Enviar facturas de marca para cobrar pagos de clientes y mayoristas

En cualquier plan de Squarespace, puedes enviar facturas profesionales personalizadas según tu marca. Esta es una gran opción si vendes productos personalizados, si trabajas con clientes de una manera colaborativa y continuada, o si vendes a mayoristas o a otros establecimientos de venta minorista. También puedes enviar propuestas, estimaciones y contratos a los clientes antes de crear una factura por tus servicios y usar proyectos para administrar tu trabajo continuo.

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Antes de comenzar

• Conecta un procesador de pagos con tu sitio.
• Asegúrate de que la información de tu empresa esté actualizada y que tu dirección de correo electrónico de respuesta sea válida. De lo contrario, las facturas no se enviarán.
• Configura cualquier tasa de impuestos aplicable.
• Si vas a enviar facturas de artículos físicos, asegúrate de agregar opciones de envío de tarifa fija o de recogida local a tu tienda. No se puede usar envíos calculados por el transportista y según el peso con las facturas.

Enviar una factura

Cuando quieras enviar una factura:

1. Abre el panel Facturas y haz clic en Crear factura. También puedes crear una factura desde la página Proyectos haciendo clic en Crear y luego en Factura.
2. En el menú que aparece, tendrás la opción de seleccionar un cliente existente o agregar un nuevo cliente que recibirá la factura. Puedes ver los clientes actuales en el panel Contactos.
3. Edita el nombre de la factura, la fecha de vencimiento y la nota opcional.
4. Para agregar conceptos, haz clic en Agregar concepto, ingresa el nombre del servicio, selecciona el tipo de producto e ingresa la cantidad y el costo.
5. Para cobrar el impuesto sobre las ventas, marca la casilla junto a Agregar impuestos correspondientes al elemento en el área de pago. Esta opción se muestra después de configurar las tasas impositivas. El impuesto sobre las ventas se calcula en el área de pago según la dirección de facturación de tu cliente.
6. Repite los pasos cuatro y cinco para cada concepto. Cada concepto se suma al total de la factura. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.
7. Para aplicar un descuento, cambia la opción junto a Aplicar un descuento, haz clic en % o $ para establecer el tipo de descuento, y luego ingresa el monto del descuento.
8. Haz clic en Configuración y luego en Estilos para hacer coincidir el correo electrónico de la factura con la gestión de marca de tu sitio. Para obtener más información sobre el estilo de los correos electrónicos, visita Notificaciones por correo electrónico del cliente.
9. Cuando vayas a enviar un correo electrónico a tu cliente, haz clic en Enviar y luego otra vez en Enviar en la ventana de confirmación.

Los pagos de facturas no están sujetos a cargos por transacción, pero sí a los cargos del procesador de pagos, que varían según la solución de pago que utilices.

Envíos

Si vendes productos físicos y configuras opciones con envío de tarifa fija o de recogida, los clientes pagarán el envío en el área de pago según su dirección de facturación. Si no tienes una tarifa fija o una opción de recogida, tus clientes no podrán avanzar en el proceso del área de pago ni pagar sus facturas.

Nota: Si tienes opciones de envío dependientes del peso que son más baratas que tus opciones de cargo fijo, aparecerán en el área de pago de las facturas. No es posible ocultar estas opciones si aparecen, y tal vez no quieras que tus clientes las seleccionen. Como solución alternativa, puedes crear una opción gratuita de cargo fijo llamada "facturar envío". Luego, puedes agregar el cargo de envío correcto como un concepto en la factura. También puedes agregar una nota a la factura para indicar a los clientes qué opción de envío debe elegir en el área de pago si aparece un envío dependiente del peso.

Cobra un depósito

Para cobrar un depósito de los clientes, crea una factura para el depósito y una segunda factura para el saldo restante después de que hayan pagado el depósito.

Cómo pagan las facturas los clientes

Cuando un cliente recibe la factura por correo electrónico, puede hacer clic en Pagar factura para ingresar su información de pago en una página de pago segura. Después de que paguen, reciben un correo electrónico de confirmación. La factura se marca como Pagada automáticamente en la página del proyecto y su pago aparece en el panel de Pedidos. No es posible marcar una factura como pagada si los clientes pagan por separado. Para obtener más información sobre los métodos de pago que tus clientes pueden usar, visita ¿Qué medios de pago puedo aceptar con Squarespace Commerce?

Recordar a los clientes sobre una factura

Para volver a enviar una factura a un cliente:

1. Abre el panel Facturación.
2. Haz clic en el icono ... junto a una factura.
3. Haz clic en Recordar.
4. Presiona Enviar.

Administrar facturas

Cancelar una factura

Para cancelar una factura después de haberla enviado a un cliente:

1. Abre el panel Facturación y haz clic en Facturas.
2. Haz clic en ... al lado de una factura.
3. Haz clic en Cancelar y luego en Cancelar factura para confirmar. Los clientes no pueden pagar una factura cancelada.

Eliminar una factura

Para eliminar un borrador de factura antes de enviarlo a un cliente:

1. Abre el panel Facturación y haz clic en Facturas.
2. Haz clic en ... al lado de una factura.
3. Haz clic en Eliminar.
4. Haz clic en Eliminar factura.

Editar una factura

Para editar y volver a enviar una factura:

1. Abre el panel Facturación y haz clic en Facturas.
2. Haz clic en ... al lado de una factura.
3. Haz clic en Editar.
4. Haz cambios y luego en Actualizar y enviar.

Limitaciones

Ten en cuenta que no es posible:

• Eliminar las facturas que hayas enviado o cancelado.
• Reasignar una factura a un cliente diferente, incluso si la factura sigue siendo un borrador. Para asignar una factura a otro cliente, cancela o elimina la factura y crea una nueva.
• Editar el número de la factura.

Reembolsar un pago

Para reembolsar un pago:

1. Abre el panel Productos y servicios y luego en Pedidos.
2. Haz clic en el pedido que quieres reembolsar.
3. Haz clic en Reembolsar.
4. Para emitir un reembolso parcial, edita el monto del reembolso.
5. Haz clic en Emitir Reembolso.