Inviare fatture personalizzate per riscuotere i pagamenti dai clienti

Tutti i piani Squarespace consentono di inviare fatture professionali personalizzate che rispecchiano il tuo marchio. È un'ottima soluzione se vendi prodotti personalizzati o collabori con i clienti in modo continuativo. Puoi anche inviare proposte, preventivi e contratti ai clienti prima di creare una fattura per i tuoi servizi e usare i progetti per gestire i lavori in corso.

Prima di iniziare

Assicurati di aver collegato un elaboratore di pagamento al tuo sito, che le tue informazioni aziendali siano aggiornate e che tu abbia impostato le tasse applicabili. Se stai inviando fatture per articoli fisici, assicurati di aggiungere al tuo negozio le opzioni spedizione a tariffa fissa o ritiro in sede. Le spedizioni calcolate dal corriere e quelle basate sul peso non sono supportate per le fatture.

Inviare una fattura

Al momento dell'invio della fattura:

1. Apri il pannello Fatture e fai clic su Crea fattura. È possibile creare una fattura anche dalla pagina del progetto, cliccando su Nuova e poi su Fattura.
2. Nel menu che appare, è possibile selezionare un cliente esistente o aggiungerne uno nuovo che riceverà la fattura. Puoi visualizzare i clienti esistenti nel pannello Contatti.
3. Modifica il nome della fattura, la data di scadenza e il promemoria facoltativo.
4. Per aggiungere elementi pubblicitari, clicca su Aggiungi elemento pubblicitario, inserisci il nome del servizio, seleziona il tipo di prodotto e inserisci la quantità e il costo.
5. Per riscuotere l'imposta sulle vendite, seleziona la casella accanto a Aggiungi le tasse applicabili all'articolo al pagamento. Questa opzione viene visualizzata dopo aver impostato le aliquote fiscali. L'imposta sulle vendite viene calcolata al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione del cliente.
6. Ripeti i passaggi 4 e 5 per ogni voce. Ogni voce si aggiunge al totale della fattura. Quando hai finito, clicca su Fatto.
7. Per applicare uno sconto, attiva l'opzione accanto ad Applica uno sconto, clicca su % o $ per impostare il tipo di sconto e inserisci l'importo.
8. Clicca su Stili per personalizzare l'e-mail di fatturazione in base al marchio del tuo sito. Per saperne di più sulla personalizzazione delle e-mail, visita Notifiche e-mail per i clienti.
9. Quando è il momento di inviare l'e-mail al cliente, clicca su Invia, quindi clicca nuovamente su Invia nella finestra di conferma.

I pagamenti con fattura non hanno commissioni di transazione, ma sono soggetti alle commissioni dell'elaboratore di pagamento, che variano in base alla soluzione di pagamento.

Spedizione

Se vendi prodotti fisici e hai impostato le opzioni di spedizione a tariffa fissa o con ritiro, i clienti pagheranno la spedizione al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione. Se non hai un'opzione di spedizione forfettaria o di ritiro, i tuoi clienti non potranno procedere con il pagamento e pagare le fatture.

Nota: se sono previste opzioni di spedizione in base al peso che sono più economiche delle opzioni a tariffa fissa, queste appariranno al momento del pagamento delle fatture. Non è possibile nascondere queste opzioni se appaiono e potresti non volere che i tuoi clienti le selezionino. Come soluzione, puoi creare un'opzione gratuita e forfettaria chiamata "spese di spedizione in fattura". In seguito, potrai aggiungere il costo di spedizione corretto come voce della fattura. Puoi anche aggiungere un promemoria alla fattura per indicare ai clienti quale opzione di spedizione scegliere al momento del checkout se la spedizione dipende dal peso.

Raccogli un acconto

Per riscuotere un acconto dai clienti, crea una fattura specifica e una seconda fattura per il saldo residuo dopo il pagamento dell'acconto.

Modalità di pagamento delle fatture da parte dei clienti

Quando il cliente riceve la fattura via e-mail, può cliccare su Paga fattura per inserire i dati di pagamento in una pagina di pagamento sicura. Dopo aver effettuato il pagamento, riceverà un'e-mail di conferma. La fattura verrà automaticamente contrassegnata come Pagata nella pagina del progetto e il pagamento apparirà nel pannello degli Ordini. Non è possibile contrassegnare una fattura come pagata se i clienti pagano in maniera separata. Per ulteriori informazioni sui metodi di pagamento che i tuoi clienti possono utilizzare, visita Quali metodi di pagamento posso accettare con Squarespace Commerce?

Ricordare ai clienti una fattura

Per inviare nuovamente una fattura a un cliente:

1. Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
2. Fai clic sull'icona ... accanto una fattura.
3. Clic su Ricorda.
4. Fai clic su Invia.

Gestire le fatture

Annullare una fattura

Per annullare una fattura dopo averla inviata a un cliente:

1. Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
2. Fai clic su … accanto una fattura.
3. Clicca su Annulla, quindi su Annulla fattura per confermare. I clienti non possono pagare una fattura annullata.

Eliminare una fattura

Per eliminare la bozza di una fattura prima di averla inviata a un cliente:

1. Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
2. Fai clic sui … accanto una fattura.
3. Fai clic su Elimina.
4. Clicca su Elimina fattura.

Modificare una fattura

Per modificare e inviare nuovamente una fattura:

1. Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
2. Fai clic su … accanto una fattura.
3. Clicca su Modifica.
4. Apporta le dovute modifiche, quindi clicca su Aggiorna e invia.

Limitazioni

Tieni presente che non è possibile:

• Elimina le fatture che hai inviato o annullato.
• Riassegnare una fattura a un altro cliente, anche se si tratta ancora di una bozza. Per assegnare una fattura a un altro cliente, annulla o elimina la fattura e creane una nuova.
• Modifica il numero della fattura.

Rimborsare un pagamento

Per rimborsare un pagamento:

1. Apri il pannello Prodotti e servizi, quindi fai clic su Ordini.
2. Clicca sull'ordine che desideri rimborsare.
3. Clicca su Rimborso.
4. Per emettere un rimborso parziale, modifica l'importo.
5. Clicca su Emetti rimborso.