Biete deinen Kunden maßgeschneiderte Dienstleistungen an und verfolge deinen Umsatz und deine Meilensteine während des gesamten Projekts

Wenn du spezialisierte Dienstleistungen an Kunden von Projekt zu Projekt verkaufst, wie z. B. Fotografie-, Beratungs- oder Website-Design-Dienstleistungen, kannst du diese Projekte und deine Kunden im Menü „Rechnungen“ verwalten. Hier kannst du den Umsatz verfolgen, bevorstehende Projekt-Meilensteine überprüfen und Rechnungen und Zahlungserinnerungen senden.

Tipp: In dieser Anleitung geht es um die Rechnungen, die du an Kunden sendest. Informationen zu den Rechnungen, die du von Squarespace erhältst, findest du unter Rechnungen deines Squarespace-Kontos überprüfen.

Leads sammeln

Füge eine Kontakt-Seite oder einen Abschnitt zu deiner Website hinzu, damit Leads dich kontaktieren können. Wähle aus einem unserer vorgefertigten Layouts, die dir bei der Bewertung potenzieller Kunden helfen sollen, indem du Fragen stellst wie:

• Wie hast du von uns erfahren?
• An welchem Datum wird deine Dienstleistung erbracht?
• Was ist dein Budget?

Du kannst die vordefinierten Felder nach deinen Wünschen bearbeiten.

Wenn potenzielle Kunden dein Formular ausfüllen, erhältst du eine E-Mail und ihre Formular-Übermittlung wird im Kontakte-Menü angezeigt. So überprüfst du eine Formular-Übermittlung:

1. Öffne das Menü „Kontakte“.
2. Wähle im Drop-Dwon-Menü oben links Formularabsender aus.
3. Klicke auf einen Kontakt, um die Details zu überprüfen.
4. Klicke auf Formular-Details, um eine Liste der Formulare dieses Kontakts zu überprüfen, und klicke auf den Titel des Formulars, um die Übermittlung in Squarespace zu öffnen.

Um auf einen Lead zu antworten, antworte auf die E-Mail, die du über das Absenden des Formulars erhalten hast. Um wichtige Notizen und Meilensteine zu verfolgen, erstelle ein neues Projekt.

Tipp: Du kannst auch ein Drittanbieter-Tool wie Mailchimp und Google Tabellen verbinden, um Formular-Übermittlungen zu sammeln.

Neues Projekt erstellen

In einem Projekt erfasst und überprüfst du die wichtigen Details deiner laufenden Beziehung zu einem Kunden, sendest Rechnungen und behältst den Überblick über deine Leistungen. So erstellst du ein neues Projekt:

1. Öffne das Verkaufsmenü, klicke auf Rechnungsstellung und dann auf Projekte.
2. Klicke rechts oben auf Neu und wähle dann Projekt aus.
3. Um ein Projekt für einen bestehenden Kundenkontakt zu erstellen, suche nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse. Wenn sie bereits ein Formular über deine Website eingereicht haben, kannst du das Kontrollkästchen neben der Formular-Übermittlung aktivieren, um es an das Projekt anzuhängen, und dann auf Weiter klicken.
4. Um einen neuen Kundenkontakt zu erstellen, klicke auf Neuen Kunden hinzufügen. Gib die Daten des Kunden ein und klicke dann auf Weiter.
5. Bearbeite den Projektnamen und klicke auf Projekt erstellen.

Dadurch wird ein neues Projekt erstellt, das an die Kontaktinformationen des Kunden angehängt ist. Du kannst nur einen Kontakt mit einem Projekt verbinden.

Projekte verwalten

Das Menü „Rechnungsstellung“ zeigt alle deine Projekte auf der Projekt-Seite an. Klicke auf ein Projekt, um diese Projektdetails zu überprüfen:

• Projektsumme – Der Umsatz, den du bisher mit dem Projekt gesammelt hast.
• Letzte Aktivität – Die letzte Aktion, die du oder dein Kunde im Rahmen des Projekts durchgeführt haben.
• Nächster Meilenstein – Die nächste unvollständige Leistung in deinen Meilensteinen.
• Notizen – Gedanken, Erinnerungen und andere Details, die du dir merken möchtest.
• Meilensteine – Wichtige Termine und Aufgaben.
• Rechnungen – Zahlungen, die du angefordert und erhalten hast.
• Formularübermittlungen – Die Antworten des Kunden auf dein Kontaktformular.

Es ist derzeit nicht möglich, ein Projekt einem anderen Kunden zuzuweisen.

Projekt-Meilensteine hinzufügen

Projekt-Meilensteine sind die wichtigsten Berührungspunkte und Aufgaben des Projekts. Wenn du beispielsweise ein Hochzeitsfotograf bist, kannst du Meilensteine für dein erstes Meeting, die Fälligkeit der letzten Zahlung, die Zeremonie und die Frist für die Rücksendung der endgültigen Abzüge an deine Kunden hinzufügen.

So fügst du einen Projekt-Meilenstein hinzu:

1. Klicke unter Meilensteine auf Meilenstein hinzufügen.
2. Füge eine Beschreibung hinzu, z. B. Hochzeitstag.
3. Wähle das Datum aus.
4. Klicke auf Speichern.

Um einen Meilenstein als abgeschlossen zu markieren, aktiviere das Kästchen daneben. Um einen Meilenstein zu bearbeiten oder zu löschen, bewege den Mauszeiger darüber und klicke auf das Bleistift- oder Papierkorb- Symbol.

Eine Rechnung senden

Hinweis: Bevor du beginnst, vergewissere dich, dass du einen Zahlungsdienstleister mit deiner Website verbunden hast, deine Geschäftsinformationen auf dem neuesten Stand sind und dass du alle geltenden Steuersätze eingerichtet hast. Wenn du Rechnungen für physische Artikel versendest, stelle sicher, dass du deinem Shop Optionen für den Pauschalversand oder für Click & Collect hinzufügst. Wenn du keine Pauschal- oder Click & Collect-Option hast oder wenn du nur den Versand per Spedition oder gewichtsabhängig anbietest, können deine Kunden den Bezahlvorgang nicht durchlaufen und ihre Rechnungen nicht bezahlen. 

Mit jedem Squarespace-Abo kannst du professionelle Rechnungen senden, die auf deine Marke zugeschnitten sind. Wenn du bereit bist, eine Rechnung zu senden:

1. Klicke auf der Seite „Rechnungen“ auf Rechnung erstellen. Du kannst auch auf der Projekt-Seite eine Rechnung erstellen, indem du auf Neu und dann auf Rechnung klickst.
2. Im daraufhin angezeigten Menü hast du die Möglichkeit, einen bestehenden Kunden auszuwählen oder einen neuen Kunden hinzuzufügen, der die Rechnung erhalten soll.
3. Bearbeite den Rechnungsnamen, das Fälligkeitsdatum und optionale Notizen.
4. Um Einzelposten hinzuzufügen, klicke auf Einzelposten hinzufügen, gib den Namen des Services ein, wähle den Produkttyp aus und gib die Menge und die Kosten ein.
5. Um die Umsatzsteuer zu berechnen, aktiviere das Kontrollkästchen neben Anfallende Steuern zu Artikel an der Kasse hinzufügen. Diese Option wird angezeigt, nachdem du die Steuersätze eingerichtet hast. Die Umsatzsteuer wird an der Kasse basierend auf der Rechnungsadresse deines Kunden berechnet.
6. Wiederhole die Schritte vier und fünf für jeden Einzelposten. Jeder Einzelposten wird zum Rechnungsbetrag hinzugefügt. Wenn du fertig bist, klicke auf Fertig.
7. Um einen Rabatt anzuwenden, aktiviere den Schalter neben Rabatt anwenden, klicke auf % oder $, um die Rabattart festzulegen, und gib dann den Rabattbetrag ein.
8. Klicke auf Stile, um die Rechnungs-E-Mail der Markenführung deiner Website anzupassen. Weitere Informationen zum Gestalten von E-Mails findest du unter E-Mail-Benachrichtigungen für Kunden.
9. Wenn du bereit bist, deinem Kunden eine E-Mail zu senden, klicke auf Senden und dann im Bestätigungsfenster erneut auf Senden.

Wenn du physische Produkte verkaufst und Versandtarife eingerichtet hast, werden Kunden die Versandkosten an der Kasse basierend auf ihrer Rechnungsadresse in Rechnung gestellt.

Für Rechnungszahlungen fallen keine Transaktionsgebühren an, es fallen jedoch Gebühren für den Zahlungsdienstleister an, die je nach Zahlungslösung variieren.

Eine Anzahlung einziehen

Um eine Anzahlung von Kunden zu erhalten, erstelle eine Rechnung für die Anzahlung und eine zweite Rechnung für den Restbetrag, nachdem der Kunde die Anzahlung geleistet hat.

Wie Kunden Rechnungen bezahlen

Wenn ein Kunde die Rechnung per E-Mail erhält, kann er auf Rechnung bezahlen klicken, um seine Zahlungsinformationen auf einer sicheren Zahlungsseite einzugeben. Nach der Zahlung erhält er eine Bestätigungs-E-Mail. Die Rechnung wird auf der Projektseite als Automatisch bezahlt markiert und die Zahlung wird im Menü Bestellungen angezeigt. Es ist nicht möglich, eine Rechnung als bezahlt zu markieren, wenn Kunden separat bezahlen.

Kunden an eine Rechnung erinnern

So sendest du eine Rechnung erneut an einen Kunden:

1. Klicke auf das Symbol … neben der Rechnung.
2. Klicke auf Erinnern.
3. Klicke auf Senden.

Rechnungen verwalten

So stornierst du eine gesendete Rechnung:

1. Klicke auf … neben der Rechnung.
2. Klicke auf Abbrechen und dann zur Bestätigung auf Rechnung stornieren. Kunden können eine stornierte Rechnung nicht bezahlen.

So löschst du einen Rechnungsentwurf, bevor du ihn an einen Kunden sendest:

1. Klicke auf … neben der Rechnung.
2. Klicke auf Löschen.
3. Klicke auf Rechnung löschen.

So bearbeitest du eine Rechnung und sendest sie erneut:

1. Klicke auf … neben der Rechnung.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Nimm Änderungen vor und klicke dann auf Aktualisieren und versenden.

Beachte, dass es nicht möglich ist, eine Rechnung einem anderen Kunden erneut zuzuweisen, auch wenn es sich bei der Rechnung noch um einen Entwurf handelt. Um eine Rechnung einem anderen Kunden zuzuweisen, storniere oder lösche die Rechnung und erstelle eine neue.

Eine Zahlung erstatten

So erstattest du eine Zahlung:

1. Klicke auf das Symbol … neben der Rechnung.
2. Klicke auf Rückerstattung.
3. Klicken Sie auf Rückerstattung gewähren.

Ein Projekt löschen

Stelle vor dem Löschen eines Projekts sicher, dass es keine Rechnungen enthält. Es ist nicht möglich, Projekte mit unbezahlten oder stornierten Rechnungen zu löschen. So löschst du ein Projekt:

1. Öffne das Projekt, scrolle nach unten und klicke auf Projekt löschen. 
2. Aktiviere das Bestätigungskästchen und klicke dann auf Projekt löschen. 

Durch das Löschen eines Projekts werden keine Kundenkontakte oder Formular-Übermittlungen gelöscht. Gelöschte Projekte können nicht wiederhergestellt werden.