Invia fatture personalizzate per riscuotere i pagamenti da clienti e grossisti.
Con Squarespace, puoi gestire il modo in cui fatturi i clienti per i tuoi servizi nei seguenti modi:
- Invia le fatture ai clienti: collega un elaboratore di pagamento, aggiorna le impostazioni aziendali e segui i nostri passaggi per inviare fatture manualmente ai clienti per lavori personalizzati.
- Offri piani di pagamento a rate: invece di inviare fatture manuali, puoi aggiungere un piano di pagamento ai tuoi prodotti composti da servizi (come workshop o centri benessere), così i clienti potranno pagare a rate al momento del pagamento.
- Invia proposte, contratti e stime: usa i progetti per monitorare i lavori in corso e invia proposte, stime e contratti per presentare e conquistare clienti prima di fatturarli.
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Prima di iniziare
- Collega un elaboratore di pagamento al tuo sito.
- Assicurati che le informazioni sulla tua attività siano aggiornate e che il tuo indirizzo e-mail di risposta sia valido. In caso contrario, le fatture non verranno inviate.
- Imposta le aliquote fiscali applicabili.
- Se invii fatture per articoli fisici, assicurati di aggiungere al negozio le opzioni di spedizione a tariffa fissa o di ritiro in sede. La spedizione calcolata dal corriere e in base al peso non è supportata per le fatture.
Inviare una fattura
Passaggio 1: crea la fattura
Per creare una nuova fattura:
- Apri il pannello Fatture e clicca su Crea fattura per inviare una singola fattura oppure su Fattura ricorrente per inviare una serie di fatture programmate. Puoi anche creare una singola fattura dalla pagina del progetto cliccando su Crea, quindi su Fattura.
Passaggio 2: aggiungi i dati del cliente
Per aggiungere i dati del cliente alla fattura:
- Clicca su Aggiungi o trova un cliente. Per collegare la fattura a un progetto, seleziona un cliente esistente e assicurati che l'indirizzo e-mail corrisponda a quello collegato al progetto. Puoi visualizzare i clienti esistenti nel pannello Contatti.
- Per aggiungere un cliente esistente, digita il nome di un cliente e selezionalo.
- Per aggiungere un nuovo cliente, clicca su Aggiungi un nuovo cliente e aggiungi il nome e l'indirizzo e-mail del cliente. Puoi anche cliccare su Aggiungiti come cliente di prova se intendi inviare una fattura di prova.
Passaggio 3: aggiungi campi cliente personalizzati
Per aggiungere ulteriori informazioni a un cliente, come l'indirizzo di fatturazione e il numero di identificazione fiscale:
- Clicca sull'icona ••• accanto a un cliente esistente.
- Clicca su Dettagli aggiuntivi per aggiungere ulteriori informazioni sul cliente da includere in ogni fattura che gli invii. Puoi aggiungere il nome dell'azienda del cliente, i dettagli di fatturazione e spedizione e i campi cliente personalizzati, che possono visualizzare dettagli importanti come il codice fiscale.
- Al termine, clicca su Fine, quindi su Salva.
Passaggio 4: aggiungi i dettagli della fattura
Per aggiungere i dettagli della fattura:
- Modifica il nome della fattura.
- Per aggiungere fino a 6 campi personalizzati da visualizzare in fondo alla fattura, come il numero dell'ordine di acquisto o i dettagli IVA, clicca su Campi personalizzati, aggiungi il Nome campo e il Valore campo e clicca su Fatto. Per aggiungere un nuovo campo, clicca su Aggiungi un altro elemento. Quando hai finito, clicca su Indietro.
- Aggiungi una nota facoltativa e una data di scadenza.
- Se si tratta di una fattura ricorrente, clicca su Pianificazione ricorrente per impostare la data di inizio, la frequenza e la data di fine della serie di fatture. Al termine, clicca sulla freccia indietro.
- Per aggiungere elementi pubblicitari, fai clic su Aggiungi elemento pubblicitario, inserisci il nome del servizio, seleziona il tipo di prodotto e inserisci la quantità (deve essere un numero intero) e il costo. Non è possibile caricare immagini in questo campo.
- Per riscuotere l'imposta sulle vendite, seleziona la casella accanto a Aggiungi le imposte applicabili all'articolo al pagamento. Questa opzione viene visualizzata dopo aver impostato le aliquote fiscali. L'imposta sulle vendite viene calcolata al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione del cliente.
- Ripeti i passaggi 4 e 5 per ogni voce. Ogni voce si aggiunge al totale della fattura. Quando hai finito, clicca su Fatto.
- Per applicare uno sconto, attiva l'opzione accanto ad Applica uno sconto, clicca su % o $ per impostare il tipo di sconto e inserisci l'importo. Tieni presente che il totale della fattura deve rimanere superiore a 0,50 $ dopo l'applicazione dello sconto, quindi non è possibile applicare uno sconto del 100%.
Passaggio 5: modifica lo stile della fattura
Per modificare i colori e il design della fattura:
- Clicca su Impostazioni, quindi su Stili per abbinare l'e-mail di fatturazione al branding del tuo sito. Per maggiori informazioni sulla personalizzazione delle e-mail, visita Notifiche e-mail per i clienti.
Passaggio 6: pianifica la fattura per un secondo momento
Se non sei pronto a inviare la fattura, puoi programmarla per un secondo momento:
- Attiva l'opzione accanto a Invia più tardi.
- Seleziona la data e l'ora di invio.
- Clicca su Pianifica.
Passaggio 7: attiva le e-mail di promemoria per le fatture
Per inviare e-mail di sollecito per le fatture scadute, attiva l'opzione accanto a Invia promemoria.
Passaggio 8: invia la fattura
Quando sei pronto, invia la fattura:
- Quando è il momento di inviare l'e-mail al cliente, clicca su Invia, quindi clicca nuovamente su Invia nella finestra di conferma.
Al momento dell'invio della fattura:
- Tocca la scheda Vendite, quindi tocca Fatture.
- Tocca l'icona + per selezionare un cliente esistente o aggiungere un nuovo cliente come destinatario della fattura. Puoi anche aggiungere te stesso come cliente di prova. Per collegare la fattura a un progetto, seleziona un cliente esistente e assicurati che l'indirizzo e-mail corrisponda a quello collegato al progetto.
- Se hai contatti esistenti, cercali per nome o e-mail. Selezionali per controllare i dettagli dei loro clienti.
- Se non hai contatti, creane uno inserendo il nome e l'indirizzo e-mail.
- Tocca Salva per creare una nuova fattura per il cliente. Potresti dover toccare Crea fattura.
- Modifica il nome della fattura, la data di scadenza e il promemoria facoltativo.
- Per pianificare la fattura in un secondo momento, attiva l'opzione accanto a Invia più tardi e seleziona una data di scadenza.
- Per aggiungere elementi pubblicitari, tocca Aggiungi elemento pubblicitario, inserisci il nome del servizio, seleziona il tipo di prodotto e inserisci la quantità (deve essere un numero intero) e il costo. Non è possibile caricare immagini in questo campo.
- Per riscuotere l'imposta sulle vendite, attiva l'opzione accanto a Riscuoti imposte. Questa opzione viene visualizzata dopo aver impostato le aliquote fiscali. L'imposta sulle vendite viene calcolata al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione del cliente.
- Ripeti i passaggi otto e nove per ogni voce. Ogni voce si aggiunge al totale della fattura. Al termine, tocca Fine.
- Per applicare uno sconto, tocca Aggiungi sconto, tocca % o $ per impostare il tipo di sconto e infine inserisci l'importo dello sconto. Tieni presente che il totale della fattura deve rimanere superiore a 0,50 $ dopo l'applicazione dello sconto, quindi non è possibile applicare uno sconto del 100%. Al termine, tocca Applica.
- Tocca Anteprima per visualizzare l'anteprima dell'e-mail della fattura. Per maggiori informazioni sulla personalizzazione delle e-mail, visita Notifiche e-mail per i clienti.
- Per salvare la fattura, tocca Salva.
- Quando è il momento di inviare l'e-mail al cliente, tocca Invia, quindi tocca nuovamente Invia nella finestra di conferma.
I pagamenti con fattura non hanno commissioni di transazione, ma sono soggetti alle commissioni dell'elaboratore di pagamento, che variano in base alla soluzione di pagamento.
Pianificare una fattura per un secondo momento
Per pianificare l'invio di una fattura in un secondo momento:
- Nell'editor delle fatture, attiva l'opzione accanto a Invia più tardi.
- Seleziona la data e l'ora di invio.
- Tocca Pianifica.
Per modificare la data e l'ora di invio previste, modifica la fattura e modifica i dettagli della pianificazione. Per annullare la pianificazione di una fattura e convertirla in una bozza, clicca sull'icona ... e poi su Annulla pianificazione.
Al momento dell'invio della fattura:
- Tocca la scheda Vendite, quindi tocca Fatture.
- Tocca l'icona + per selezionare un cliente esistente o aggiungere un nuovo cliente come destinatario della fattura. Puoi anche aggiungere te stesso come cliente di prova. Per collegare la fattura a un progetto, seleziona un cliente esistente e assicurati che l'indirizzo e-mail corrisponda a quello collegato al progetto.
- Se hai contatti esistenti, cercali per nome o e-mail. Selezionali per controllare i dettagli dei loro clienti.
- Se non hai contatti, creane uno inserendo il nome e l'indirizzo e-mail.
- Tocca Salva per creare una nuova fattura per il cliente. Potresti dover toccare Crea fattura.
- Modifica il nome della fattura, la data di scadenza e il promemoria facoltativo.
- Per programmare la fattura per dopo, attiva la levetta accanto a Invia più tardi e seleziona una data di invio.
- Per aggiungere elementi pubblicitari, tocca Aggiungi elemento pubblicitario, inserisci il nome del servizio, seleziona il tipo di prodotto e inserisci la quantità (deve essere un numero intero) e il costo. Non è possibile caricare immagini in questo campo.
- Per riscuotere l'imposta sulle vendite, attiva l'opzione accanto a Riscuoti imposte. Questa opzione viene visualizzata dopo aver impostato le aliquote fiscali. L'imposta sulle vendite viene calcolata al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione del cliente.
- Tocca Fatto.
- Ripeti i passaggi otto e nove per ogni voce. Ogni voce si aggiunge al totale della fattura.
- Per applicare uno sconto, tocca Aggiungi sconto, tocca % o $ per impostare il tipo di sconto e infine inserisci l'importo dello sconto. Tieni presente che il totale della fattura deve rimanere superiore a 0,50 $ dopo l'applicazione dello sconto, quindi non è possibile applicare uno sconto del 100%. Al termine, tocca Applica.
- Tocca Anteprima per visualizzare l'anteprima dell'e-mail della fattura. Per maggiori informazioni sulla personalizzazione delle e-mail, visita Notifiche e-mail per i clienti.
- Per salvare la fattura, tocca Salva.
- Quando è il momento di inviare l'e-mail al cliente, tocca Invia, quindi tocca nuovamente Invia nella finestra di conferma.
I pagamenti con fattura non hanno commissioni di transazione, ma sono soggetti alle commissioni dell'elaboratore di pagamento, che variano in base alla soluzione di pagamento.
Pianificare una fattura per un secondo momento
Per pianificare l'invio di una fattura in un secondo momento:
- Nell'editor delle fatture, attiva l'opzione accanto a Invia più tardi.
- Seleziona la data e l'ora di invio.
- Tocca Pianifica.
Per modificare la data e l'ora di invio previste, modifica la fattura e modifica i dettagli della pianificazione. Per annullare la pianificazione di una fattura e convertirla in una bozza, clicca sull'icona ... e poi su Annulla pianificazione.
Modifica la data di invio di una fattura programmata
Per modificare la data e l'ora di invio previste di una fattura, modifica la fattura e modifica i dettagli della pianificazione. Per annullare la pianificazione di una fattura e convertirla in una bozza, clicca sull'icona ••• e poi su Annulla pianificazione.
Modifica campi cliente personalizzati
Per modificare i campi cliente personalizzati:
- Clicca sull'icona ••• accanto al nome del cliente, quindi seleziona Modifica.
- Clicca su Dettagli aggiuntivi.
- Apporta la modifica e clicca su Salva.
Modifica i campi personalizzati della fattura
Per modificare i campi personalizzati della fattura:
- Modifica la fattura e clicca sull'icona ••• accanto a Campi personalizzati.
- Clicca sull'icona della matita.
- Apporta le modifiche e clicca su Fatto.
Inviare e-mail di promemoria
Per inviare fino a quattro e-mail di promemoria automatiche per le fatture scadute, attiva l'opzione accanto a Invia promemoria. Non è possibile personalizzare queste e-mail né modificare la data di invio. L'invio si interrompe dopo la quarta e-mail o dopo che il cliente ha pagato la fattura, a seconda di quale delle due condizioni si verifichi per prima. Le e-mail di promemoria vengono inviate secondo queste tempistiche:
- 3 giorni di ritardo
- 7 giorni di ritardo
- 14 giorni di ritardo
- 30 giorni di ritardo
Esaminare l'attività delle e-mail di promemoria
Puoi controllare l'attività dell'e-mail di promemoria nella scheda Attività della fattura. Questa scheda mostra le e-mail di promemoria pianificate e inviate.
Annullare un'e-mail di promemoria
Per interrompere l'invio di e-mail di promemoria, modifica la fattura e disattiva l'opzione accanto a Invia promemoria.
Duplicare una fattura
Per duplicare una fattura:
- Apri il pannello Fatture, quindi clicca sull'icona ••• accanto alla fattura che vuoi duplicare.
- Clicca su Duplica.
- Clicca su Aggiungi nuovo cliente o Seleziona cliente esistente.
- Clicca su Continua.
In questo modo si apre l'editor delle fatture. Per salvare la fattura come bozza o inviarla al tuo cliente, segui i passaggi sopra in Invia una fattura.
Per duplicare una fattura:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca l'icona •••, quindi tocca Duplica.
In questo modo si apre l'editor delle fatture. Per salvare la fattura come bozza o inviarla al tuo cliente, segui i passaggi sopra in Invia una fattura.
Per duplicare una fattura:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca l'icona •••, quindi tocca Duplica.
In questo modo si apre l'editor delle fatture. Per salvare la fattura come bozza o inviarla al tuo cliente, segui i passaggi sopra per inviare una fattura.
Contrassegnare una fattura come pagata
Puoi contrassegnare una fattura come pagata solo sul computer. Questa funzione non è disponibile nell'app Squarespace.
Contrassegna manualmente una fattura come pagata se i clienti pagano in contanti, con assegno o tramite bonifico bancario.
- Apri il pannello delle fatture.
- Clicca sull'icona ••• accanto a una fattura.
- Clicca su Contrassegna come pagata. L'importo del pagamento corrisponde all'importo della fattura, non include le tasse e non può essere modificato.
- Seleziona il metodo di pagamento e la data di pagamento.
- Attiva l'opzione accanto a Notifica di pagamento per il cliente per inviare un'e-mail al cliente quando contrassegni la fattura come pagata.
- Aggiungi una nota facoltativa.
- Clicca su Contrassegna come pagata.
Perché ho ricevuto un'e-mail di nuovo ordine dopo aver contrassegnato una fattura come pagata?
Quando contrassegni una fattura come pagata, viene creato un nuovo ordine in sospeso nel pannello Ordini, che attiva un'e-mail di nuovo ordine. Non è possibile disattivare questa e-mail.
Scarica una fattura come file PDF
Per scaricare una fattura inviata come file PDF:
- Apri il pannello Fatturazione.
- Clicca su ••• accanto alla fattura che vuoi scaricare.
- Clicca su Scarica PDF.
Perché non riesco a scaricare tutte le fatture?
Puoi scaricare in formato PDF solo le fatture inviate. Non puoi scaricare le fatture in bozza o programmate.
Spedizione
Se vendi prodotti fisici e hai impostato le opzioni di spedizione a tariffa fissa o con ritiro, i clienti pagheranno la spedizione al momento del pagamento in base all'indirizzo di fatturazione. Se non hai un'opzione di spedizione forfettaria o di ritiro, i tuoi clienti non potranno procedere con il pagamento e pagare le fatture.
Nota: se sono previste opzioni di spedizione in base al peso che sono più economiche delle opzioni a tariffa fissa, queste appariranno al momento del pagamento delle fatture. Non è possibile nascondere queste opzioni e potresti non volere che i tuoi clienti le selezionino. Come soluzione, puoi creare un'opzione gratuita e forfettaria chiamata "spese di spedizione in fattura". In seguito, potrai aggiungere il costo di spedizione corretto come voce della fattura. Puoi anche aggiungere un promemoria alla fattura per comunicare ai clienti di selezionare una tariffa fissa anche se la spedizione dipende dal peso.
Raccogli un acconto
Per riscuotere un acconto dai clienti, crea una fattura specifica e una seconda fattura per il saldo residuo dopo il pagamento dell'acconto.
Modalità di pagamento delle fatture da parte dei clienti
Quando il cliente riceve la fattura via e-mail, può cliccare su Paga fattura per inserire i dati di pagamento in una pagina di pagamento sicura. Dopo aver effettuato il pagamento, entrambi riceverete un'e-mail di conferma. La fattura verrà automaticamente contrassegnata come Pagata nella pagina del progetto e il pagamento apparirà nel pannello degli Ordini.
Se hai abilitato gli account cliente, i clienti hanno la possibilità di creare un account al momento del pagamento. Se lo fanno, hanno la possibilità di visualizzare lo storico dei pagamenti dal loro account. I dettagli delle fatture e le fatture non pagate non vengono visualizzati negli account cliente.
Se i clienti ti pagano offline in contanti o con assegno, puoi contrassegnare la fattura come pagata.
Ricordare ai clienti una fattura
Per inviare nuovamente una fattura a un cliente:
- Apri il pannello Fatturazione.
- Fai clic sull'icona ... accanto una fattura.
- Clicca su Invia di nuovo.
- Fai clic su Invia.
Per inviare nuovamente una fattura a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca l'icona ..., quindi tocca Invia nuovamente.
Per inviare nuovamente una fattura a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca l'icona ..., quindi tocca Invia nuovamente.
Gestire le fatture
Annullare una fattura
Per annullare una fattura dopo averla inviata a un cliente:
- Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
- Fai clic su … accanto una fattura.
- Clicca su Annulla, quindi su Annulla fattura per confermare. Il cliente riceverà una notifica.
I clienti non possono pagare una fattura annullata.
Eliminare una fattura
Per eliminare la bozza di una fattura prima di averla inviata a un cliente:
- Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
- Fai clic sui … accanto una fattura.
- Fai clic su Elimina.
- Clicca su Elimina fattura.
Modificare una fattura
La modifica di una fattura inviata e non pagata annulla la fattura originale e ne invia una nuova al cliente. Per modificare e inviare nuovamente una fattura:
- Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
- Fai clic su … accanto una fattura.
- Clicca su Modifica.
- Apporta le modifiche, quindi clicca su Invia.
Stampare una ricevuta di fatturazione
Per stampare una ricevuta di pagamento della fattura:
- Apri il pannello Fatturazione, quindi clicca su Fatture.
- Clicca su una fattura pagata.
- Clicca su Visualizza dettagli ordine.
- Clicca su Stampa ricevuta.
Non è possibile stampare una fattura non pagata.
Limitazioni
Tieni presente che non è possibile:
- Elimina le fatture che hai inviato o annullato.
- Riassegnare una fattura a un altro indirizzo e-mail del cliente, anche se la fattura è ancora una bozza. Per assegnare una fattura a un altro cliente, elimina la bozza della fattura o annulla la fattura inviata e creane una nuova.
- Modifica il numero della fattura.
Annullare una fattura
Per annullare una fattura dopo averla inviata a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca ..., poi Annulla.
I clienti non possono pagare una fattura annullata.
Eliminare una fattura
Per eliminare la bozza di una fattura prima di averla inviata a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca ..., quindi Elimina.
Modificare una fattura
La modifica di una fattura inviata e non pagata annulla la fattura originale e ne invia una nuova al cliente. Per modificare e inviare nuovamente una fattura:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca Modifica.
- Apporta le modifiche, quindi tocca Invia.
Limitazioni
Tieni presente che non è possibile:
- Elimina le fatture che hai inviato o annullato.
- Riassegnare una fattura a un altro cliente, anche se si tratta ancora di una bozza. Per assegnare una fattura a un altro cliente, annulla o elimina la fattura e creane una nuova.
- Modifica il numero della fattura.
Annullare una fattura
Per annullare una fattura dopo averla inviata a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca ..., poi Annulla.
I clienti non possono pagare una fattura annullata.
Eliminare una fattura
Per eliminare la bozza di una fattura prima di averla inviata a un cliente:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca ..., quindi Elimina.
Modificare una fattura
La modifica di una fattura inviata e non pagata annulla la fattura originale e ne invia una nuova al cliente. Per modificare e inviare nuovamente una fattura:
- Tocca Vendite, quindi Fatture.
- Seleziona una fattura.
- Tocca Modifica.
- Apporta le modifiche, quindi tocca Invia.
Limitazioni
Tieni presente che non è possibile:
- Elimina le fatture che hai inviato o annullato.
- Riassegnare una fattura a un altro cliente, anche se si tratta ancora di una bozza. Per assegnare una fattura a un altro cliente, annulla o elimina la fattura e creane una nuova.
- Modifica il numero della fattura.
E-mail sullo stato delle fatture
I clienti ricevono queste e-mail quando lo stato della fattura cambia:
- Fattura pagata
- Fattura annullata
- Fattura rimborsata
Non è possibile personalizzare il testo di queste e-mail, ma il loro design segue gli stili di posta elettronica globali.
Rimborsare un pagamento
Le transazioni con fattura sono soggette a commissioni di elaborazione dei pagamenti, che non sono rimborsabili.
Per rimborsare un pagamento:
- Apri il pannello Prodotti e servizi, quindi clicca su Ordini.
- Clicca sull'ordine che desideri rimborsare.
- Clicca su Rimborso.
- Per emettere un rimborso parziale, modifica l'importo.
- Clicca su Emetti rimborso.
- Se la fattura è stata contrassegnata manualmente come pagata dopo il pagamento in contanti, assegno o bonifico bancario , coordinati con il tuo cliente per restituire i fondi.
Per rimborsare un pagamento:
- Tocca Vendite, quindi Tutti gli ordini.
- Tocca l'ordine che vuoi rimborsare.
- Tocca … nell'angolo in alto a destra.
- Tocca Emetti rimborso.
- Per emettere un rimborso parziale, modifica l'importo.
- Tocca OK o Rimborsa.
- Se la fattura è stata contrassegnata manualmente come pagata dopo un pagamento in contanti, con assegno o bonifico bancario, mettiti d'accordo con il tuo cliente per restituire il denaro.
Per rimborsare un pagamento:
- Tocca Vendite, quindi Tutti gli ordini.
- Tocca l'ordine che vuoi rimborsare.
- Tocca … nell'angolo in alto a destra.
- Tocca Emetti rimborso.
- Per emettere un rimborso parziale, modifica l'importo.
- Tocca OK o Rimborsa.
- Se la fattura è stata contrassegnata manualmente come pagata dopo un pagamento in contanti, con assegno o bonifico bancario, mettiti d'accordo con il tuo cliente per restituire il denaro.