Als je op maat gemaakte producten en diensten verkoopt aan klanten of lopende projecten beheert, wil je misschien professionele documenten met branding sturen om je werkrelatie te definiëren en je vergoeding vast te stellen. Deze gids behandelt de documenten die je naar klanten kunt verzenden binnen het Projectenpaneel, en hoe je klanten hiermee omgaan.

Je kunt documenten sturen in het Basisabonnement, Core-abonnement, Plusabonnement, Geavanceerd abonnement, Zakelijk, Commerce Basic-abonnement en Commerce Advanced-abonnement. Voor meer informatie, bezoek Het juiste Squarespace-abonnement kiezen.

Kijk een video

Conceptdocumenten

Opmerking:Om documenten te verzenden, moet je een project aanmaken en in je bedrijfsinformatie-instellingen een geldig e-mailadres hebben ingevoerd.

In een project scrol je naar het gedeelte Documenten, klik je op het + pictogram en selecteer je het documenttype. Je kunt kiezen uit de volgende sjabloonopties:

• Voorstellen – Geeft klanten een overzicht op hoog niveau van je bedrijf en diensten
• Schattingen - Geeft een overzicht van de diensten die je voor een project gaat leveren, en de bijbehorende kosten
• Contracten - Geeft een overzicht van je servicevoorwaarden

Vervang de demotekst en afbeeldingen door je eigen content. Deze sjablonen zijn vooraf opgemaakt om je op weg te helpen, maar je kunt gedeelten toevoegen en verwijderen om aan je behoeften te voldoen. Je kunt ook Squarespace AI gebruiken om je te helpen bij het concept van de documenttekst. Klik op een gedeelte, klik vervolgens op Gedeelte toevoegen, of gebruik de opties die verschijnen in de rechterbovenhoek van het gedeelte om het te dupliceren, verwijderen of verplaatsen. Je kunt kiezen uit deze gedeelten:

• Acceptatie
• Kaart
• Afbeeldingsbanner
• Tekst

Klik op een willekeurig tekstgebied om de tekst te bewerken. Vervang de afbeeldingen in het rechterpaneel dat verschijnt wanneer je op een kaartgedeelte klikt.

Geef je document stijl

Gebruik het tabblad stijlen in de documenteditor om de lay-out, lettertypen en kleuren van het document te wijzigen. Je kunt aangepaste kleuren kiezen met behulp van de kleurenkiezer of een van de kleurenpaletten van je site toepassen. Je kunt kleurwijzigingen toepassen op afzonderlijke gedeelten of op het hele document. In versie 7.1 klik je op lettertypestijlen synchroniseren om de lettertypen van je site toe te passen op het document.

Acceptatie

Het acceptatiegedeelte geeft je klanten een prompt om de documentgegevens te bekijken en te accepteren. Gebruik het acceptatiegedeelte om een document bindend te maken tussen jou en jouw cliënt.

Houd er rekening mee dat we geen aanbevelingen kunnen doen voor contracten binnen jouw rechtsgebied.

Documenten verzenden

Een document verzenden:

1. Klik op Verzenden in de rechterbovenhoek.
2. Pas de onderwerpregel van de e-mail aan en schrijf een bericht aan je klant.
3. Klik op verzenden als je er klaar voor bent.

Het document wordt verzonden naar het e-mailadres van de klant dat aan het project is gekoppeld en vanaf het e-mailadres in je bedrijfsinstellingen. Het is niet mogelijk om extra ontvangers toe te voegen, maar je kunt documenten dupliceren om naar verschillende klanten te verzenden. Nadat je een document hebt verzonden, verandert de status ervan op de projectpagina naar Live. Nadat klanten akkoord zijn gegaan, verandert de status automatisch in Geaccepteerd en ontvangen jullie allebei een e-mailbevestiging met het document als bijlage.

Een document dupliceren

Nadat je een concept hebt opgesteld, kun je het dupliceren om naar verschillende klanten te sturen. Scrol in het project naar het document dat je wilt dupliceren:

1. Scroll in het project naar het document dat je wilt dupliceren.
2. Klik op het pictogram ... en klik vervolgens op Kopieer.
3. Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe klant en project voor het document. Je kunt al je klanten bekijken in het paneel Contacten.
4. Klik op Doorgaan.
5. Maak een nieuw project of selecteer een bestaand project dat je al hebt.
6. Klik op Doorgaan, bewerk je document en klik op Verzenden.

Je kunt documenten bewerken en verwijderen

Je kunt een document bewerken en opnieuw verzenden als je klant de overeenkomst nog niet heeft geaccepteerd:

1. Klik op de projectpagina op het ... pictogram naast het document en klik vervolgens op Bewerken.
2. Breng je wijzigingen aan.
3. Klik op opslaan, bewerk de onderwerpregel en het bericht van je e-mail en klik op verzenden. Klanten ontvangen een tweede e-mail met een link naar het bijgewerkte document. De link in de oorspronkelijke e-mail leidt ook naar het bijgewerkte document.

Om een document te verwijderen dat niet is geaccepteerd, klik je op het …-pictogram, vervolgens op verwijderen, en tot slot op document verwijderen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Als een klant een link naar een verwijderd document volgt, komt deze op een 404-pagina terecht.

De klantervaring

Klanten ontvangen een e-mail met een knop om je document te bekijken. Ze komen op een pagina waar ze de details van het document kunnen bekijken en accepteren.

Als ze op Accepteren klikken, verschijnt er een pop-upbevestiging. Na bevestiging ontvangen jullie allebei een bevestigingsmail met het document als bijlage, en de documentstatus die wordt weergegeven wanneer ze het document openen, verandert in Geaccepteerd. De acceptatieknop volgt de taalinstellingen van je site en kan niet worden bewerkt.

Volgende stappen

Nu je je werk hebt afgebakend en een vergoeding en leveringsschema bent overeengekomen, wil je misschien:

• Kun je een aanbetaling of een volledige betaling innen?
• Stel je projectmijlpalen op