Envía facturas con tu marca para recibir pagos de clientes y mayoristas.
Con Squarespace, puedes gestionar la forma en que facturas a tus clientes por tus servicios de las siguientes maneras:
- Envía facturas a tus clientes: conecta un procesador de pagos, actualiza la configuración de tu negocio y sigue nuestros pasos para facturar manualmente a los clientes por trabajos personalizados.
- Ofrece planes de pago a cuotas: en lugar de enviar facturas manualmente, puedes agregar un plan de pagos a tus productos de servicio (como talleres o retiros) para que los clientes puedan pagar en cuotas al finalizar la compra en el área de pago.
- Envía propuestas, contratos y presupuestos: utiliza proyectos para rastrear el trabajo en curso y enviar propuestas, presupuestos y contratos para buscar y conseguir clientes antes de facturarles.
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Antes de comenzar
- Conecta un procesador de pagos con tu sitio.
- Asegúrate de que la información de tu empresa esté actualizada y que tu dirección de correo electrónico de respuesta sea válida. De lo contrario, las facturas no se enviarán.
- Configura cualquier tasa de impuestos aplicable.
- Si vas a enviar facturas de artículos físicos, asegúrate de agregar opciones de envío de tarifa fija o de recogida local a tu tienda. No se puede usar envíos calculados por el transportista y según el peso con las facturas.
Enviar una factura
Paso 1: Crea la factura
Para crear una nueva factura:
- Abre el panel de Facturas y haz clic en Crear factura para enviar una sola factura o Factura periódica para enviar una serie de facturas programadas. También puedes crear una sola factura desde la página Proyectos si haces clic en Crear y luego en Factura.
Paso 2: Agrega los datos del cliente
Para agregar los datos del cliente a la factura:
- Haz clic en Agregar o buscar un cliente. Para vincular la factura a un proyecto, selecciona un cliente existente y asegúrate de que la dirección de correo electrónico coincida con la vinculada al proyecto. Puedes ver los clientes actuales en el panel Contactos.
- Para agregar un cliente existente, escribe el nombre de un cliente y selecciónalo.
- Para añadir un nuevo cliente, haz clic en Agregar un nuevo cliente e introduce su nombre y dirección de correo electrónico. También puedes hacer clic en Agregarte como cliente de prueba si planeas enviar una factura de prueba.
Paso 3: Agrega campos personalizados del cliente
Para agregar más información a un cliente, como su dirección de facturación y número de ID fiscal:
- Haz clic en ••• junto a un cliente existente.
- Haz clic en Información adicional para agregar más información del cliente, que se incluirá en cada factura que le envíes. Puedes añadir el nombre de la empresa del cliente, los datos de facturación y envío, y campos personalizados del cliente, que pueden mostrar datos importantes, como un número de ID fiscal.
- Cuando hayas terminado, haz clic en Listo y, a continuación, en Guardar.
Paso 4: Agrega los detalles de la factura
Para agregar los datos de la factura:
- Edita el nombre de la factura.
- Para agregar hasta 6 campos personalizados que se muestran en la parte inferior de una factura, como el número de orden de compra o los detalles del IVA, haz clic en Campos personalizados, añade el Nombre del campo y el Valor del campo y haz clic en Listo. Para introducir un nuevo campo, haz clic en Agregar otro artículo. Cuando hayas terminado, haz clic en Atrás.
- Agrega una nota opcional y una fecha de vencimiento.
- Si es una factura periódica, haz clic en Cronograma periódico para configurar la fecha de inicio, la frecuencia y la fecha de finalización de la serie de facturas. Cuando termines, haz clic en la flecha hacia atrás.
- Para agregar conceptos, haz clic en Agregar concepto, ingresa el nombre del servicio, selecciona el tipo de producto e ingresa la cantidad (debe ser un número entero) y el costo. No es posible subir imágenes a este campo.
- Para cobrar el impuesto sobre las ventas, marca la casilla junto a Agregar impuestos correspondientes al elemento en el área de pago. Esta opción se muestra después de que configures las tasas impositivas. El impuesto sobre las ventas se calcula en el área de pago según la dirección de facturación de tu cliente.
- Repite los pasos cuatro y cinco para cada concepto. Cada concepto se suma al total de la factura. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.
- Para aplicar un descuento, cambia la opción junto a Aplicar un descuento, haz clic en % o $ para establecer el tipo de descuento, y luego ingresa el importe del descuento. Ten en cuenta que el total de la factura debe permanecer por encima de 0.50 $ luego de aplicar el descuento, por lo que no es posible aplicar un descuento del 100 %.
Paso 5: Dale estilo a la factura
Para cambiar los colores y el diseño de la factura:
- Haz clic en Configuración y luego en Estilos para hacer coincidir el correo electrónico de la factura con la gestión de la marca de tu sitio. Para obtener más información sobre el estilo de los correos electrónicos, visita Notificaciones por correo electrónico del cliente.
Paso 6: Programa la factura para más tarde
Si no quieres enviar la factura aún, puedes programarla para más tarde:
- Activa la opción junto a Enviar más tarde.
- Selecciona la fecha y hora de envío.
- Haz clic en Programar.
Paso 7: Activa los correos recordatorios de facturas
Para enviar correos electrónicos de recordatorio para facturas vencidas, activa la opción junto a Enviar recordatorios.
Paso 8: Envía la factura
Cuando todo esté listo, envía la factura:
- Cuando vayas a enviar un correo electrónico a tu cliente, haz clic en Enviar y luego otra vez en Enviar en la ventana de confirmación.
Cuando quieras enviar una factura:
- Toca la pestaña Ventas y luego, Facturas.
- Toca el icono + para seleccionar un cliente actual o añadir un nuevo cliente como destinatario de la factura. También puedes agregarte como cliente de prueba. Para vincular la factura a un proyecto, selecciona un cliente existente y asegúrate de que la dirección de correo electrónico coincida con la vinculada al proyecto.
- Si ya tienes contactos, búscalos por nombre o correo electrónico. Selecciónalos para revisar sus datos.
- Si no tienes contactos, crea uno ingresando su nombre y dirección de correo electrónico.
- Toca Guardar para crear una nueva factura para el cliente. Es posible que necesites tocar Crear factura.
- Edita el nombre de la factura, la fecha de vencimiento y la nota opcional.
- Para programar la factura para más tarde, activa el interruptor junto a Enviar más tarde y selecciona una fecha de vencimiento.
- Para agregar conceptos, pulsa Agregar concepto, ingresa el nombre del servicio, selecciona el tipo de producto e ingresa la cantidad (debe ser un número entero) y el costo. No es posible subir imágenes a este campo.
- Para cobrar impuestos sobre las ventas, activa la opción junto a Recaudar impuestos. Esta opción se muestra después de que configures las tasas impositivas. El impuesto sobre las ventas se calcula en el área de pago según la dirección de facturación de tu cliente.
- Repite los pasos ocho y nueve para cada concepto. Cada concepto se suma al total de la factura. Cuando hayas terminado, toca Listo.
- Para aplicar un descuento, toca Añadir descuento, toca % o $ para establecer el tipo de descuento y luego ingresa el importe del descuento. Ten en cuenta que el total de la factura debe permanecer por encima de 0.50 USD luego de aplicar el descuento, por lo que no es posible aplicar un descuento del 100 %. Cuando hayas terminado, presiona Aplicar.
- Toca Vista previa para previsualizar el correo electrónico de la factura. Para obtener más información sobre el estilo de los correos electrónicos, visita Notificaciones por correo electrónico del cliente.
- Para guardar tu factura, toca Guardar.
- Cuando quieras enviar un correo electrónico a tu cliente, toca Enviar y luego toca Enviar otra vez en la ventana de confirmación.
Los pagos de facturas no están sujetos a cargos por transacción, pero sí a los cargos del procesador de pagos, que varían según la solución de pago que utilices.
Programa una factura para más tarde
Para programar una factura para enviarla después:
- En el editor de facturas, activa la opción junto a Enviar más tarde.
- Selecciona la fecha y hora de envío.
- Presiona Programar.
Para cambiar la fecha y hora de envío programadas, edita la factura y modifica los datos de programación. Para desprogramar una factura y convertirla en borrador, haz clic en el icono ... y luego en Desprogramar.
Cuando quieras enviar una factura:
- Toca la pestaña Ventas y luego, Facturas.
- Toca el icono + para seleccionar un cliente actual o añadir un nuevo cliente como destinatario de la factura. También puedes agregarte como cliente de prueba. Para vincular la factura a un proyecto, selecciona un cliente existente y asegúrate de que la dirección de correo electrónico coincida con la vinculada al proyecto.
- Si ya tienes contactos, búscalos por nombre o correo electrónico. Selecciónalos para revisar sus datos.
- Si no tienes contactos, crea uno ingresando su nombre y dirección de correo electrónico.
- Toca Guardar para crear una nueva factura para el cliente. Es posible que necesites tocar Crear factura.
- Edita el nombre de la factura, la fecha de vencimiento y la nota opcional.
- Para programar la factura para más tarde, activa el interruptor junto a Enviar más tarde y selecciona una fecha de envío.
- Para agregar conceptos, pulsa Agregar concepto, ingresa el nombre del servicio, selecciona el tipo de producto e ingresa la cantidad (debe ser un número entero) y el costo. No es posible subir imágenes a este campo.
- Para cobrar impuestos sobre las ventas, activa la opción junto a Recaudar impuestos. Esta opción se muestra después de que configures las tasas impositivas. El impuesto sobre las ventas se calcula en el área de pago según la dirección de facturación de tu cliente.
- Pulsa Listo.
- Repite los pasos ocho y nueve para cada concepto. Cada concepto se suma al total de la factura.
- Para aplicar un descuento, toca Añadir descuento, toca % o $ para establecer el tipo de descuento y luego ingresa el importe del descuento. Ten en cuenta que el total de la factura debe permanecer por encima de 0.50 USD luego de aplicar el descuento, por lo que no es posible aplicar un descuento del 100 %. Cuando hayas terminado, presiona Aplicar.
- Toca Vista previa para previsualizar el correo electrónico de la factura. Para obtener más información sobre el estilo de los correos electrónicos, visita Notificaciones por correo electrónico del cliente.
- Para guardar tu factura, toca Guardar.
- Cuando quieras enviar un correo electrónico a tu cliente, toca Enviar y luego toca Enviar otra vez en la ventana de confirmación.
Los pagos de facturas no están sujetos a cargos por transacción, pero sí a los cargos del procesador de pagos, que varían según la solución de pago que utilices.
Programa una factura para más tarde
Para programar una factura para enviarla después:
- En el editor de facturas, activa la opción junto a Enviar más tarde.
- Selecciona la fecha y hora de envío.
- Presiona Programar.
Para cambiar la fecha y hora de envío programadas, edita la factura y modifica los datos de programación. Para desprogramar una factura y convertirla en borrador, haz clic en el icono ... y luego en Desprogramar.
Cambia la fecha de envío de una factura programada
Para cambiar la fecha y hora de envío programadas, edita la factura y modifica los datos de programación. Para desprogramar una factura y convertirla en borrador, haz clic en el icono ••• y luego en Desprogramar.
Edita los campos personalizados del cliente
Para editar los campos personalizados del cliente:
- Haz clic en ••• junto al nombre del cliente, luego haz clic en Editar la información del cliente.
- Haz clic en Más detalles.
- Realiza los cambios y haz clic en Guardar.
Edita los campos personalizados de la factura
Para editar los campos personalizados de la factura:
- Edita la factura y haz clic en ••• junto a Campos personalizados.
- Haz clic en el icono del lápiz.
- Realiza tus cambios y haz clic en Listo.
Enviar recordatorios por correo electrónico
Para enviar hasta cuatro correos electrónicos de recordatorio automatizados para facturas vencidas, activa el interruptor junto a Enviar recordatorios. No puedes personalizar estos correos electrónicos ni cambiar cuándo se envían. Se detienen luego del cuarto correo electrónico o después de que el cliente pague la factura, lo que ocurra primero. Los correos electrónicos de recordatorio se envían según este cronograma:
- 3 días después del vencimiento
- 7 días después del vencimiento
- 14 días después del vencimiento
- 30 días después del vencimiento
Revisar la actividad de los correos electrónicos de recordatorio
Puedes verificar la actividad de los correos electrónicos de recordatorio en la pestaña Actividad de la factura. Esta pestaña muestra los correos electrónicos de recordatorio programados y enviados.
Cancelar un correo electrónico de recordatorio
Para dejar de enviar correos electrónicos de recordatorio, edita la factura y desactiva la opción junto a Enviar recordatorios.
Duplicar una factura
Para duplicar una factura:
- Abre el panel Facturas y haz clic en el icono ••• al lado de la factura que quieres duplicar.
- Haz clic en Duplicar.
- Haz clic en Agregar nuevo cliente o Seleccionar cliente existente.
- Haz clic en Continue (Continuar).
Esto abre el editor de facturas. Para guardar la factura como borrador o enviarla a tu cliente, sigue los pasos anteriores en Enviar y facturar.
Para duplicar una factura:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca el icono ••• y, luego, Duplicar.
Esto abre el editor de facturas. Para guardar la factura como borrador o enviarla a tu cliente, sigue los pasos anteriores en Enviar y facturar.
Para duplicar una factura:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca el icono ••• y, luego, Duplicar.
Esto abre el editor de facturas. Para guardar la factura como borrador o enviarla a tu cliente, sigue los pasos anteriores en Enviar y facturar.
Marcar una factura como pagada
Puedes marcar una factura como pagada solo en un equipo de escritorio. Esta función no está disponible en la aplicación de Squarespace.
Marca manualmente una factura como pagada si los clientes pagan en efectivo, con cheque o transferencia bancaria.
- Abre el panel de facturas.
- Haz clic en el icono ••• junto a una factura.
- Haz clic en Marcar como pagada. El importe del pago coincide con el importe de la factura, no incluye impuestos y no se puede editar.
- Selecciona el método de pago y la fecha de pago.
- Cambia el control junto a Notificar al cliente del pago a Activado para enviarle un correo electrónico al marcar la factura como pagada.
- Agrega una nota opcional.
- Haz clic en Marcar como pagada.
¿Por qué recibí un nuevo correo de pedido luego de marcar una factura como pagada?
Cuando marcas una factura como pagada, se crea un nuevo pedido pendiente en el panel de pedidos, lo que activa un nuevo correo de pedido. No puedes desactivar este correo electrónico.
Descargar una factura como archivo PDF
Para descargar una factura enviada en formato PDF:
- Abre el panel de facturación.
- Haz clic en ••• al lado de la factura que quieres descargar.
- Haz clic en Descargar PDF.
¿Por qué no puedo descargar todas las facturas?
Solo puedes descargar facturas enviadas como archivos PDF. No puedes descargar facturas en borrador o programadas.
Envíos
Si vendes productos físicos y configuras opciones con envío de tarifa fija o de recogida, los clientes pagarán el envío en el área de pago según su dirección de facturación. Si no tienes una tarifa fija o una opción de recogida, tus clientes no podrán avanzar en el proceso del área de pago ni pagar sus facturas.
Nota: Si tienes opciones de envío dependientes del peso que son más baratas que tus opciones de cargo fijo, aparecerán en el área de pago de las facturas. No es posible ocultar estas opciones si aparecen, y tal vez no quieras que tus clientes las seleccionen. Como solución alternativa, puedes crear una opción gratuita de cargo fijo llamada "facturar envío". Luego, puedes agregar el cargo de envío correcto como un concepto en la factura. También puedes agregar una nota a la factura para indicarles a los clientes que elijan una opción de cargo fijo, incluso si aparece el envío dependiente del peso.
Cobra un depósito
Para cobrar un depósito de los clientes, crea una factura para el depósito y una segunda factura para el saldo restante después de que hayan pagado el depósito.
Cómo pagan las facturas los clientes
Cuando un cliente recibe la factura por correo electrónico, puede hacer clic en Pagar factura para ingresar su información de pago en una página de pago segura. Después de que pague, ambos reciben un correo electrónico de confirmación. La factura se marca como Pagada automáticamente en la página del proyecto y el pago aparece en el panel Pedidos.
Si habilitaste Cuentas de clientes, los clientes tienen la opción de crear una cuenta en el área de pago. Si lo hacen, pueden ver su historial de pagos desde su cuenta. Los detalles de las facturas y las facturas impagadas no se muestran en las cuentas de clientes.
Si los clientes te pagan fuera de línea en efectivo o con cheque, puedes marcar la factura como pagada.
Recordar a los clientes sobre una factura
Para reenviar una factura a un cliente:
- Abre el Panel de facturación.
- Haz clic en el icono ... junto a una factura.
- Haz clic en Reenviar.
- Presiona Enviar.
Para reenviar una factura a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca el ícono ... y luego, Reenviar.
Para reenviar una factura a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca el ícono ... y luego, Reenviar.
Administrar facturas
Cancelar una factura
Para cancelar una factura después de haberla enviado a un cliente:
- Abre el panel Facturación, y haz clic en Facturas.
- Haz clic en ... al lado de una factura.
- Haz clic en Cancelar y luego en Cancelar factura para confirmar. Tu cliente recibirá una notificación.
Los clientes no pueden pagar una factura cancelada.
Eliminar una factura
Para eliminar un borrador de factura antes de enviarlo a un cliente:
- Abre el panel Facturación, y haz clic en Facturas.
- Haz clic en ... al lado de una factura.
- Haz clic en Eliminar.
- Haz clic en Eliminar factura.
Editar una factura
Si se edita una factura enviada no pagada, se cancela la factura original y se envía una nueva al cliente. Para editar y volver a enviar una factura:
- Abre el panel Facturación, y haz clic en Facturas.
- Haz clic en ... al lado de una factura.
- Haz clic en Editar.
- Haz los cambios y, a continuación, haz clic en Enviar.
Imprimir un recibo de factura
Para imprimir el recibo de una factura pagada:
- Abre el panel Facturación, y haz clic en Facturas.
- Haz clic en una factura pagada.
- Haz clic en Ver detalles del pedido.
- Haz clic en Imprimir recibo.
No es posible imprimir una factura impaga.
Limitaciones
Ten en cuenta que no es posible:
- Eliminar las facturas que hayas enviado o cancelado.
- Reasigna una factura a una dirección de correo electrónico diferente del cliente, incluso si la factura sigue siendo un borrador. Para asignar una factura a otro cliente, elimina el borrador de la factura o cancela la factura enviada y crea una nueva.
- Editar el número de la factura.
Cancelar una factura
Para cancelar una factura después de haberla enviado a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca … y Cancelar.
Los clientes no pueden pagar una factura cancelada.
Eliminar una factura
Para eliminar un borrador de factura antes de enviarlo a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca … y Eliminar.
Editar una factura
Si se edita una factura enviada no pagada, se cancela la factura original y se envía una nueva al cliente. Para editar y volver a enviar una factura:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca Editar.
- Haz cambios y luego toca Enviar.
Limitaciones
Ten en cuenta que no es posible:
- Eliminar las facturas que hayas enviado o cancelado.
- Reasigna una factura a un cliente diferente, incluso si la factura sigue siendo un borrador. Para asignar una factura a otro cliente, cancela o elimina la factura y crea una nueva.
- Editar el número de la factura.
Cancelar una factura
Para cancelar una factura después de haberla enviado a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca … y Cancelar.
Los clientes no pueden pagar una factura cancelada.
Eliminar una factura
Para eliminar un borrador de factura antes de enviarlo a un cliente:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca … y Eliminar.
Editar una factura
Si se edita una factura enviada no pagada, se cancela la factura original y se envía una nueva al cliente. Para editar y volver a enviar una factura:
- Toca Ventas y Facturas.
- Selecciona una factura.
- Toca Editar.
- Haz cambios y luego toca Enviar.
Limitaciones
Ten en cuenta que no es posible:
- Eliminar las facturas que hayas enviado o cancelado.
- Reasigna una factura a un cliente diferente, incluso si la factura sigue siendo un borrador. Para asignar una factura a otro cliente, cancela o elimina la factura y crea una nueva.
- Editar el número de la factura.
Correos electrónicos de estado de las facturas
Los clientes reciben estos correos electrónicos cuando cambia el estado de su factura:
- Factura pagada
- Factura cancelada
- Factura reembolsada
No es posible personalizar el texto de estos correos electrónicos, pero su diseño sigue tus estilos globales de correo electrónico.
Reembolsar un pago
Las transacciones de facturas están sujetas a cargos de procesamiento de pagos, que no son reembolsables.
Para reembolsar un pago:
- Abre el panel Productos y servicios y luego en Pedidos.
- Haz clic en el pedido que quieres reembolsar.
- Haz clic en Reembolsar.
- Para emitir un reembolso parcial, edita el monto del reembolso.
- Haz clic en Emitir Reembolso.
- Si la factura se marcó manualmente como pagada después de un pago en efectivo, cheque o transferencia bancaria, coordina con tu cliente para devolver los fondos.
Para reembolsar un pago:
- Toca Ventas y Todos los pedidos.
- Toca el pedido que quieres reembolsar.
- Toca ... arriba a la derecha.
- Toca Emitir reembolso.
- Para emitir un reembolso parcial, edita el monto del reembolso.
- Toca OK o Reembolsar.
- Si la factura se marcó manualmente como pagada después de un pago en efectivo, cheque o transferencia bancaria, coordina con tu cliente para devolver los fondos.
Para reembolsar un pago:
- Toca Ventas y Todos los pedidos.
- Toca el pedido que quieres reembolsar.
- Toca ... arriba a la derecha.
- Toca Emitir reembolso.
- Para emitir un reembolso parcial, edita el monto del reembolso.
- Toca OK o Reembolsar.
- Si la factura se marcó manualmente como pagada después de un pago en efectivo, cheque o transferencia bancaria, coordina con tu cliente para devolver los fondos.