Acuity 계정을 HIPAA 규정에 맞게 설정하기

Acuity Scheduling은 건강 보험 양도 및 책임에 관한 법률(HIPAA) 보안 규칙의 요구 사항을 준수할 수 있도록 설계되었습니다. 그러나 양식 블록과 같은 연락처 양식 기능을 포함한 Squarespace 플랫폼의 다른 기능은 HIPAA 준수 솔루션으로 사용할 수 없습니다. Acuity 외의 영역에서 안전한 환자 정보를 온라인으로 수집하려면 외부의 HIPAA 준수 서비스를 연결하는 것을 권장합니다.

이 가이드는 미국 법률에 따라 이해되는 보호 건강 정보(PHI)를 Acuity가 어떻게 처리하는지에 대해 설명합니다. 의료 분야에 종사하지 않는 경우, 이 가이드는 해당되지 않을 수 있습니다.

참고: Acuity는 현재 HIPAA 요건을 충족하도록 설계된 유일한 Squarespace 기능입니다. Business Associate Addendum(BAA)은 Squarespace의 다른 기능에는 적용되지 않습니다. Acuity 외의 Squarespace 기능을 통해 보호 건강 정보를 보관하거나 전송해서는 안 됩니다.

Powerhouse 또는 Premium 요금제에서 Acuity 계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 전환할 수 있습니다.

Acuity는 HIPAA 보안 규칙 요건을 충족합니다.

공인된 타사 정보 보안 컨설턴트가 Acuity를 검토했습니다. 컨설턴트는 Acuity가 HIPAA 보안 규칙의 요건을 충족할 수 있음을 검증했습니다.

계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 만들기

1. Powerhouse 또는 Premium 요금제를 사용 중인지 확인하세요.
2. Acuity 내에서 스케줄링 페이지를 클릭한 다음, 설정을 클릭하세요.
3. 계정 언어 드롭다운 메뉴 아래에 있는 BAA 링크를 클릭하면 BAA 계약 절차를 시작할 수 있습니다.
4. BAA를 검토하고 의무를 충분히 이해했는지 확인하세요.
5. 필요한 정보를 제출하고 제출을 클릭하여 BAA를 체결하세요.

HIPAA에 대한 책임

단순히 Acuity에서 HIPAA 관련 기능을 활성화하는 것만으로는 HIPAA 준수를 달성할 수 없습니다. 비즈니스 운영 방식과 시스템이 Acuity와 함께 작동하며 규정을 준수하도록 보장해야 합니다.

HIPAA 보안 규칙을 준수하는 방식으로 Acuity를 사용하려면, 계정을 설정할 때 책임 있게 구성해야 합니다. 이 책임에는 문자 및 이메일 메시지에 포함되거나 제외될 전자 보호 건강 정보의 양과 유형을 신중하게 선택하고, Squarespace와 Business Associate Addendum(BAA)을 체결하는 것이 포함됩니다.

BAA는 HIPAA의 적용 대상인 "보호 대상 기관"과 "업무 기여자" 간에 교환되는 보호 건강 정보(PHI)의 사용 및 보호를 규율합니다. 이 경우, HIPAA에 따라 보호 대상 기관에 해당되는 경우 Squarespace는 본인의 업무 협력자 역할을 하게 됩니다. 자세히 알아보려면 미국 보건복지부(HHS) 웹사이트를 방문하세요.

일반 요구 사항

• HIPAA 관련 서비스를 사용하고 Squarespace와 BAA(비즈니스 제휴 계약)를 체결하려면 Powerhouse 또는 Premium 요금제를 사용해야 합니다. 이 요금제에서는 외부 BAA를 체결하지 않지만, Enterprise 요금제에서는 추가 비용으로 맞춤형 BAA를 제공합니다. Enterprise 요금제에 대해 더 알아보려면 문의하세요.
• 계정을 통해 어떤 보호 건강 정보(PHI)를 유지하거나 전송하기 전에 반드시 Acuity 계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 만들어야 합니다. 
• 각 Acuity 계정은 개별적으로 HIPAA 사용 가능 상태로 설정해야 합니다. 계정은 특정 계정에 대해 별도의 BAA를 체결해야만 HIPAA 사용이 가능합니다.
• 필요와 HIPAA 준수를 충족하기 위해 적절한 제어, 설정, 제한을 갖추는 책임은 전적으로 본인에게 있습니다. 각 조직은 제어 방식, 비식별화 절차, 조직·고객·Squarespace 간에 교환되는 정보 유형 등 자체적인 HIPAA 준수 절차를 관리하고 결정합니다. 모든 조직은 서로 다르며 요구 사항도 다양하기 때문에, Squarespace는 컴플라이언스 프로그램을 지원하는 다양한 설정을 제공합니다. 

HIPAA 사용 가능 Acuity Scheduling 계정을 위한 추가 보호

모든 Acuity 계정은 대부분의 기술적·보안적 보호 기능을 공유하지만, HIPAA 사용 가능 계정에는 다음과 같은 추가 보호 기능이 적용됩니다.

• Acuity에서 발송하는 이메일 알림에는 고객이 작성한 양식 응답이 포함되지 않습니다.
• 접수 양식은 로컬 컴퓨터 또는 장치에서만 파일 업로드를 허용합니다. Google 문서 등 외부 서비스에서의 업로드는 비활성화됩니다.
• 고객은 이메일 주소를 사용하여 패키지, 상품권 또는 구독 코드의 잔액을 확인할 수 없습니다.
• Office 365, Outlook.com, Live.com, Exchange, iCloud와의 캘린더 동기화는 사용할 수 없습니다. Acuity 계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 만들기 전에, 해당 서비스들과의 모든 동기화를 비활성화하세요.
• Squarespace 이메일 캠페인과의 통합 기능은 지원되지 않습니다. 이 통합 기능이 활성화된 상태라면, Acuity 계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 만들기 전에 해당 기능을 비활성화할 책임은 본인에게 있습니다.
• Acuity의 인보이스 기능은 사용되지 않습니다.
• Google 예약(Reserve with Google) 통합 기능은 비활성화됩니다.
• 구독 갱신 알림 이메일에는 구독 이름이 포함되지 않습니다.

이메일 및 문자 알림 제어 및 설정

• 이메일 및 문자 알림에는 기본적으로 보호 건강 정보(PHI)가 포함될 수 있습니다(예: 고객 이름, 이메일 주소, 예약 유형, 예약 일시 등). 사용자는 알림 설정을 업데이트하여 메시지에 포함되는 정보를 변경할 책임이 있습니다. 
• 기본적으로, 고객과 사용자에게 전송되는 예약 확인 및 일정 변경 메시지에는 캘린더 파일(ICS 초대장)이 첨부됩니다. 이 ICS 초대장에는 고객 이름, 예약 유형, 예약 시간이 포함되어 있습니다. 이 기능을 비활성화하려면 문의해 주세요.
• 이메일 알림을 비활성화하지 않으면, Acuity는 보낸 사람(From) 및 답장 주소(Reply-To) 필드에 고객의 이름과 이메일 주소가 표시된 이메일을 발송합니다.
• 고객은 수신 거부(Unsubscribe)를 클릭하여 마케팅 이메일 수신을 거부할 수 있습니다. 단, 완료된 거래에 대한 자동 이메일은 계속 수신하게 됩니다. 문자 메시지는 STOP이라고 회신하면 수신을 거부할 수 있습니다. 고객을 대신하여 예약을 잡을 때, 예약 상세 정보에 이메일 주소나 전화번호를 입력하지 않으면 알림 전송을 방지할 수 있습니다.

타사 통합 기능 및 HIPAA

많은 타사 통합 기능은 HIPAA를 지원하지 않습니다. Acuity 계정을 HIPAA 사용 가능 상태로 만들기 전에 이러한 통합 기능을 일부 또는 모두 비활성화할 수 있습니다.

Acuity를 Google 캘린더, Stripe 등 타사 서비스에 연결할 경우, 해당 통합 기능이 비즈니스에 적합한지 여부를 스스로 판단해야 하며, 필요에 따라 사용 방식, 설정, 보안 또는 정보를 수정하여 HIPAA 준수 정책과 의무를 충족해야 합니다. 또한, 필요한 경우 HIPAA 준수를 위한 새로운 계약 체결 역시 본인의 책임입니다. 이러한 모든 절차는 타사 서비스를 사용하기 전에 완료해야 합니다.

BAA에 액세스하기

언제든지 BAA를 검토하거나 다운로드할 수 있습니다.

1. Acuity 내에서 스케줄링 페이지를 클릭한 다음, 설정을 클릭하세요.
2. 서명된 BAA 보기 및 다운로드를 클릭하세요.
3. 원할 경우 PDF로 다운로드를 클릭하여 복사본을 저장할 수 있습니다.