Zorg ervoor dat je Acuity-account voldoet aan de HIPAA-regelgeving.

Acuity Scheduling is zo ontworpen dat je kunt voldoen aan de vereisten van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Security Rule. Andere delen van het Squarespace-platform, waaronder contactformulierfuncties zoals het formulierblok, kunnen niet worden gebruikt als onderdeel van een HIPAA-conforme oplossing. Om veilige patiëntgegevens online te verzamelen voor gebieden buiten Acuity, raden we aan om een koppeling te maken met een externe, conforme dienst.

Deze handleiding beschrijft hoe Acuity omgaat met beschermde gezondheidsinformatie, zoals dat wordt begrepen onder de Amerikaanse wetgeving. Als je niet in de gezondheidszorg werkt, is deze handleiding waarschijnlijk niet op jou van toepassing.

Let op: Acuity is de enige Squarespace-functie die momenteel is ontworpen om diensten aan te bieden die voldoen aan de HIPAA-verplichtingen. Je Business Associate Addendum (BAA) dekt geen andere functies van Squarespace. U mag geen beschermde gezondheidsinformatie via Squarespace buiten Acuity bewaren of verzenden.

Je kunt je Acuity-account HIPAA-compatibel maken op de Powerhouse- of Premium-abonnementen.

Acuity voldoet aan de vereisten van de HIPAA Security Rule

Een gekwalificeerde informatiebeveiligingsconsultant van een derde partij heeft Acuity beoordeeld. De consultant heeft bevestigd dat Acuity kan voldoen aan de eisen van de HIPAA Security Rule.

Maak je account HIPAA-geschikt

1. Zorg dat je het Powerhouse- of Premium-abonnement hebt.
2. Klik in Acuity op Planningspagina en klik vervolgens op Instellingen.
3. Klik onder het uitklapmenu accounttaal op de BAA-link om te beginnen met het aangaan van een BAA.
4. Neem de BAA door en zorg ervoor dat je je verplichtingen begrijpt.
5. Voer de BAA in door de benodigde informatie in te dienen en op Verzenden te klikken.

Je verantwoordelijkheden voor HIPAA

Het inschakelen van HIPAA-gerelateerde functies in Acuity alleen is niet genoeg om je HIPAA-compliant te maken. Je moet er ook voor zorgen dat je bedrijfspraktijken en -systemen werken met Acuity om compliant te blijven.

Om Acuity te gebruiken op een manier die voldoet aan de HIPAA-veiligheidsregel, moet je verantwoordelijkheid nemen bij het aanmaken van je account. Tot deze verantwoordelijkheden behoren onder meer het zorgvuldig selecteren van het bedrag en het type elektronisch beschermde gezondheidsinformatie die wel en niet in tekst- en e-mailberichten wordt opgenomen, en het aangaan van een Business Associate Addendum (BAA) met Squarespace.

Een BAA (Business Associate Agreement) regelt het gebruik en de bescherming van beschermde gezondheidsinformatie die wordt uitgewisseld tussen een "gedekte entiteit" en een "zakelijke partner". In deze situatie, als je een gedekte entiteit bent volgens HIPAA, dan is Squarespace een zakelijke partner voor je. Ga voor meer informatie naar de site van het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services. 

Algemene eisen

• Je moet op het Powerhouse- of Premium-abonnement zitten om HIPAA-gerelateerde diensten in te schakelen en een BAA met Squarespace aan te gaan. We sluiten geen externe BAA's af voor dit plan, maar aangepaste BAA's zijn beschikbaar voor een Enterprise-plan tegen extra kosten. Neem contact met ons op voor meer informatie over Enterprise-plannen.
• Zorg ervoor dat je je Acuity-account HIPAA-geschikt hebt gemaakt voordat je Beschermde Gezondheidsinformatie onderhoudt of verzendt via je account. 
• Je moet ervoor zorgen dat elk Acuity-account geschikt is voor HIPAA. Een account wordt alleen geschikt voor HIPAA als er een aparte BAA wordt afgesloten voor dat specifieke account.
• U bent zelf volledig verantwoordelijk voor het instellen van de juiste controles, instellingen en beperkingen om aan uw behoeften en de HIPAA-regelgeving te voldoen. Elke organisatie controleert en bepaalt haar eigen HIPAA-compliancepraktijken, inclusief hoe bepaalde controles worden geïmplementeerd, de-identificatie en de soorten informatie die worden uitgewisseld tussen uw organisatie, uw klanten en Squarespace. Elke organisatie is anders en heeft andere behoeften. Daarom bieden we instellingen aan waarmee u uw eigen complianceprogramma kunt realiseren. 

Meer bescherming voor Acuity Scheduling-accounts die voldoen aan de HIPAA-regelgeving.

Alle Acuity-accounts delen de meeste technische en veiligheidsbeschermingen, maar er zijn extra beschermingen voor HIPAA-geactiveerde accounts:

• E-mailmeldingen die we je sturen, bevatten geen antwoorden op het klantformulier.
• Intakeformulieren accepteren alleen bestandsuploads vanaf een lokale computer of apparaat. Uploaden vanuit Google-documenten en vergelijkbare diensten is uitgeschakeld.
• Klanten kunnen hun e-mail niet gebruiken om het saldo van pakketten, cadeaubonnen of abonnementscodes te controleren.
• Agendasynchronisatie met Office 365, Outlook.com, Live.com, Exchange en iCloud is niet beschikbaar. Schakel synchronisatie met deze services uit voordat je je Acuity-account inschakelt voor HIPAA.
• Integratie met Squarespace Email Campaigns is niet beschikbaar. Als deze integratie actief is, ben je zelf verantwoordelijk voor het uitschakelen ervan voordat je je Acuity-account HIPAA-compatibel maakt.
• De facturenfunctie van Acuity staat niet aan.
• Je integratie met Reserve with Google is niet ingeschakeld.
• Herinnerings-e-mails voor abonnementsverlenging bevatten geen abonnementsnamen.
• Je wordt na vier uur inactiviteit automatisch uitgelogd uit je account.

Bedieningselementen en instellingen voor e-mail en tekstmeldingen

• E-mail- en sms-berichten kunnen standaard beschermde gezondheidsinformatie (PHI) bevatten, waaronder namen van klanten, e-mailadressen, soorten afspraken en data en tijden van afspraken. Je bent verantwoordelijk voor het wijzigen van de informatie in berichten door je meldingsinstellingen bij te werken. 
• Standaard bevatten bevestigings- en herplanningsberichten die naar de klant en naar u worden verzonden een agendabestand (ICS-uitnodiging) als bijlage. Deze ICS-uitnodiging bevat de naam van de klant, het type afspraak en het tijdstip van de afspraak. Neem contact met ons op om deze functie uit te schakelen.
• Als je e-mailmeldingen niet uitschakelt, stuurt Acuity je e-mails met de velden Van en Antwoord-aan waarin de naam en het e-mailadres van de klant staan.
• Klanten kunnen zich afmelden voor marketingmails door te klikken op uitschrijven. Ze blijven geautomatiseerde e-mails ontvangen met een overzicht van voltooide transacties. Ze kunnen zich afmelden voor sms-berichten door te antwoorden met STOP. Als je een afspraak plant namens een klant, kun je voorkomen dat er meldingen worden verstuurd door het e-mailadres of telefoonnummer weg te laten in de afspraakgegevens.

Integraties van derden en HIPAA

Veel integraties van derden ondersteunen HIPAA niet. Je kunt sommige of al deze integraties uitschakelen voordat je je Acuity-account geschikt maakt voor HIPAA.

Als je Acuity koppelt aan integraties van derden, zoals Google Agenda of Stripe, ben je zelf verantwoordelijk om te bepalen of de integratie geschikt is voor je bedrijf en/of om je gebruik, instellingen, beveiliging of gegevens aan te passen om te voldoen aan de HIPAA-regelgeving en -verplichtingen. Het is ook je verantwoordelijkheid om nieuwe contractuele overeenkomsten aan te gaan die nodig zijn om te voldoen aan je HIPAA-compliancepraktijken en -verplichtingen. Je moet dit allemaal doen voordat je de dienst van derden gebruikt.

Toegang tot jouw BAA

Je kunt je BAA op elk gewenst moment bekijken of downloaden:

1. Klik in Acuity op Planningspagina en klik vervolgens op Instellingen.
2. Klik op ondertekende BAA bekijken en downloaden.
3. Klik eventueel op Download als PDF om een kopie te downloaden.