, che variano in base alla soluzione di pagamento.

Raccogli un acconto

Per riscuotere un acconto dai clienti, crea una fattura specifica e una seconda fattura per il saldo residuo dopo il pagamento dell'acconto.

Modalità di pagamento delle fatture da parte dei clienti

Quando il cliente riceve la fattura via e-mail, può cliccare su Paga fattura per inserire i dati di pagamento in una pagina di pagamento sicura. Dopo aver effettuato il pagamento, riceverà un'e-mail di conferma. La fattura verrà automaticamente contrassegnata come Pagata nella pagina del progetto e il pagamento apparirà nel pannello degli Ordini. Non è possibile contrassegnare una fattura come pagata se i clienti pagano in maniera separata.

Ricordare ai clienti una fattura

Per inviare nuovamente una fattura a un cliente:

1. Clicca sull'icona ... accanto alla fattura.
2. Clic su Ricorda.
3. Fai clic su Invia.

Gestione delle fatture

Per annullare una fattura inviata:

1. Fai clic su … accanto alla fattura.
2. Clicca su Annulla, quindi su Annulla fattura per confermare. I clienti non possono pagare una fattura annullata.

Per eliminare la bozza di una fattura prima di averla inviata a un cliente:

1. Fai clic su … accanto alla fattura.
2. Fai clic su Elimina.
3. Clicca su Elimina fattura.

Per modificare e inviare nuovamente una fattura:

1. Fai clic su … accanto alla fattura.
2. Clicca su Modifica.
3. Apporta le dovute modifiche, quindi clicca su Aggiorna e invia.

Ricorda che non è possibile riassegnare una fattura a un altro cliente, anche se si tratta ancora di una bozza. Per assegnare una fattura a un altro cliente, annulla o elimina la fattura e creane una nuova.

Rimborsare un pagamento

Per rimborsare un pagamento:

1. Clicca sull'icona ... accanto alla fattura.
2. Clicca su Rimborso.
3. Clicca su Emetti rimborso.

Eliminazione di un progetto

Prima di eliminare un progetto, accertati che non contenga fatture. Non è possibile eliminare i progetti che contengono fatture non pagate o annullate. Per eliminare un progetto:

1. Apri il progetto, scorri verso il basso e clicca su Elimina progetto. 
2. Seleziona la casella di conferma, quindi clicca su Elimina progetto. 

L'eliminazione di un progetto non comporta l'eliminazione dei contatti dei clienti o dei moduli inviati. I progetti eliminati non possono essere recuperati.