Envoyez des factures personnalisées afin de percevoir les paiements des clients et des grossistes.

Quel que soit votre forfait Squarespace, vous pouvez envoyer des factures professionnelles personnalisées à votre marque. Cette option est idéale si vous vendez des produits personnalisés, si vous travaillez avec des clients dans le cadre d’une collaboration continue ou si vous vendez à des grossistes ou à d’autres établissements de vente au détail. Vous pouvez également envoyer des propositions commerciales, des devis et des contrats à vos clients avant de créer une facture pour vos services, et utiliser les projets pour gérer votre travail en cours.

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Avant de commencer

• Connectez un processeur de paiement à votre site.
• Assurez-vous que les informations de votre entreprise sont à jour et que votre adresse e-mail de réponse est valide. Dans le cas contraire, les factures ne seront pas envoyées.
• Configurez tous les taux de taxe applicables.
• Si vous envoyez des factures pour des articles physiques, assurez-vous d’ajouter à votre boutique des options d’expédition à tarif forfaitaire ou de livraison en point de retrait. Les frais d’expédition calculés par le transporteur et qui dépendent du poids ne peuvent pas être utilisés dans les factures.

Envoyer une facture

Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer une facture :

1. Ouvrez le panneau Factures et cliquez sur Créer une facture. Vous pouvez également créer une facture à partir de la page Projets en cliquant sur Créer, puis sur Facture.
2. Dans le menu qui s’affiche, vous aurez la possibilité de sélectionner un client ou d’en ajouter un nouveau qui recevra la facture. Vous pouvez consulter la liste des clients dans le panneau Contacts.
3. Modifiez le nom de la facture, la date d’échéance et le mémo facultatif.
4. Pour ajouter des articles, cliquez sur Ajouter une ligne, saisissez le nom du service, sélectionnez le type de produit, puis saisissez la quantité et le coût.
5. Pour facturer la taxe de vente, cochez la case Ajouter les taxes applicables au produit sur la page de paiement. Cette option s’affiche une fois que vous avez configuré les taux d’imposition. La taxe de vente est calculée au moment du paiement en fonction de l’adresse de facturation de votre client.
6. Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque ligne. Chaque article s’ajoute au total de la facture. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.
7. Pour appliquer une réduction, activez le bouton situé à côté de Appliquer une réduction, cliquez sur % ou $ pour définir le type de réduction, puis saisissez le montant de la réduction.
8. Cliquez sur Paramètres, puis sur Styles pour faire correspondre l’e-mail de facturation à l’image de marque de votre site. Pour en savoir plus sur le style des e-mails, consultez l’article Notifications par e-mail aux clients.
9. Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer un e-mail à votre client, cliquez sur Envoyer, puis cliquez à nouveau sur Envoyer dans la fenêtre de confirmation.

Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement.

Expédition

Si vous vendez des produits physiques et que vous avez configuré des options d’expédition à tarif forfaitaire ou de retrait, les clients paieront les frais d’expédition au moment du paiement en fonction de leur adresse de facturation. Si vous ne disposez pas de telles options, vos clients ne pourront pas passer procéder au paiement de leur facture.

Remarque : si vous proposez des options d’expédition en fonction du poids qui sont moins chères que vos options forfaitaires, celles-ci apparaîtront au moment du paiement des factures. Même si vous ne souhaitez pas que vos clients sélectionnent ces options, il est impossible de les masquer si elles apparaissent. Pour contourner le problème, vous pouvez créer une option gratuite et forfaitaire appelée « Expédition incluse dans la facture ». Ensuite, vous pouvez ajouter les frais d’expédition corrects sur la facture. Vous pouvez également ajouter un mémo à la facture pour indiquer aux clients de choisir une option à tarif forfaitaire même si une expédition en fonction du poids apparaît.

Percevoir un acompte

Pour percevoir l’acompte de vos clients, créez une facture pour l’acompte et une deuxième facture pour le solde restant après le paiement de l’acompte.

Comment les clients paient-ils leurs factures ?

Lorsqu’un client reçoit la facture par e-mail, il peut cliquer sur Payer la facture pour saisir ses informations de paiement sur une page de paiement sécurisée. Une fois son paiement effectué, il reçoit un e-mail de confirmation. La facture prend automatiquement le statut Payé sur la page Projet, et son paiement apparaît dans le panneau Commandes. Il n’est pas possible de marquer une facture comme payée si les clients payent séparément. Pour en savoir plus sur les modes de paiement que vos clients peuvent utiliser, consultez l’article Quels modes de paiement puis-je accepter avec Squarespace Commerce ?.

Rappeler le paiement d’une facture aux clients

Pour renvoyer une facture à un client :

1. Ouvrez le panneau Facturation.
2. Cliquez sur l’icône … à côté d’une facture.
3. Cliquez sur Renvoyer.
4. Cliquez sur Envoyer.

Gérer les factures

Annuler une facture

Pour annuler une facture après l’avoir envoyée à un client :

1. Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
2. Cliquez sur … à côté d’une facture.
3. Cliquez sur Annuler, puis sur Annuler la facture pour confirmer. Votre client recevra une notification.

Les clients ne peuvent pas payer une facture annulée.

Supprimer une facture

Pour supprimer un brouillon de facture avant de l’envoyer à un client :

1. Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
2. Cliquez sur … à côté d’une facture.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer la facture.

Modifier une facture

Pour modifier et renvoyer une facture :

1. Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
2. Cliquez sur … à côté d’une facture.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Apportez des modifications, puis cliquez sur Modifier et envoyer.

Imprimer un reçu de facture

Pour imprimer le reçu d’une facture payée : 

1. Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
2. Cliquez sur une facture payée.
3. Cliquez sur Afficher les détails de la commande.
4. Cliquez sur Imprimer le reçu.

Il est impossible d’imprimer une facture impayée.

Restrictions

Gardez à l’esprit qu’il n’est pas possible de :

• Supprimer des factures que vous avez envoyées ou annulées.
• Réattribuer une facture à un autre client, même si la facture n’est encore qu’un brouillon. Pour attribuer une facture à un autre client, annulez ou supprimez la facture et créez-en une nouvelle.
• Modifier le numéro de facture.

Rembourser un paiement

Pour rembourser un paiement :

1. Ouvrez le panneau Produits et services et cliquez sur Commandes.
2. Cliquez sur la commande que vous souhaitez rembourser.
3. Cliquez sur Rembourser.
4. Pour effectuer un remboursement partiel, modifiez le montant à rembourser.
5. Cliquez sur Effectuer le remboursement.