Versende Rechnungen im Markendesign, um Zahlungen von Kunden und Großhändlern einzuziehen

Mit jedem Squarespace-Abo kannst du professionelle Rechnungen senden, die auf deine Marke zugeschnitten sind. Dies ist eine großartige Option, wenn du maßgeschneiderte Produkte verkaufst oder kontinuierlich mit Kunden zusammenarbeitest oder an Großhändler oder andere Einzelhandelsgeschäfte verkaufst. Du kannst auch Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge an Kunden senden, bevor du eine Rechnung für deine Dienstleistungen erstellst, und Projekte verwenden, um deine laufende Arbeit zu verwalten.

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Bevor du loslegst

• Verbinde einen Zahlungsdienstleister mit deiner Website.
• Stelle sicher, dass deine Geschäftsinformationen aktuell sind und deine E-Mail-Antwortadresse gültig ist. Wenn dies nicht der Fall ist, werden keine Rechnungen gesendet.
• Richte alle anwendbaren Steuersätze ein.
• Wenn du Rechnungen für physische Artikel versendest, stelle sicher, dass du deinem Shop Optionen für den Pauschalversand oder für Click & Collect hinzufügst. Zustellerabhängige und gewichtsabhängige Versandkosten werden nicht für Rechnungen unterstützt.

Eine Rechnung senden

Wenn du bereit bist, eine Rechnung zu senden:

1. Öffne das Menü Rechnungen und klicke auf Rechnung erstellen. Du kannst auch auf der Projekt-Seite eine Rechnung erstellen, indem du auf Neu und dann auf Rechnung klickst.
2. Im daraufhin angezeigten Menü hast du die Möglichkeit, bestehenden Kund:innen auszuwählen oder neue Kund:innen hinzuzufügen, die die Rechnung erhalten sollen. Du kannst vorhandene Kund:innen im Kontakte-Menü einsehen.
3. Bearbeite den Rechnungsnamen, das Fälligkeitsdatum und optionale Notizen.
4. Um Einzelposten hinzuzufügen, klicke auf Einzelposten hinzufügen, gib den Namen des Services ein, wähle den Produkttyp aus und gib die Menge und die Kosten ein.
5. Um die Umsatzsteuer zu berechnen, aktiviere das Kontrollkästchen neben Anfallende Steuern zu Artikel an der Kasse hinzufügen. Diese Option wird angezeigt, nachdem du die Steuersätze eingerichtet hast. Die Umsatzsteuer wird an der Kasse basierend auf der Rechnungsadresse deines Kunden berechnet.
6. Wiederhole die Schritte vier und fünf für jeden Einzelposten. Jeder Einzelposten wird zum Rechnungsbetrag hinzugefügt. Wenn du fertig bist, klicke auf Fertig.
7. Um einen Rabatt anzuwenden, aktiviere den Schalter neben Rabatt anwenden, klicke auf % oder $, um die Rabattart festzulegen, und gib dann den Rabattbetrag ein.
8. Klicke auf Einstellungen und dann auf Stile, um die Rechnungs-E-Mail der Markenführung deiner Website anzupassen. Weitere Informationen zum Gestalten von E-Mails findest du unter E-Mail-Benachrichtigungen für Kunden.
9. Wenn du bereit bist, deinem Kunden eine E-Mail zu senden, klicke auf Senden und dann im Bestätigungsfenster erneut auf Senden.

Für Rechnungszahlungen fallen keine Transaktionsgebühren an, es fallen jedoch Gebühren für den Zahlungsdienstleister an, die je nach Zahlungslösung variieren.

Versand

Wenn du physische Produkte verkaufst und Pauschal- oder Abholoptionen eingerichtet hast, zahlen Kunden den Versand an der Kasse basierend auf ihrer Rechnungsadresse. Wenn du keine Pauschal- oder Abholoption hast, können deine Kunden den Bezahlvorgang nicht durchlaufen und ihre Rechnungen nicht bezahlen.

Hinweis: Wenn du gewichtsabhängige Versandoptionen hast, die günstiger sind als deine Flatrate-Optionen, werden diese an der Kasse für Rechnungen angezeigt. Es ist nicht möglich, diese Optionen auszublenden, wenn sie angezeigt werden, und du möchtest vielleicht nicht, dass deine Kunden sie auswählen. Als Workaround kannst du eine kostenlose Pauschaloption namens „Rechnungsversand“ erstellen. Anschließend kannst du die korrekten Versandkosten als Einzelposten in der Rechnung hinzufügen. Du kannst der Rechnung auch einen Hinweis hinzufügen, um Kunden mitzuteilen, dass sie eine Pauschaloption wählen sollen, auch wenn gewichtsabhängige Versandkosten angezeigt werden.

Eine Anzahlung erhalten

Um eine Anzahlung von Kund:innen zu erhalten, erstelle eine Rechnung für die Anzahlung und eine zweite Rechnung für den Restbetrag, nachdem die Kund:innen die Anzahlung geleistet haben.

Wie Kunden Rechnungen bezahlen

Wenn Kund:innen die Rechnung per E-Mail erhalten, können sie auf Rechnung bezahlen klicken, um ihre Zahlungsinformationen auf einer sicheren Zahlungsseite einzugeben. Nach der Zahlung erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail. Die Rechnung wird auf der Projekt-Seite automatisch als bezahlt markiert und die Zahlung wird im Menü Bestellungen angezeigt. Es ist nicht möglich, eine Rechnung als bezahlt zu markieren, wenn Kund:innen separat bezahlen. Um mehr über die Zahlungsmethoden zu erfahren, die deine Kund:innen verwenden können, gehe auf Welche Zahlungsmethoden kann ich mit Squarespace-E-Commerce akzeptieren?

Kund:innen an eine Rechnung erinnern

So sendest du eine Rechnung erneut an einen Kunden:

1. Öffne das Menü Rechnungsstellung.
2. Klicke auf das Symbol … neben einer Rechnung.
3. Klicke auf Erneut senden.
4. Klicke auf Senden.

Rechnungen verwalten

Eine Rechnung stornieren

So stornierst du eine Rechnung, nachdem du sie an einen Kunden gesendet hast:

1. Öffne das Menü Rechnungsstellung und klicke dann auf Rechnungen.
2. Klicke auf … neben einer Rechnung.
3. Klicke auf Abbrechen und dann zur Bestätigung auf Rechnung stornieren. Ihr Kunde erhält eine Benachrichtigung.

Kund:innen können eine stornierte Rechnung nicht bezahlen.

Eine Rechnung löschen

So löschst du einen Rechnungsentwurf, bevor du ihn an Kund:innen sendest:

1. Öffne das Menü Rechnungsstellung und klicke dann auf Rechnungen.
2. Klicke auf … neben einer Rechnung.
3. Klicke auf Löschen.
4. Klicke auf Rechnung löschen.

Eine Rechnung bearbeiten

So bearbeitest du eine Rechnung und sendest sie erneut:

1. Öffne das Menü Rechnungsstellung und klicke dann auf Rechnungen.
2. Klicke auf … neben einer Rechnung.
3. Klicke auf Bearbeiten.
4. Nimm Änderungen vor und klicke dann auf Aktualisieren und versenden.

Einen Rechnungsbeleg drucken

So druckst du einen Beleg für eine bezahlte Rechnung aus: 

1. Öffne das Menü Rechnungsstellung und klicke dann auf Rechnungen.
2. Klicke auf eine bezahlte Rechnung.
3. Klicke auf Bestelldetails anzeigen.
4. Klicke auf Beleg drucken.

Es ist nicht möglich, eine unbezahlte Rechnung zu drucken.

Beschränkungen

Beachte, dass Folgendes nicht möglich ist:

• Rechnungen löschen, die du gesendet oder storniert hast
• Eine Rechnung anderen Kund:innen erneut zuweisen, auch wenn es sich dabei noch um einen Entwurf handelt. Um eine Rechnung anderen Kund:innen zuzuweisen, storniere oder lösche die Rechnung und erstelle eine neue.
• Ändern der Rechnungsnummer

Eine Zahlung erstatten

So erstattest du eine Zahlung:

1. Öffne das Menü Produkte & Services und klicke auf Bestellungen.
2. Klicke auf die Bestellung, die du erstatten möchtest.
3. Klicke auf Rückerstattung.
4. Um eine teilweise Rückerstattung vorzunehmen, bearbeite den Rückerstattungsbetrag.
5. Klicken Sie auf Rückerstattung gewähren.