Preste serviços personalizados aos clientes e monitore as receitas e marcos ao longo do projeto

Se você presta serviços especializados a clientes em cada projeto (como fotografia, consultoria e design de sites), pode gerenciar os projetos e clientes no painel "Emissão de faturas". Lá você monitora as receitas, analisa os próximos marcos do projeto e envia faturas e lembretes de pagamento.

Dica: este guia aborda as faturas que você envia aos clientes. Para saber das faturas de cobrança que você recebe do Squarespace, consulte "Conferindo as faturas da sua conta Squarespace".

Colete leads

Adicione uma página ou seção para contato ao site para que os leads possam contatar você. Escolha um dos nossos layouts projetados para você avaliar potenciais clientes com perguntas como:

• Como você nos conheceu?
• Qual a data para a entrega do serviço?
• Qual é o seu orçamento?

Você pode editar os campos de acordo com suas necessidades.

Quando um potencial cliente preencher o formulário, você receberá um e-mail, e o formulário aparecerá no painel "Contatos". Para conferir um formulário enviado:

1. Abra o painel "Contatos".
2. Selecione Remetentes do formulário no menu suspenso no canto superior esquerdo.
3. Clique em um contato para ver os detalhes.
4. Clique em Detalhes do formulário para conferir uma lista de formulários desse contato; e clique no título do formulário para abrir no Squarespace.

Para responder a um lead, responda ao e-mail que você recebeu sobre o formulário enviado. Para monitorar anotações e marcos importantes, crie um novo projeto.

Dica: você também pode vincular uma ferramenta externa, como Mailchimp e Planilhas Google, para coletar os formulários enviados.

Crie um novo projeto

É no projeto que você captura e confere os detalhes importantes do seu relacionamento com um cliente, além de enviar as faturas e acompanhar as entregas. Para criar um novo projeto:

1. Abra o painel Vendas, clique em Faturamento e em Projetos.
2. Clique em Novo (canto superior direito) e selecione Projeto.
3. Para criar um projeto no contato de um cliente antigo, procure pelo nome ou e-mail. Se ele já enviou um formulário pelo seu site, você pode marcar a caixa ao lado do formulário enviado para anexá-lo ao projeto; depois, clique em Continuar.
4. Ou, para criar um novo contato do cliente, clique em Adicionar novo cliente. Informe os detalhes do cliente e clique em Continuar.
5. Edite o nome do projeto e clique em Criar projeto.

Um novo projeto anexado às informações de contato do cliente é criado. Só é possível vincular um contato a cada projeto.

Gerencie o projeto

O painel Faturamento exibe todos os seus projetos na Página de projetos. Clique em um projeto para revisar estes detalhes do projeto:

• Total do projeto – a receita que você recolheu com o projeto até o momento.
• Atividade recente – a última ação que você ou o cliente realizou no projeto.
• Próximo marco – a próxima entrega incompleta nos seus marcos.
• Anotações - ideias, lembretes e outros detalhes para você lembrar.
• Marcos - datas e tarefas importantes.
• Faturas - os pagamentos que você solicitou e recebeu.
• Formulários enviados - as respostas do cliente no formulário para contato.

Não é possível reatribuir um projeto a outro cliente no momento.

Adicione os marcos do projeto

Marcos do projeto são os principais pontos de contato e as tarefas do projeto. Um fotógrafo de casamentos, por exemplo, pode adicionar os marcos da primeira reunião, para quando vence o último pagamento, para a cerimônia e para o prazo de entrega das fotos aos clientes.

Para adicionar um marco do projeto:

1. Em Marcos, clique em Adicionar marco.
2. Adicione uma descrição, como Dia do casamento.
3. Selecione a data.
4. Clique em Salvar.

Para marcar um marco como concluído, marque a caixa ao lado dele. Para editar ou apagar um marco, passe o cursor sobre ele e clique no ícone de lápis ou de lixeira .

Envie a fatura

Atenção: antes de começar, veja se você vinculou um processador de pagamentos ao seu site, se os dados da sua empresa estão atualizados e se você configurou alguma taxa de imposto. Ao enviar a fatura de um item físico, adicione uma taxa fixa de envio ou a opção de retirada no local à sua loja. Se você não tiver taxa fixa nem opção de retirada; ou se oferecer apenas envio calculado pela transportadora ou de acordo com o peso, seus clientes não poderão avançar no processo de finalização da compra e pagar a fatura. 

Em qualquer plano do Squarespace, é possível enviar faturas profissionais personalizadas de acordo com a sua marca. Quando estiver tudo pronto para enviar a fatura:

1. Na página Faturas, clique em Criar fatura. Você também pode criar uma fatura na Página de projetos clicando em Novo e depois em Fatura.
2. No menu que aparece, você terá a opção de selecionar um cliente existente ou adicionar um novo cliente que receberá a fatura.
3. Edite o nome, a data de vencimento e o memorando opcional da fatura.
4. Para adicionar um item de linha, clique em Adicionar item de linha, informe o nome do serviço, selecione o tipo de produto e informe a quantidade e o custo.
5. Para cobrar o imposto sobre vendas, marque a opção Adicionar impostos ao item na finalização de compra. Essa opção aparece após a configuração das taxas de imposto. O imposto sobre vendas é calculado na finalização de compra com base no endereço para cobrança do cliente.
6. Para cada item de linha, repita os passos 4 e 5. Cada item de linha é adicionado ao total da fatura. Ao terminar, clique em Concluído.
7. Para aplicar um desconto, ative o botão ao lado de Aplicar um desconto, clique em % ou em US$ para definir o tipo de desconto e informe o valor do desconto.
8. Clique em Estilos para combinar o e-mail da fatura com a marca do seu site. Saiba mais sobre como ajustar o estilo dos e-mails em Avisos por e-mail ao cliente.
9. Quando estiver tudo pronto para enviar um e-mail ao cliente, clique em Enviar e depois em Enviar novamente na janela de confirmação.

Se você vende produtos físicos e cobrar taxas de envio, os clientes serão cobrados pelo envio na finalização da compra com base no endereço para cobrança.

O pagamento das faturas não inclui a taxa de transação, mas está sujeito às taxas do processador de pagamentos, que variam de acordo com a solução em pagamentos.

Cobre um adiantamento

Para cobrar um adiantamento dos clientes, crie uma fatura para o adiantamento e outra para o saldo restante após o pagamento do adiantamento.

Como o cliente paga a fatura

Ao receber a fatura por e-mail, o cliente pode clicar em Pagar fatura para informar os dados para pagamento em uma página segura. Depois de pagar, ele recebe um e-mail de confirmação. A fatura é marcada automaticamente como Paga na página do projeto; e o pagamento aparece no painel "Pedidos". Não é possível marcar a fatura como "paga" se o cliente pagar separadamente.

Lembre o cliente sobre uma fatura

Para reenviar uma fatura ao cliente:

1. Clique no ícone … ao lado da fatura.
2. Clique em Lembrar.
3. Clique em Enviar.

Gerencie as faturas

Para cancelar uma fatura enviada:

1. Clique em … ao lado da fatura.
2. Clique em Cancelar e em Cancelar fatura para confirmar. Os clientes não podem pagar faturas canceladas.

Para apagar o rascunho da fatura antes de enviar ao cliente:

1. Clique em … ao lado da fatura.
2. Clique em Apagar.
3. Clique em Apagar fatura.

Para editar e reenviar uma fatura:

1. Clique em … ao lado da fatura.
2. Clique em Editar.
3. Faça as alterações e clique em Atualizar e enviar.

Lembre-se de que não é possível reatribuir uma fatura a outro cliente, mesmo que ela ainda seja um rascunho. Para atribuir a fatura a um cliente diferente, cancele ou exclua a fatura e crie uma nova.

Reembolse um pagamento

Para reembolsar um pagamento:

1. Clique no ícone … ao lado da fatura.
2. Clique em Reembolsar.
3. Clique em Emitir reembolso.

Exclua um projeto

Antes de excluir um projeto, certifique-se de que ele não inclua faturas. Não é possível excluir projetos que possuem faturas não pagas ou canceladas. Para excluir um projeto:

1. Abra o projeto, role a tela clique em Apagar projeto. 
2. Marque a caixa de confirmação e clique em Apagar projeto. 

Essa ação não apaga os contatos dos clientes nem os formulários enviados. O projetos apagados não podem ser recuperados.