Nota: Sebbene le nostre guide più popolari siano state tradotte in italiano, alcune guide sono disponibili solo in inglese.

Gestione della disponibilità e dei calendari

Prima di poter accettare gli appuntamenti in Scheduling, dovrai scegliere l'orario in cui accetterai le prenotazioni dai clienti, ovvero impostare la tua disponibilità. Tale operazione può essere eseguita da te o da qualsiasi collaboratore che abbia accesso a Scheduling. Inoltre puoi impostare dei limiti su come e quando gli appuntamenti saranno pianificati e aggiungere e modificare più calendari. Ogni calendario ha il proprio orario di disponibilità.

Prima di iniziare

  • La disponibilità limita i tempi di prenotazione online dei clienti. Tu e il tuo staff potete pianificare appuntamenti al di fuori della vostra disponibilità dal Calendario appuntamenti.
  • La disponibilità è solo per i tipi di appuntamento normali e non si applica alle lezioni.

Come funzionano gli appuntamenti in Scheduling

Quando Scheduling mostra che i tuoi clienti aprono gli orari degli appuntamenti, diverse impostazioni lavorano insieme per assicurarsi che tu sia disponibile:

  • La disponibilità rappresenta gli orari in cui sei disponibile per visualizzare i clienti.
  • La durata del tipo di appuntamento è la durata dell'appuntamento.
  • Limiti di programmazione, ovvero impostazioni che limitano la prenotazione, ad esempio avere un numero massimo di appuntamenti settimanali.

La pianificazione evita automaticamente orari di inizio che non lasciano spazio sufficiente per l'appuntamento.  La pianificazione non offrirà ai clienti un appuntamento di 60 minuti quando hai solo una finestra di 30 minuti e non offrirà un appuntamento di 60 minuti che inizia 30 minuti prima della giornata.

La pianificazione consulta anche i limiti di programmazione per stabilire quante persone possono prenotare con te contemporaneamente, in quale misura in futuro i clienti possono prenotare, se hai un numero massimo di appuntamenti ogni settimana e altro ancora.

La pianificazione utilizzerà l'intervallo di tempo di inizio (controllato nei limiti di programmazione, illustrati di seguito), per decidere quali orari di inizio offrire ai tuoi clienti. Inizierà con la prima volta in cui sei disponibile, quindi aggiungerà l'intervallo di tempo di inizio per ottenere l'ora di inizio successiva e così via. 

Una volta che Scheduling ha incrociato tutte queste impostazioni, genera un elenco di orari disponibili per la prenotazione dei client.

Impostare e modificare la disponibilità di base

Per avere il pieno controllo sulla tua pianificazione e sull'orario in cui i clienti possono prenotare un appuntamento con te, imposta il tuo orario per ogni calendario.

Impostare l'orario settimanale regolare

Se il calendario rimane lo stesso di settimana in settimana, imposta gli orari settimanali regolari:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Se hai più di un calendario, clicca su Modifica disponibilità/limiti su uno di essi.
  3. Nella sezione Orario settimanale normale, lascia l'opzione Ho un orario normale ogni settimana selezionata.
  4. Inserisci il tuo orario nei campi per ogni giorno della settimana. Per informazioni sulla formattazione dell'orario, consulta Formattazione dell'orario.
  5. Clicca su Salva orari normali.

Impostare orari diversi per ogni giorno

Se il calendario ha orari diversi ogni giorno, rimuovi prima gli orari settimanali normali:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Se hai più di un calendario, clicca su Modifica disponibilità/limiti su uno di essi.
  3. Nella sezione Orario settimanale normale, deseleziona l'opzione  Ho un orario normale ogni settimana.
  4. Clicca su Salva, passa a Giorni specifici.

Quindi utilizza il calendario che appare di seguito per aggiungere ore da ignorare per giorni specifici. I giorni rimasti vuoti non saranno prenotabili dai clienti:

  1. Clicca su un giorno del calendario.
  2. Inserisci il tuo orario per quel giorno, quindi clicca su Imposta orario. Per informazioni sulla formattazione dell'orario, vedi Formattazione dell'orario.
  3. Ripeti gli step 1 e 2 fino al completamento della pianificazione.

Formattazione dell'orario

Quando inserisci l'orario nel calendario, puoi impostare un intervallo di tempo in cui sei disponibile, elencare orari di inizio specifici o combinare i due metodi. Utilizza la tabella riportata di seguito per informazioni sulla formattazione dell'orario.

Esempio di formattazione

Effetto

8:00 - 17:00 

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00. L'ultimo deve terminare entro le 17:00.

8:00 - 13:00, 14:00 - 17:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00 e devono terminare entro le 13:00. Possono riprendere alle 14:00 e terminare entro le 17:00.

8:00, 9:00, 10:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00, alle 9:00 e alle 10:00.

8:00 - 15:00, 16,30 - 17:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00 e devono terminare entro le 15:00. Inoltre, possono riprendere alle 16:30 e alle 17:00.

Limitare l'orario di prenotazione o modificare gli appuntamenti per i clienti

Utilizza i limiti di pianificazione per scegliere se e quando i clienti possono prenotare, modificare o annullare gli appuntamenti.

I limiti di pianificazione controllano:

  • Con quanto anticipo i clienti possono prenotare appuntamenti nella pagina di pianificazione
  • Se i clienti possono ripianificare o annullare i propri appuntamenti
  • A che distanza da un appuntamento prenotato i clienti possono ripianificare o annullare
  • Quali fasce orarie offre la pagina di programmazione
  • Se i clienti possono modificare i moduli di accettazione dopo la pianificazione

I limiti di pianificazione predefiniti vengono applicati a livello di account. I limiti di pianificazione per un calendario si applicano solo a tale calendario. Se un limite di pianificazione è disponibile sia come limite di pianificazione predefinito che su calendari specifici, il limite di pianificazione specifico del calendario sostituirà quello di pianificazione predefinito.

Impostare i limiti di pianificazione predefiniti

Per modificare i limiti di pianificazione predefiniti:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Clicca su Modifica limiti predefiniti
  3. Apporta modifiche ai limiti predefiniti. Per informazioni su queste impostazioni, consulta la tabella qui sotto.

Impostare limiti di pianificazione per calendari specifici

Per aggiungere o modificare i limiti di pianificazione per un calendario specifico:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Se hai più di un calendario, clicca su Modifica disponibilità/limiti su uno di essi.
  3. Clicca su Limiti di pianificazione dei clienti.
  4. Apporta eventuali modifiche ai limiti predefiniti. Per informazioni su queste impostazioni, consulta la tabella qui sotto.
  5. Clicca su Salva limiti.

Scopri di più su ciascuna impostazione:  

Impostazione

Azione

Generale

Decidi con quanto anticipo ed entro quanto tempo dall'orario dell'appuntamento si può effettuare una prenotazione. Scegli se i clienti possono riprogrammare gli appuntamenti da soli, se possono annullarli o modificare i moduli da soli e, in caso affermativo, con quanto anticipo devono apportare tali modifiche. Esistono già delle impostazioni predefinite che possono essere sovrascritte con limiti di programmazione specifici del calendario.

Intervalli di tempo di inizio

Consenti a Scheduling di scegliere gli orari di inizio degli appuntamenti in base alle durate o di impostare autonomamente la tempistica. 

Se gli orari di inizio vengono visualizzati in base alla durata degli appuntamenti, Scheduling utilizzerà il denominatore comune più basso delle durate degli appuntamenti, ovvero il numero maggiore che può essere suddiviso in tutte le durate degli appuntamenti. 

Ad esempio, se disponi di un tipo di appuntamento di 20 minuti e di un tipo di appuntamento di 10 minuti, Scheduling offrirà fasce orarie che iniziano ogni 10 minuti.

Questo limite di pianificazione è solo predefinito.

Ridurre al minimo le lacune

Riduci automaticamente gli intervalli tra gli orari degli appuntamenti e raggruppali per evitare buchi nella giornata. Questo limite di pianificazione è solo predefinito.

Sembri occupato

Aggiungi una percentuale di tempo per ridurre il numero di appuntamenti disponibili. In questo modo alcune fasce orarie vengono nascoste ai clienti. Questo limite di pianificazione è solo predefinito.

Appuntamenti per fascia oraria

Imposta il numero di appuntamenti che possono avere luogo contemporaneamente in questo calendario o gruppo di tipi di appuntamento. Questo limite deve essere impostato separatamente per ogni calendario.

Numero max di appuntamenti

Imposta il numero massimo di appuntamenti che possono essere prenotati per questo calendario o gruppo di tipi di appuntamento. Scegli di accettare appuntamenti finché le prenotazioni non saranno al completo o imposta un massimo per giorno o settimana. Questo limite deve essere impostato separatamente per ogni calendario.

Aggiungere e gestire calendari

Ogni calendario in Scheduling rappresenta un set separato di orari in cui i clienti possono prenotare appuntamenti. Alcune piccole imprese hanno bisogno di un solo calendario. Se hai molto personale o più sedi, puoi creare calendari individuali.

Il numero di calendari che puoi aggiungere dipende dal piano di Scheduling:

  • Emerging - Un calendario
  • Growing - Da due a sei calendari
  • Powerhouse - Da sette a 36 calendari
Suggerimento: se disponi di calendari per il tuo personale e il tuo staff in servizio è più numeroso rispetto alla capacità di ospitare appuntamenti, aggiungi Posti/Risorse. Ad esempio, puoi utilizzare Posti/Risorse se disponi di un numero inferiore di stanze rispetto al personale o alle apparecchiature che i clienti devono utilizzare.

Aggiungere un nuovo calendario

Per aggiungere un nuovo calendario:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Clicca su Aggiungi nuovo calendario.
  3. Inserisci il nome del calendario e tutti i dettagli che desideri includere, ad esempio un'immagine, un fuso orario e una posizione. Aggiungi un indirizzo e-mail o un numero di telefono per ricevere notifiche di conferma, cancellazione e riprogrammazione. Separa più voci con le virgole.
  4. Clicca su Prossimo passaggio: aggiungere tipi di appuntamento e orari.
  5. Seleziona il tipo di appuntamento in questo calendario.
  6. Clicca su Salva tipi di appuntamento.
  7. Inserisci la tua disponibilità
  8. Clicca su Salva orario normale se stai utilizzando l'orario settimanale normale oppure inserisci l'orario quotidiano, se scegli di ignorare l'orario normale per giorni specifici.
  9. Clicca su Limiti di pianificazione dei clienti.
  10. Imposta i limiti di pianificazione.
  11. Clicca su X in alto a destra per chiudere l'editor. 

Modificare un calendario

Per modificare un calendario esistente: 

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Trova il calendario che desideri modificare e clicca su Impostazioni calendario.
  3. Apporta le modifiche desiderate e clicca su Salva modifiche.

Eliminare un calendario

Nota: prima di eliminare un calendario, annulla tutti gli appuntamenti imminenti o ripianificali in altri calendari. Dopo aver eliminato un calendario, gli appuntamenti non più verranno visualizzati in alcun calendario. Non saranno eliminati, ma saranno visibili solo nei record individuali dei clienti e saranno più difficili da trovare.

Per eliminare un calendario:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Trova il calendario che desideri eliminare e clicca su Impostazioni calendario.
  3. Clicca su Elimina calendario.
  4. Clicca su Sì, elimina calendario.

Impostare orari o limiti separati per diversi tipi di appuntamento

Puoi suddividere il calendario in gruppi di tipi di appuntamento con le proprie impostazioni di disponibilità e limiti di pianificazione. Ciò è utile se offri alcuni servizi solo in orari specifici. Dopo aver creato questi gruppi, puoi impostare la disponibilità e i limiti di pianificazione per ciascuno di essi.

Aggiungere un nuovo gruppo di tipi di appuntamento

Per creare un nuovo gruppo di tipi di appuntamento:  

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Trova il calendario che desideri suddividere in gruppi.
  3. Nell'angolo in basso a sinistra del pannello Calendario, clicca sul link Imposta orari differenti per alcuni tipi di appuntamento.
  4. Seleziona i tipi di appuntamento che desideri inserire in un gruppo, quindi clicca su Salva tipi appuntamento. Se questo è il primo gruppo che hai creato, gli appuntamenti selezionati creano un gruppo denominato Gruppo 2. Quelli che non hai selezionato creano il Gruppo 1.
  5. Imposta la tua disponibilità per questo gruppo.
  6. Clicca sulla scheda Limiti di pianificazione dei clienti in alto.
  7. Inserisci i tuoi limiti di pianificazione per questo gruppo.
  8. Clicca su Salva limiti.
  9. Clicca su X in alto a destra per chiudere l'editor. 
Suggerimento: le lezioni vengono inserite automaticamente nel Gruppo 1, e puoi aggiungere altri tipi di appuntamento al medesimo gruppo. Poiché le lezioni vengono offerte negli orari scelti manualmente, non sono interessate dalle impostazioni di disponibilità del Gruppo 1. Tuttavia, sono controllate dai limiti di pianificazione dello stesso gruppo.

Modificare i tipi di appuntamento in un gruppo

Per aggiungere o rimuovere tipi di appuntamento dai gruppi:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Individua il gruppo che desideri modificare e clicca su Modifica gruppo.
  3. Regola le caselle di controllo per controllare quali tipi di appuntamento si trovano nel gruppo.
  4. Clicca su Salva modifiche.

Per spostare un tipo di appuntamento da un gruppo all'altro: 

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Individua il gruppo con il tipo di appuntamento che desideri spostare e clicca sull'icona a forma di ingranaggio accanto al nome del tipo di appuntamento.
  3. Utilizza il menu a discesa per scegliere un nuovo gruppo per il tipo di appuntamento oppure clicca su Crea nuovo gruppo.

Utilizzare posti/risorse per gestire gli elementi necessari per gli appuntamenti

Utilizza il pannello Posti/Risorse per limitare il numero di appuntamenti che richiedono un elemento che può essere pianificato contemporaneamente. Questo limite si applica a tutti i calendari. Ad esempio, se hai un'azienda di noleggio kayak, potresti voler limitare il numero di kayak disponibili da affittare contemporaneamente. 

Quando crei una risorsa, comunichi a Scheduling quanti elementi hai a disposizione e quali tipi di appuntamento li utilizzano. Quando un cliente prenota un appuntamento che richiede una risorsa, Scheduling ne detrae una dalle risorse per tale fascia oraria. Quando una risorsa scende a zero per una fascia oraria, i clienti possono prenotare altri appuntamenti che utilizzano la risorsa in tale fascia oraria.

Ricorda: 

  • Le risorse limitano il numero totale di appuntamenti che hanno luogo contemporaneamente, ma non consentono di pianificare gli appuntamenti per stanze specifiche. Per consentire ai clienti di prenotare una stanza specifica, crea un calendario per ogni stanza.
  • Se disponi di un calendario per ogni posto, non utilizzare le risorse per rappresentare i posti.
  • Le risorse sono solo per uso interno e non sono visibili ai clienti.
  • Le lezioni possono utilizzare risorse, ma l'intera lezione ne sottrae solo una dal pool di risorse.
  • Se un tipo di appuntamento richiede più risorse diverse, tutte le risorse devono essere a disposizione dei clienti per la prenotazione.

Per aggiungere una risorsa:

  1. In Scheduling, clicca su Disponibilità.
  2. Clicca su Stanze/Risorse.
  3. Clicca su Nuova risorsa.
  4. Inserisci un nome e una quantità per la risorsa, quindi seleziona i tipi di appuntamento che la utilizzano.
  5. Clicca su Crea risorsa.
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