Envie faturas com a sua marca para receber o pagamento de clientes e atacadistas.
Com o Squarespace, você pode gerenciar a forma como cobra os clientes pelos seus serviços das seguintes maneiras:
- Envie faturas para seus clientes: vincule um processador de pagamento, atualize as configurações da sua empresa e siga as etapas para faturar manualmente os clientes por trabalhos personalizados.
- Ofereça planos de pagamento parcelado: em vez de enviar faturas manualmente, você pode adicionar um plano de pagamento aos seus produtos de serviço (como workshops ou retiros) para que os clientes possam pagar em parcelas no momento da finalização de compra.
- Envie propostas, contratos e orçamentos: use os projetos para acompanhar o trabalho em andamento e enviar propostas, estimativas e contratos para apresentar e conseguir clientes antes de cobrar.
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Antes de começar
- Vincule um processador de pagamentos ao site.
- As informações da sua empresa devem estar atualizadas, e o endereço de e-mail para resposta deve estar válido. Se não, as faturas não serão enviadas.
- Fixe as alíquotas de imposto necessárias.
- Ao enviar a fatura de um item físico, adicione uma taxa fixa de envio ou a opção de retirada no local à sua loja. As faturas não aceitam envios calculados pela transportadora e envios calculados por peso.
Envie a fatura
Etapa 1 - Crie a fatura
Para criar uma nova fatura:
- Abra o painel Faturas e clique em Criar fatura para enviar uma fatura simples ou em Fatura recorrente para enviar uma série de faturas agendadas. Você também pode criar uma fatura simples na página Projetos clicando em Criar e, depois, em Fatura.
Etapa 2 - Adicione os detalhes do cliente
Para adicionar os dados do cliente à fatura:
- Clique em Adicionar ou encontrar um cliente. Para vincular a fatura a um projeto, selecione um cliente existente e veja se o endereço de e-mail é igual ao do associado ao projeto. Você pode ver os clientes existentes no painel Contatos.
- Para adicionar um cliente existente, digite o nome do cliente e selecione-o.
- Para adicionar um novo cliente, clique em Adicionar um novo cliente e insira o nome e o endereço de e-mail do cliente. Você também pode clicar em Adicione-se como cliente de teste se estiver planejando enviar uma fatura de teste.
Etapa 3 - Adicione campos personalizados do cliente
Para adicionar mais informações a um cliente, como o endereço de cobrança e o número de identificação fiscal:
- Clique em ••• ao lado de um cliente existente.
- Clique em Detalhes adicionais para adicionar mais informações sobre o cliente e incluí-las em todas as faturas enviadas a ele. É possível adicionar o nome da empresa do cliente, detalhes de faturamento e envio, além de campos personalizados do cliente, que podem exibir informações importantes como o número de identificação fiscal.
- Quando terminar, clique em Concluído e, depois, em Salvar.
Etapa 4 - Adicione os detalhes da fatura
Para adicionar os detalhes da fatura:
- Edite o nome da fatura.
- Para adicionar até 6 campos personalizados que serão exibidos na parte inferior de uma fatura, como número do pedido de compra ou detalhes do IVA, clique em Campos personalizados, adicione o Nome do campo e o Valor do campo e clique em Concluído. Para adicionar um novo campo, clique em Adicionar outro item. Ao terminar, clique em Voltar.
- Adicione um memorando opcional e uma data de vencimento.
- Para faturas recorrentes, clique em Cronograma recorrente para fixar a data de início, a frequência e a data de término da série de faturas. Quando terminar, clique na seta para voltar.
- Para adicionar um item de linha, clique em Adicionar item de linha, informe o nome do serviço, selecione o tipo de produto e informe a quantidade(número redondo) e o custo. Não é possível carregar imagens para esse campo.
- Para cobrar o imposto sobre vendas, marque a opção ao lado de Adicionar impostos aplicáveis ao item na finalização de compra. Essa opção aparece após a configuração das taxas de imposto. O imposto sobre vendas é calculado na finalização de compra com base no endereço para cobrança do cliente.
- Para cada item de linha, repita os passos 4 e 5. Cada item de linha é adicionado ao total da fatura. Ao terminar, clique em Concluído.
- Para aplicar um desconto, ative o botão ao lado de Aplicar um desconto, clique em % ou em US$ para definir o tipo de desconto e informe o valor do desconto. Lembre-se de que o total da fatura deve ser acima de US$ 0,50 após a aplicação do desconto; portanto, não é possível aplicar um desconto de 100%.
Etapa 5 - Ajuste o estilo da fatura
Para alterar as cores e a aparência da fatura:
- Clique em Configurações e, depois, em Estilos para combinar o e-mail da fatura com a identidade visual do seu site. Saiba mais sobre como ajustar o estilo dos e-mails em Notificações por e-mail ao cliente.
Etapa 6 - Agende a fatura para mais tarde
Se você não estiver pronto para enviar a fatura, pode agendá-la para mais tarde:
- Ative a opção ao lado de Enviar mais tarde.
- Selecione a data e a hora do envio.
- Clique em Agendar.
Passo 7: ative os e-mails de lembrete de fatura
Para enviar e-mails de lembrete para faturas vencidas, ative o botão de alternância ao lado de Enviar lembretes.
Passo 8: envie a fatura
Quando estiver pronto, envie a fatura:
- Quando estiver tudo pronto para enviar um e-mail ao cliente, clique em Enviar e depois em Enviar novamente na janela de confirmação.
Quando estiver tudo pronto para enviar a fatura:
- Toque na aba Vendas e depois em Faturas.
- Toque no ícone + para selecionar um cliente ou adicionar um novo cliente como destinatário da fatura. Você também pode se adicionar como cliente de teste. Para vincular a fatura a um projeto, selecione um cliente existente e veja se o endereço de e-mail é igual ao do associado ao projeto.
- Se você já tem contatos, procure pelo nome ou e-mail. Selecione-o para ver os detalhes do cliente.
- Se você não tiver contatos, informe o nome e o endereço de e-mail para criar um.
- Toque em Salvar para criar uma nova fatura para o cliente. Talvez seja necessário tocar em Criar fatura.
- Edite o nome, a data de vencimento e o memorando opcional da fatura.
- Para agendar a fatura para depois, ative a opção ao lado de Enviar depois e selecione a data.
- Para adicionar um item de linha, toque em Adicionar item de linha, informe o nome do serviço, selecione o tipo de produto e informe a quantidade(número redondo) e o custo. Não é possível carregar imagens para esse campo.
- Para cobrar o imposto sobre vendas, ative a opção Cobrar imposto. Essa opção aparece após a configuração das taxas de imposto. O imposto sobre vendas é calculado na finalização de compra com base no endereço para cobrança do cliente.
- Para cada item de linha, repita os passos 8 e 9. Cada item de linha é adicionado ao total da fatura. Ao terminar, toque em Concluído.
- Para aplicar um desconto, toque em Adicionar desconto, toque em % ou US$ para definir o tipo de desconto e, em seguida, informe o valor do desconto. Lembre-se de que o total da fatura deve ser acima de US$ 0,50 após a aplicação do desconto; portanto, não é possível aplicar um desconto de 100%. Ao terminar, toque em Aplicar.
- Toque em Ver prévia para uma prévia do e-mail da fatura. Saiba mais sobre como ajustar o estilo dos e-mails em "Avisos por e-mail ao cliente".
- Para salvar a fatura, toque em Salvar.
- Quando estiver tudo pronto para enviar um e-mail ao cliente, toque em Enviar e depois em Enviar novamente na janela de confirmação.
O pagamento das faturas não inclui a taxa de transação, mas está sujeito às taxas do processador de pagamentos, que variam de acordo com a solução em pagamentos.
Agende uma fatura para depois
Para agendar uma fatura para enviar depois:
- No editor da fatura, ative a opção Enviar depois.
- Selecione a data e a hora do envio.
- Toque em Agendar.
Para alterar a data e a hora de envio agendadas, edite a fatura e altere os detalhes. Para cancelar a fatura agendada e transformar em rascunho, clique no ícone ... e depois em Cancelar agendamento.
Quando estiver tudo pronto para enviar a fatura:
- Toque na aba Vendas e depois em Faturas.
- Toque no ícone + para selecionar um cliente ou adicionar um novo cliente como destinatário da fatura. Você também pode se adicionar como cliente de teste. Para vincular a fatura a um projeto, selecione um cliente existente e veja se o endereço de e-mail é igual ao do associado ao projeto.
- Se você já tem contatos, procure pelo nome ou e-mail. Selecione-o para ver os detalhes do cliente.
- Se você não tiver contatos, informe o nome e o endereço de e-mail para criar um.
- Toque em Salvar para criar uma nova fatura para o cliente. Talvez seja necessário tocar em Criar fatura.
- Edite o nome, a data de vencimento e o memorando opcional da fatura.
- Para agendar a fatura para depois, ative a opção ao lado de Enviar depois e selecione a data de envio.
- Para adicionar um item de linha, toque em Adicionar item de linha, informe o nome do serviço, selecione o tipo de produto e informe a quantidade(número redondo) e o custo. Não é possível carregar imagens para esse campo.
- Para cobrar o imposto sobre vendas, ative a opção Cobrar imposto. Essa opção aparece após a configuração das taxas de imposto. O imposto sobre vendas é calculado na finalização de compra com base no endereço para cobrança do cliente.
- Toque em Concluído.
- Para cada item de linha, repita os passos 8 e 9. Cada item de linha é adicionado ao total da fatura.
- Para aplicar um desconto, toque em Adicionar desconto, toque em % ou US$ para definir o tipo de desconto e, em seguida, informe o valor do desconto. Lembre-se de que o total da fatura deve ser acima de US$ 0,50 após a aplicação do desconto; portanto, não é possível aplicar um desconto de 100%. Ao terminar, toque em Aplicar.
- Toque em Ver prévia para uma prévia do e-mail da fatura. Saiba mais sobre como ajustar o estilo dos e-mails em "Avisos por e-mail ao cliente".
- Para salvar a fatura, toque em Salvar.
- Quando estiver tudo pronto para enviar um e-mail ao cliente, toque em Enviar e depois em Enviar novamente na janela de confirmação.
O pagamento das faturas não inclui a taxa de transação, mas está sujeito às taxas do processador de pagamentos, que variam de acordo com a solução em pagamentos.
Agende uma fatura para depois
Para agendar uma fatura para enviar depois:
- No editor da fatura, ative a opção Enviar depois.
- Selecione a data e a hora do envio.
- Toque em Agendar.
Para alterar a data e a hora de envio agendadas, edite a fatura e altere os detalhes. Para cancelar a fatura agendada e transformar em rascunho, clique no ícone ... e depois em Cancelar agendamento.
Altere a data de envio de uma fatura agendada
Para alterar a data e a hora de envio programadas de uma fatura, edite a fatura e altere os detalhes da programação. Para cancelar o agendamento de uma fatura e convertê-la em rascunho, clique no ícone ••• e, depois, em Cancelar agendamento.
Edite campos personalizados do cliente
Para editar campos personalizados do cliente:
- Clique no ícone ••• ao lado do nome do cliente e, em seguida, clique em Editar as informações do cliente.
- Clique em Detalhes adicionais.
- Faça a sua alteração e clique em Salvar.
Edite campos de fatura personalizados
Para editar campos de fatura personalizados:
- Edite a fatura e clique em ••• ao lado de Campos personalizados.
- Clique no ícone de Lápis.
- Faça as alterações e clique em Concluído.
Envie e-mails de lembrete
Para enviar até quatro e-mails de lembrete automatizados para faturas vencidas, ative a opção ao lado de Enviar lembretes. Você não pode personalizar esses e-mails nem alterar quando são enviados. O envio para após o quarto e-mail ou depois que o cliente efetua o pagamento da fatura, o que acontecer primeiro. Os e-mails de lembrete são enviados de acordo com esta programação:
- 3 dias em atraso
- 7 dias em atraso
- 14 dias em atraso
- 30 dias em atraso
Revise a atividade dos e-mails de lembrete
Você pode verificar o histórico de e-mails de lembrete na aba Atividade da fatura. Esta aba mostra os e-mails de lembrete que foram agendados e enviados.
Cancele um e-mail de lembrete
Para interromper o envio de e-mails de lembrete, edite a fatura e desative o botão ao lado de Enviar lembretes.
Duplique uma fatura
Para duplicar uma fatura:
- Abra o painel Faturas, então clique no ícone ••• ao lado da fatura que você deseja duplicar.
- Clique em Duplicar.
- Clique em Adicionar novo cliente ou Selecionar cliente.
- Clique em Continuar.
Essa ação abre o editor da fatura. Para salvar a fatura como rascunho ou enviar ao cliente, siga os passos em Envie e emita a fatura acima.
Para duplicar uma fatura:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque no ícone ••• e, em seguida, em Duplicar.
Essa ação abre o editor da fatura. Para salvar a fatura como rascunho ou enviar ao cliente, siga os passos em Envie e emita a fatura acima.
Para duplicar uma fatura:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque no ícone ••• e depois em Duplicar.
Essa ação abre o editor da fatura. Para salvar a fatura como rascunho ou enviar ao cliente, siga os passos acima para enviar a fatura.
Marcar uma fatura como paga
Só é possível marcar a fatura como paga no computador. Esse recurso não está disponível no app do Squarespace.
Marque manualmente a fatura como paga se o cliente pagar em dinheiro, cheque ou transferência bancária.
- Abra o painel "Faturas".
- Clique no ícone ••• ao lado de uma fatura.
- Clique em Marcar como paga. O valor do pagamento corresponde ao valor da fatura, não inclui imposto e não pode ser editado.
- Selecione a forma e a data de pagamento.
- Ative a opção Avisar o cliente sobre o pagamento para enviar um e-mail ao cliente quando marcar a fatura como paga.
- Adicione uma mensagem opcional.
- Clique em Marcar como paga.
Por que recebi um novo e-mail de pedido depois de marcar uma fatura como paga?
Quando marca uma fatura como paga, ela cria um novo pedido pendente no painel Pedidos, que aciona um e-mail de novo pedido. Você não pode desativar esse e-mail.
Baixar uma fatura como arquivo PDF
Para baixar uma fatura enviada como arquivo PDF:
- Abra o painel de faturamento.
- Clique em ••• ao lado da fatura que você deseja baixar.
- Clique em Baixar em PDF.
Por que não consigo baixar todas as faturas?
Você só pode baixar faturas enviadas como arquivos PDF. Não é possível baixar faturas em rascunho ou agendadas.
Envios
Se você vende produtos físicos e configurou opções de frete de taxa fixa ou de retirada, os clientes pagarão pelo frete na finalização de compra com base no endereço de faturamento. Se você não tiver uma taxa fixa ou opção de retirada, seus clientes não conseguirão avançar no processo de finalização de compra e pagar suas faturas.
Atenção: se você tiver opções de envio por peso que sejam mais baratas do que as opções de tarifa fixa, elas aparecerão na finalização da compra no caso das faturas. Não é possível ocultar essas opções se elas aparecerem, e talvez você não queira deixá-las como opção para os clientes. Como alternativa, você pode criar uma opção gratuita fixa chamada "envio com fatura". Em seguida, você pode adicionar a taxa de envio correta como um item na fatura. Você também pode adicionar uma anotação à fatura para pedir para os clientes selecionarem a opção de preço fixo, mesmo que apareça o envio por peso.
Cobre um adiantamento
Para cobrar um adiantamento dos clientes, crie uma fatura para o adiantamento e outra para o saldo restante após o pagamento do adiantamento.
Como o cliente paga a fatura
Ao receber a fatura por e-mail, o cliente pode clicar em Pagar fatura para informar os dados para pagamento em uma página segura. Após o pagamento, ambos receberão um e-mail de confirmação. A fatura é marcada automaticamente como Paga na página de projetos; e o pagamento aparece no painel "Pedidos".
Se você ativou as contas do cliente, os clientes podem criar uma conta na finalização de compra e, assim, verem o histórico de pagamentos na conta. Os detalhes da fatura e as faturas não pagas não aparecem na conta dos clientes.
Se os clientes efetuarem o pagamento off-line, em dinheiro ou cheque, você pode marcar a fatura como paga.
Lembre o cliente sobre uma fatura
Para reenviar uma fatura a um cliente:
- Abra o painel "Emissão de faturas".
- Clique no ícone ... ao lado de uma fatura.
- Clique em Reenviar.
- Clique em Enviar.
Para reenviar uma fatura a um cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque no ícone ... e depois em Reenviar.
Para reenviar uma fatura a um cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque no ícone ... e depois em Reenviar.
Gerencie as faturas
Cancele uma fatura
Para cancelar uma fatura após enviá-la a um cliente:
- Abra o painel "Emissão de faturas" e clique em Faturas.
- Clique em … ao lado de uma fatura.
- Clique em Cancelar e em Cancelar fatura para confirmar. Seu cliente receberá um aviso.
Os clientes não podem pagar faturas canceladas.
Apague uma fatura
Para apagar o rascunho da fatura antes de enviar ao cliente:
- Abra o painel "Emissão de faturas" e clique em Faturas.
- Clique em … ao lado de uma fatura.
- Clique em Apagar.
- Clique em Apagar fatura.
Edite uma fatura
Editar uma fatura enviada e não paga cancela a fatura original e envia uma nova ao cliente. Para editar e reenviar uma fatura:
- Abra o painel "Emissão de faturas" e clique em Faturas.
- Clique em … ao lado de uma fatura.
- Clique em Editar.
- Faça alterações e, em seguida, clique em Enviar.
Imprima a nota fiscal da fatura
Para imprimir a nota fiscal de uma fatura já paga:
- Abra o painel "Emissão de faturas" e clique em Faturas.
- Clique em uma fatura paga.
- Clique em Ver detalhes do pedido.
- Clique em Imprimir nota fiscal.
Não é possível imprimir faturas não pagas.
Limitações
Não é possível:
- Apagar as faturas que você enviou ou cancelou.
- Realocar a fatura para um endereço de e-mail diferente do cliente, mesmo que a fatura ainda seja rascunho. Para alocar a fatura a outro cliente, apague o rascunho da fatura ou cancele a fatura enviada e crie uma nova.
- Edite o número da fatura.
Cancele uma fatura
Para cancelar uma fatura após enviá-la a um cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em ... e depois em Cancelar.
Os clientes não podem pagar faturas canceladas.
Apague uma fatura
Para apagar o rascunho da fatura antes de enviar ao cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em ... e depois em Apagar.
Edite uma fatura
Editar uma fatura enviada e não paga cancela a fatura original e envia uma nova ao cliente. Para editar e reenviar uma fatura:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em Editar.
- Faça as alterações e, em seguida, toque em Enviar.
Limitações
Não é possível:
- Apagar as faturas que você enviou ou cancelou.
- Realocar uma fatura a outro cliente, mesmo que a fatura ainda seja rascunho. Para isso, cancele ou apague a fatura e crie uma nova.
- Edite o número da fatura.
Cancele uma fatura
Para cancelar uma fatura após enviá-la a um cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em ... e depois em Cancelar.
Os clientes não podem pagar faturas canceladas.
Apague uma fatura
Para apagar o rascunho da fatura antes de enviar ao cliente:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em ... e depois em Apagar.
Edite uma fatura
Editar uma fatura enviada e não paga cancela a fatura original e envia uma nova ao cliente. Para editar e reenviar uma fatura:
- Toque em Vendas e depois em Faturas.
- Selecione uma fatura.
- Toque em Editar.
- Faça as alterações e, em seguida, toque em Enviar.
Limitações
Não é possível:
- Apagar as faturas que você enviou ou cancelou.
- Realocar uma fatura a outro cliente, mesmo que a fatura ainda seja rascunho. Para isso, cancele ou apague a fatura e crie uma nova.
- Edite o número da fatura.
E-mails de status da fatura
Os clientes recebem os seguintes e-mails quando o status da fatura é alterado:
- Fatura paga
- Fatura cancelada
- Fatura reembolsada
Não é possível personalizar o texto desses e-mails, mas o design deles segue os estilos gerais dos seus e-mails.
Reembolse um pagamento
As transações de fatura estão sujeitas a taxa de processamento do pagamento não reembolsável.
Para reembolsar um pagamento:
- Abra o painel "Produtos e serviços" e clique em Pedidos.
- Clique no pedido desejado.
- Clique em Reembolso.
- Para emitir um reembolso parcial, edite o valor do reembolso.
- Clique em Emitir reembolso.
- Se a fatura foi marcada manualmente como paga após o pagamento em dinheiro, cheque ou transferência bancária, combine com o cliente para devolver os fundos.
Para reembolsar um pagamento:
- Toque em Vendas e depois em Todos os pedidos.
- Toque no pedido desejado.
- Toque em ... no canto superior direito.
- Toque em Emitir reembolso.
- Para emitir um reembolso parcial, edite o valor do reembolso.
- Toque em OK ou em "Reembolsar".
- Se a fatura foi marcada manualmente como paga após o pagamento em dinheiro, cheque ou transferência bancária, combine com o cliente para devolver os fundos.
Para reembolsar um pagamento:
- Toque em Vendas e depois em Todos os pedidos.
- Toque no pedido desejado.
- Toque em ... no canto superior direito.
- Toque em Emitir reembolso.
- Para emitir um reembolso parcial, edite o valor do reembolso.
- Toque em OK ou em "Reembolsar".
- Se a fatura foi marcada manualmente como paga após o pagamento em dinheiro, cheque ou transferência bancária, combine com o cliente para devolver os fundos.