Tout ce que vous devez savoir sur les blocages temporaires de vos fonds Squarespace Payments.

Qu’est-ce qu’une réserve ?

Une réserve est un blocage temporaire d’une partie des fonds de votre entreprise pendant une période prédéterminée. Les réserves sont destinées à couvrir toutes les pertes anticipées qui peuvent résulter des activités de traitement des transactions financières d’une entreprise.

Les remboursements et les rétrofacturations des clients sont prélevés directement sur votre solde de réserve. Ces fonds sont détenus pour vous protéger contre les difficultés de règlement imprévues.

Si une transaction est remboursée ou contestée, une partie correspondante de la réserve sera libérée et utilisée pour couvrir immédiatement le remboursement ou le litige. Les fonds de réserve seront entièrement libérés à la fin de la période de réserve (s’ils ne sont pas nécessaires pour des litiges ou des remboursements).

Il existe trois types de réserves différents :

• Réserve fixe : un pourcentage fixe des fonds provenant de chaque nouvelle transaction est mis en réserve jusqu’à une date de libération définie. Quand la date de libération est atteinte, les fonds réservés sont crédités sur le solde de votre compte Squarespace Payments et deviennent ainsi disponibles pour le prochain virement.
• Réserve par roulement : un pourcentage fixe des fonds issus de chaque nouvelle transaction est conservé en réserve. Au fur et à mesure que les transactions individuelles dépassent le délai de mise en réserve, les fonds réservés provenant de ces transactions sont crédités sur le solde de votre compte et deviennent disponibles pour le prochain virement.
• Maintien d’une réserve unique : un montant fixe est transféré du solde de votre compte vers le solde de votre réserve avec une date d’expiration définie.

Pourquoi les réserves sont-elles nécessaires ?

Une réserve peut être appliquée à votre compte afin d’atténuer les risques et les pertes potentiels que vous pourriez subir dans le cadre de vos activités. Cela peut inclure, par exemple :

• Des fenêtres de livraison ou des cycles de facturation plus longs que la moyenne.
• Un grand nombre de commandes clients non traitées.
• Un grand nombre de litiges de paiement ou de remboursements émis.
• Une augmentation soudaine du volume de traitement des paiements.

Réduire vos risques

Voici quelques moyens de prévenir les litiges et, d’une manière générale, de maintenir la bonne santé de votre entreprise :

• Surveillez l’ensemble de votre activité en matière de litiges dans le panneau Finances.
• Réglez les litiges avec diligence.
• Mettez en œuvre des mesures pour protéger votre entreprise contre les fraudes liées aux paiements.
• Présentez clairement vos conditions d’expédition, votre politique de retours, votre politique de remboursement et toutes les garanties de remboursement sur votre site web pour faciliter l’accès des clients à l’information.
• Tenez un registre complet des reçus, des accords et des preuves d’expédition. Pour les produits et les services numériques, conservez des journaux d’accès ou de la documentation qui établissent un lien entre l’utilisation et les clients.
• Offrez aux clients un moyen simple de vous contacter pour tout problème lié à un produit ou à un service.
• Informez vos clients de tout retard dans la livraison des produits et des services.

Conditions de mise en réserve et notifications

Avant qu’une mise en réserve ne soit effectuée sur votre compte, vous recevrez un e-mail de customercare@squarespace.com avec pour objet « Squarespace Payments – Notification de mise en réserve d’une partie des fonds de votre compte ».

Cet e-mail contiendra les informations suivantes :

• Conditions de la mise en réserve
• Pourcentage des fonds qui seront détenus
• Période pendant laquelle la réserve sera appliquée

Vous recevrez une notification par e-mail de la part de customercare@squarespace.com avec pour objet « Squarespace Payments – Notification de mise en réserve d’une partie des fonds de votre compte » lorsque l’une des actions suivantes se produit :

• Une réserve est placée sur votre compte.
• Une réserve a expiré ou a été supprimée de votre compte.
• Une modification est apportée à la configuration de votre réserve (montant ou date d’expiration, par exemple).

Expiration de la réserve

Quelques jours avant l’expiration d’une réserve, nous examinerons votre compte pour déterminer si la réserve doit être supprimée, diminuée ou augmentée. La décision de mettre à jour la réserve dépend de la santé financière de votre entreprise, du nombre de remboursements et de litiges concernant le compte, et de plusieurs autres facteurs.

Prolongation de la réserve

Après examen, si votre compte présente toujours un niveau de risque élevé, nous pouvons prolonger la réserve.

Trouver les informations concernant votre réserve

Vous pouvez consulter les informations concernant la réserve dans l’e-mail d’avis de mise en réserve d’une partie des fonds de votre compte que vous recevez. Ces informations comprennent :

• Le total des fonds détenus en réserve.
• Quand vos fonds de réserve seront libérés.
• Quel pourcentage des frais entrants est mis en réserve et quel montant est mis en réserve pour une transaction en particulier.
• En cas de rétrofacturation ou de remboursement, quel pourcentage provient des réserves par rapport à votre solde Squarespace Payments disponible.

Besoin d’une aide supplémentaire ?

Si vous avez toujours besoin d’aide, répondez à l’e-mail de notification de mise en réserve d’une partie des fonds de votre compte que vous avez reçu de customercare@squarespace.com, et faites-nous part de vos questions ou de vos préoccupations.