Si vendes productos y servicios personalizados a clientes o administras proyectos en curso, es posible que quieras enviar documentos profesionales con tu marca para definir el alcance de tu relación laboral y establecer tu tarifa. Esta guía trata sobre los documentos que puedes enviar a los clientes dentro del panel de Proyectos y cómo tus clientes interactúan con ellos.

Puedes enviar documentos en sitios en inglés de la versión 7.1 con los planes Empresa, Commerce, Profesional y Premium.

Crear documentos

Nota:Para enviar documentos, tendrás que crear un proyecto.

En un proyecto, desplázate hasta la sección Documentos, haz clic en el icono + y selecciona el tipo de documento. Puedes elegir entre estas opciones de plantilla:

• Propuestas: ofrece a los clientes una descripción general de alto nivel de tu negocio y servicios
• Presupuestos: describe los servicios que proporcionarás para un proyecto y los costos asociados
• Contratos: describe tus condiciones de uso

Reemplaza el texto y las imágenes de demostración con tu propio contenido. Estas plantillas están preformateadas para ayudarte a empezar, pero puedes agregar y eliminar secciones según tus necesidades. Haz clic en una sección, luego haz clic en Agregar sección o usa las opciones que aparecen arriba a la derecha de la sección para duplicarla, eliminarla o moverla. Puedes elegir entre estas secciones:

• Aceptación
• Tarjeta
• Banner de imagen
• Texto

Haz clic en cualquier área de texto para editar el texto. Reemplaza las imágenes en el panel derecho que aparecen cuando haces clic en una sección de tarjeta.

Estilo del documento

Usa la pestaña Estilos en el editor de documentos para cambiar el diseño, las fuentes y los colores del documento. Puedes elegir colores personalizados usando el selector de color o aplicar una de las combinaciones de colores de tu sitio. Puedes aplicar cambios de color a secciones individuales o a todo el documento. Haz clic en Sincronizar estilos de fuente para aplicar las fuentes de tu sitio al documento.

Aceptación

La sección de aceptación solicita a tus clientes que revisen y acepten los detalles del documento. Usa una sección de aceptación para hacer que el documento sea vinculante para ti y tu cliente.

Tenga en cuenta que no podemos proporcionar asesoramiento legal ni recomendaciones de formación contractual para su jurisdicción en particular, y no somos responsables de ninguna repercusión legal.

Enviar documentos

Para enviar un documento:

1. Haz clic en Enviar, arriba a la derecha.
2. Personaliza el asunto del correo electrónico y escribe un mensaje a tu cliente.
3. Cuando estés listo, haz clic en Enviar.

El documento se enviará a la dirección de correo electrónico del cliente vinculada al proyecto y desde la dirección de correo electrónico que figure en la configuración de información de tu empresa. No es posible agregar destinatarios adicionales, pero puedes duplicar documentos para enviarlos a distintos clientes. Después de enviar un documento, su estado cambiará a Activo en la página del proyecto. Después de que los clientes acepten, el estado cambiará automáticamente a Aceptado.

Duplicar un documento

Después de redactar un documento, puedes duplicarlo para enviarlo a distintos clientes. En el proyecto, desplázate hasta el documento que quieres duplicar:

1. En el proyecto, desplázate hasta el documento que quieres duplicar.
2. Haz clic en el icono ... y luego en Duplicar.
3. Selecciona un cliente actual o crea un nuevo cliente y un proyecto para el documento. Puedes ver todos los clientes en el panel de Contactos.
4. Haz clic en Continuar.
5. Crea un nuevo proyecto o selecciona un proyecto actual.
6. Haz clic en Continuar, edita tu documento y luego haz clic en Enviar.

Editar y eliminar documentos

Puedes editar y volver a enviar un documento si tu cliente aún no ha aceptado el acuerdo:

1. En la página del proyecto, haz clic en el icono ... junto al documento y luego en Editar.
2. Haz tus cambios.
3. Haz clic en Guardar, edita el asunto y el mensaje de tu correo electrónico, luego haz clic en Enviar. Los clientes recibirán un segundo correo electrónico con un enlace al documento actualizado. El enlace de correo electrónico original también conducirá al documento actualizado.

Para eliminar un documento que no ha sido aceptado, haz clic en el icono ..., en Eliminar y luego en Eliminar documento. Esta acción no se puede deshacer. Si un cliente sigue un enlace a un documento eliminado, aterrizará en una página de error 404.

La experiencia del cliente

Los clientes recibirán un correo electrónico con un botón para ver tu documento. Aterrizan en una página donde pueden revisar y aceptar los detalles del documento.

Cuando hacen clic en Aceptar, aparece una confirmación en una ventana emergente. Después de confirmar, ambos recibirán un correo electrónico de confirmación y el estado del documento que aparece cuando abren el documento cambiará a Aceptado.

Próximos pasos

Ahora que has determinado el alcance tu trabajo y has aceptado una tarifa y un calendario de entrega, es posible que quieras:

• Cobrar un depósito o el pago completo
• Crear hitos del proyecto