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Cómo reservar citas para clientes con Scheduling

En esta guía se explica cómo programar, cambiar o cancelar citas para clientes desde el panel Scheduling de tu sitio. Para ver la experiencia de reserva en línea de tus clientes, visita Cómo reservan citas los clientes

Antes de comenzar

Antes de reservar citas, deberás:

Programar una cita

Sigue estos pasos si deseas reservar citas para tus clientes:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Calendario de citas.
  2. Arriba del calendario, presiona Nuevo.
  3. Selecciona un tipo de cita.
  4. Si tienes varios calendarios, selecciona uno.
  5. Elige una fecha y hora. Para elegir una fecha y hora fuera de tu disponibilidad, haz clic en Personalizado. Si eliges una fecha y hora fuera de tu disponibilidad, Scheduling muestra una advertencia, pero no te impide programar la cita. Para crear una cita repetida, haz clic en Periódica.
  6. Ingresa la información de contacto de tu cliente. Incluye una dirección de correo electrónico para enviar las notificaciones de las citas al cliente por este medio.
  7. Haz clic en Programar cita o usa la flecha para seleccionar Programar, pero no enviar el mensaje de confirmación.

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  1. Después de hacer la reserva, aparecerá un resumen de la cita. A partir de ese momento, puedes añadir notas, editar la información o aceptar el pago.
  2. Haz clic en Guardar y, luego, en Cerrar.

Reprogramar citas

Para reprogramar una cita única:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Calendario de citas.
  2. Haz clic en el resumen de la cita debajo del calendario.
  3. Haz clic en Reprogramar.
  4. Escoge una fecha en el calendario y, luego, un nuevo horario. Para elegir una fecha y una hora fuera de tu disponibilidad, haz clic en Personalizado.
  5. Haz clic en Reprogramar cita o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no mandar un mensaje.
  6. Después de reprogramarla, podrás agregar notas en la cita o aceptar el pago.
  7. Haz clic en Guardar y, luego, en Cerrar para regresar a tu calendario de citas. 

Para reprogramar de forma masiva las citas de un cliente que no sean de una clase:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Clientes.
  2. Haz clic en el nombre del cliente.
  3. Marca las casillas situadas junto a las citas que deseas reprogramar y, a continuación, haz clic en Reprogramar seleccionadas.
  4. Utiliza el menú para decidir los nuevos horarios de las citas. Si son todas a la misma hora el mismo día de la semana, elige otro horario y día de la semana. Si no es tu caso, elige si deseas agregar o restar tiempo, y en cuántos días y minutos.
  5. Haz clic en Reprogramar citas o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no enviar un correo electrónico de confirmación.

Para reprogramar de forma masiva a los asistentes de una clase:

Nota: Debes tener al menos una próxima sesión de clase grupal para poder reprogramar de forma masiva a los asistentes de una clase.
  • En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Tipos de cita.
  • Haz clic en el tipo de cita de una clase grupal y, a continuación, en la sesión de clase grupal a la derecha.
  • Marca las casillas situadas junto a los asistentes que deseas reprogramar y, a continuación, haz clic en Reprogramar seleccionados.
  • Utiliza el menú desplegable para seleccionar la nueva sesión de clase y, a continuación, haz clic en Reprogramar citas o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no enviar correo electrónico de confirmación.

Editar una cita

Para cambiar otros datos de la cita, como el nombre o la dirección de correo electrónico del cliente, o para añadir notas internas:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Calendario de citas.
  2. Presiona el resumen de la cita en el calendario para abrir sus detalles.
  3. Click Edit.
  4. Actualiza los campos que deseas cambiar.
  5. Haz clic en Guardar y, luego, en Cerrar.

Si cambias la dirección de correo electrónico del cliente, puedes hacer clic en el botón Reenviar correo electrónico de confirmación, situado sobre los detalles de la cita para enviar una confirmación a la nueva dirección. 

Cancelar una cita

Puedes cancelar citas para clientes por cita individual o de forma masiva. Después, es posible que desees cobrar una tarifa por no presentarse o reembolsar al cliente, dependiendo de tus políticas. 

Para cancelar una cita del cliente:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Calendario de citas.
  2. Haz clic en el resumen de la cita debajo del calendario.
  3. Haz clic en Cancel (Cancelar).
  4. Selecciona Marcar como ausente sin aviso o Enviar un mensaje de correo electrónico al cliente, si corresponde. Si eliges enviar un mensaje de correo electrónico, puedes añadir el mensaje.
  5. Pulsa Cancelar cita.
Consejo: Para cancelar a un solo participante en una clase, haz clic en su nombre para que aparezcan sus datos individuales y, a continuación, sigue los pasos dos a cinco anteriores.

Para cancelar las citas de un cliente de forma masiva:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling y, luego, en Clientes.
  2. Haz clic en el nombre del cliente.
  3. Desplázate hacia abajo por la lista de citas y marca las casillas situadas junto a las citas que deseas cancelar.
  4. Haz clic en Cancelar seleccionada.
  5. Haz clic en Sí, cancelar citas o Sí, pero no enviar correo electrónico al cliente.

Ver citas canceladas

Si bien no es posible deshacer la cancelación de citas, puedes ver los detalles de estas.

Si sabes el nombre del cliente, haz clic en Lista de clientes y, a continuación, en el nombre del cliente para que aparezca una lista de todas las citas del cliente, incluidas las citas canceladas.

Si no recuerdas el nombre del cliente, usa los informes para encontrar la cita cancelada:

  1. En el menú de Inicio, haz clic en Scheduling y, continuación, en Informes.
  2. Utiliza los menús desplegables Intervalo de fechas y Calendario para limitar la búsqueda si es posible.
  3. Utiliza el menú desplegable Mostrar para elegir Todas las citas canceladas y, a continuación, haz clic en Mostrar.
  4. Haz clic en Ver citas para ver una lista de citas canceladas que cumplen los criterios de búsqueda.
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