Ofrecer servicios personalizados a los clientes y realizar un seguimiento de los ingresos e hitos a lo largo del proyecto

Si vendes servicios especializados a clientes en cada proyecto, como servicios de fotografía, consulta o diseño de sitios web, puedes administrar estos proyectos y tus clientes en el Panel de facturación. Aquí puedes dar seguimiento a los ingresos, revisar los próximos hitos del proyecto, y enviar facturas y recordatorios de pago.

Consejo: Esta guía trata sobre las facturas que envías a los clientes. Para obtener información sobre las facturas que recibes de Squarespace, visita Revisar las facturas de tu cuenta de Squarespace.

Recopila clientes potenciales

Agrega una página o sección de contacto a tu sitio para que los clientes potenciales puedan ponerse en contacto contigo. Elige uno de nuestros diseños predeterminados creados para ayudarte a evaluar posibles clientes haciendo preguntas como:

• ¿Cómo supiste de nosotros?
• ¿Cuál es la fecha de entrega de tu servicio?
• ¿Cuál es tu presupuesto?

Puedes editar los campos predeterminados para que se adapten a tus necesidades.

Cuando los clientes potenciales llenen el formulario, recibirás un correo electrónico y el envío de su formulario aparecerá en el panel de Contactos. Para revisar un envío de formulario:

1. Abre el panel de Contactos.
2. Selecciona Remitentes de formularios en el menú desplegable de arriba a la izquierda.
3. Haz clic en un contacto para revisar los detalles.
4. Haz clic en Detalles del formulario para revisar una lista de formularios de ese contacto y en el título del formulario para abrir su envío en Squarespace.

Para responder a un cliente potencial, responde el correo electrónico que recibiste sobre el envío de su formulario. Para comenzar a realizar seguimientos de notas e hitos importantes, crea un nuevo proyecto.

Consejo: También puedes conectar una herramienta de terceros, como Mailchimp y Hojas de cálculo de Google, para recopilar envíos de formularios.

Crear un proyecto nuevo

Un proyecto es donde podrás capturar y revisar los detalles importantes de tu relación continua con un cliente, enviar facturas y hacer un seguimiento de tus entregables. Para crear un nuevo proyecto: Para crear un nuevo proyecto:

1. Abre el panel de ventas, haz clic en Facturación y luego en Proyectos.
2. Haz clic en Nuevo en la esquina superior derecha y luego selecciona Proyecto.
3. Para crear un proyecto para un contacto de cliente existente, búscalo por nombre o correo electrónico. Si ya envió un formulario a través de tu sitio web, puedes marcar la casilla junto a su envío del formulario para adjuntarlo al proyecto y luego haz clic en Continuar.
4. O, para crear un nuevo contacto con el cliente, haz clic en Agregar nuevo cliente. Ingresa los datos del cliente y luego haz clic en Continuar.
5. Edita el nombre del proyecto y haz clic en Crear proyecto.

Esto crea un nuevo proyecto adjunto a la información de contacto del cliente. Solo puedes conectar un contacto a un proyecto.

Gestionar proyectos

El panel Facturación muestra todos tus proyectos en la página Proyectos. Haz clic en un proyecto para revisar estos detalles del proyecto:

• Total del proyecto. Los ingresos que has recaudado del proyecto hasta la fecha.
• Actividad reciente. La última acción que tú o tu cliente realizaron en el proyecto.
• Próximo hito. El siguiente entregable incompleto en tus hitos.
• Notas. Ideas, recordatorios y otros detalles que quieres recordar.
• Hitos. Fechas y tareas importantes.
• Facturas. Pagos que has solicitado y recibido.
• Envíos de formularios. Las respuestas del cliente a tu formulario de contacto.

No es posible reasignar un proyecto a otro cliente en este momento.

Agregar hitos del proyecto

Los hitos del proyecto son los principales puntos de contacto y las tareas del proyecto. Por ejemplo, si eres fotógrafo de bodas, podrías agregar hitos para tu reunión inicial, cuándo vence el pago final, la ceremonia y la fecha límite para devolver las impresiones finales a tus clientes.

Para agregar un hito del proyecto:

1. En Hitos, haz clic en Agregar hito.
2. Agrega una descripción, como Día de la boda.
3. Selecciona la fecha.
4. Haz clic en Guardar.

Para marcar un hito como completo, marca la casilla al lado. Para editar o eliminar un hito, desplaza el cursor sobre este y haz clic en el ícono del lápiz o papelera.

Enviar una factura

Nota: Antes de comenzar, asegúrate de haber conectado un procesador de pagos a tu sitio, que la información de tu empresa esté actualizada y que has configurado las tasas de impuestos correspondientes. Si vas a enviar facturas de artículos físicos, asegúrate de agregar opciones de envío de tarifa fija o de recogida local a tu tienda. Si no tienes una tarifa fija o una opción de recogida, o si solo ofreces envío calculado por transportista o según el peso, tus clientes no podrán avanzar en el área de pago y pagar sus facturas. 

En cualquier plan de Squarespace, puedes enviar facturas profesionales personalizadas para tu marca. Cuando estés listo para enviar una factura:

1. En la página Facturas, haz clic en Crear factura. También puedes crear una factura desde la página Proyectos haciendo clic en Nuevo y luego en Facturar.
2. En el menú que aparece, tendrás la opción de seleccionar un cliente existente o agregar un nuevo cliente que recibirá la factura.
3. Edita el nombre de la factura, la fecha de vencimiento y la nota opcional.
4. Para agregar conceptos, haz clic en Agregar concepto, ingresa el nombre del servicio, selecciona el tipo de producto e ingresa la cantidad y el costo.
5. Para cobrar el impuesto sobre las ventas, marca la casilla junto a Agregar impuestos correspondientes al elemento en el área de pago. Esta opción se muestra después de configurar las tasas impositivas. El impuesto sobre las ventas se calcula en el área de pago según la dirección de facturación de tu cliente.
6. Repite los pasos cuatro y cinco para cada concepto. Cada concepto se suma al total de la factura. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.
7. Para aplicar un descuento, cambia la opción junto a Aplicar un descuento, haz clic en % o $ para establecer el tipo de descuento, y luego ingresa el monto del descuento.
8. Haz clic en Estilos para hacer coincidir el correo electrónico de la factura con la gestión de marca de tu sitio. Para obtener más información sobre el estilo de los correos electrónicos, visita Notificaciones por correo electrónico del cliente.
9. Cuando vayas a enviar un correo electrónico a tu cliente, haz clic en Enviar y luego otra vez en Enviar en la ventana de confirmación.

Si vendes productos físicos y configuras tarifas de envío, a los clientes se les cobrará por el envío en el área de pago según su dirección de facturación.

Los pagos de facturas no están sujetos a cargos por transacción, pero sí a los cargos del procesador de pagos, que varían según la solución de pago que utilices.

Cobra un depósito

Para cobrar un depósito de los clientes, crea una factura para el depósito y una segunda factura para el saldo restante después de que hayan pagado el depósito.

Cómo pagan las facturas los clientes

Cuando un cliente recibe la factura por correo electrónico, puede hacer clic en Pagar factura para ingresar su información de pago en una página de pago segura. Después de que paguen, reciben un correo electrónico de confirmación. La factura se marca como Pagada automáticamente en la página del proyecto y su pago aparece en el panel de Pedidos. No es posible marcar una factura como pagada si los clientes pagan por separado.

Recordar a los clientes sobre una factura

Para volver a enviar una factura a un cliente:

1. Haz clic en el ícono ... junto a la factura.
2. Haz clic en Recordar.
3. Presiona Enviar.

Administrar facturas

Para cancelar una factura enviada:

1. Haz clic en ... al lado de la factura.
2. Haz clic en Cancelar y luego en Cancelar factura para confirmar. Los clientes no pueden pagar una factura cancelada.

Para eliminar un borrador de factura antes de enviarlo a un cliente:

1. Haz clic en ... al lado de la factura.
2. Haz clic en Eliminar.
3. Haz clic en Eliminar factura.

Para editar y volver a enviar una factura:

1. Haz clic en ... al lado de la factura.
2. Haz clic en Editar.
3. Haz cambios y luego en Actualizar y enviar.

Ten en cuenta que no es posible reasignar una factura a otro cliente, incluso si la factura sigue siendo un borrador. Para asignar una factura a otro cliente, cancela o borra la factura y crea una nueva.

Reembolsar un pago

Para reembolsar un pago:

1. Haz clic en el ícono ... junto a la factura.
2. Haz clic en Reembolsar.
3. Haz clic en Emitir Reembolso.

Eliminar un proyecto

Antes de eliminar un proyecto, verifica que no incluya facturas. No es posible eliminar proyectos que tienen facturas sin pagar o canceladas. Para eliminar un proyecto:

1. Abre el proyecto, desplázate hacia abajo y haz clic en Eliminar proyecto. 
2. Marca la casilla de confirmación y luego haz clic en Eliminar proyecto. 

Al eliminar un proyecto, no se eliminan los contactos de los clientes ni los envíos de formularios. Los proyectos eliminados no se pueden recuperar.