Si vous vendez des produits et des services personnalisés ou si vous gérez des projets en cours, vous pouvez envoyer des documents professionnels portant le logo de votre marque pour définir votre relation de travail et fixer vos honoraires. Ce guide présente les documents que vous pouvez envoyer à vos clients dans le panneau Projets, ainsi que la manière dont vos clients peuvent interagir avec ces documents.

Vous devez disposer d’un forfait Business ou Commerce pour pouvoir envoyer des documents.

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Créer des documents

Remarque :pour envoyer des documents, vous devez créer un projet et avoir une adresse e-mail de réponse valide dans les paramètres de votre entreprise.

Dans un projet, accédez à la section Documents, cliquez sur l’icône + et sélectionnez un type de document parmi les options suivantes :

• Proposition commerciale : donne aux clients une vue d’ensemble de votre activité et de vos services
• Devis : décrit les services que vous fournirez pour un projet et les coûts associés
• Contrat : précise vos conditions d’utilisation

Remplacez le texte et les images de démonstration par votre propre contenu. Ces templates sont préformatés pour vous faciliter la tâche, mais vous pouvez ajouter et supprimer des sections en fonction de vos besoins. Vous pouvez également utiliser Squarespace AI pour vous aider à rédiger le texte du document. Cliquez sur une section et sur Ajouter une section ou utilisez les options qui s’affichent en haut à droit de la section pour la dupliquer, la supprimer ou la déplacer. Vous avez le choix entre les sections suivantes :

• Acceptation
• Carte
• Bannière image
• Texte

Vous pouvez modifier le texte en cliquant dessus et remplacer les images dans le panneau de droite qui s’affiche lorsque vous cliquez sur une section de carte.

Personnaliser le document

Utilisez l’onglet Styles de l’éditeur de document pour modifier la mise en page, les polices et les couleurs. Vous pouvez choisir des couleurs personnalisées à l’aide du sélecteur de couleurs ou appliquer l’un des thèmes de couleurs de votre site. Vous pouvez également modifier les couleurs de certaines sections uniquement ou de l’ensemble du document. Cliquez sur Synchroniser les styles de police pour appliquer les polices de votre site au document.

Acceptation

La section d’acceptation invite vos clients à examiner et à accepter les informations contenues dans le document. Utilisez une section d’acceptation pour que le document devienne contraignant entre vous et votre client.

Veuillez noter que nous ne pouvons pas fournir de conseils juridiques ou de recommandations sur la formation des contrats dans votre juridiction, et que nous ne sommes pas responsables des éventuelles répercussions juridiques.

Envoyer des documents

Pour envoyer un document :

1. Cliquez sur Envoyer en haut à droite.
2. Personnalisez l’objet de l’e-mail et écrivez un message à votre client.
3. Lorsque tout est prêt, cliquez sur Envoyer.

Le document sera envoyé à l’adresse e-mail du client associée au projet à partir de l’adresse e-mail figurant dans les paramètres professionnels. Il n’est pas possible d’ajouter des destinataires supplémentaires, mais vous pouvez dupliquer les documents et les envoyer à différents clients. Lorsque vous envoyez un document, il devient actif sur la page Projet. Une fois que les clients l’auront accepté, son statut passera automatiquement à Accepté et vous recevrez tous les deux un e-mail de confirmation avec le document en pièce jointe.

Dupliquer un document

Après avoir créé un document, vous pouvez le dupliquer pour l’envoyer à différents clients.

1. Dans le projet concerné, accédez au document que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur l’icône …, puis sur Dupliquer.
3. Sélectionnez un client existant ou créez un nouveau client et un nouveau projet pour le document. Vous pouvez consulter la liste des clients dans le panneau Contacts.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Créez un nouveau projet ou sélectionnez un projet existant.
6. Cliquez sur Continuer, modifiez votre document, puis sélectionnez Envoyer.

Modifier et supprimer des documents

Vous pouvez modifier et renvoyer un document si votre client ne l’a pas encore accepté.

1. Sur la page Projet, cliquez sur l’icône … à côté du document, puis sélectionnez Modifier.
2. Apportez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer, modifiez l’objet et le message de votre e-mail, puis sélectionnez Envoyer. Les clients recevront par e-mail un deuxième lien vers le document mis à jour. Le lien du premier e-mail mènera également au nouveau document.

Pour supprimer un document qui n’a pas été accepté, cliquez sur l’icône …, puis sur Supprimer et enfin sur Supprimer le document. Cette action est irréversible. Si un client clique sur un lien vers un document supprimé, il arrivera sur une page 404.

L’expérience client

Les clients recevront un e-mail contenant un bouton leur permettant de consulter votre document. Ils arriveront sur une page où ils pourront examiner et accepter les informations du document. 

Lorsqu’ils cliqueront sur Accepter, une fenêtre pop-up de confirmation s’affichera. Après confirmation, vous recevrez tous les deux un e-mail de confirmation avec le document en pièce jointe et le statut qui s’affiche à l’ouverture du document passera à Accepté. Le bouton d’acceptation suit les paramètres de langue de votre site et ne peut pas être modifié.

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez défini votre travail et convenu d’un tarif et d’un délai de livraison, vous pouvez :

• Demander un acompte ou le paiement intégral
• Créer des jalons de projet