Nota: Si bien hemos traducido las guías más populares al español, algunas guías están disponibles solamente en inglés.

Notificaciones por correo electrónico para clientes de Squarespace Scheduling

Desde Scheduling, puedes enviar a los clientes correos electrónicos automatizados sobre sus citas, paquetes y suscripciones. Estos correos se envían desde scheduling@acuityscheduling.com.

Esta guía aborda las notificaciones que puedes enviar y cómo personalizarlas.

Los usuarios de cualquier plan de pago pueden personalizar notificaciones por correo electrónico. Los usuarios en planes de prueba no pueden personalizar estas notificaciones.

Antes de comenzar

Consideraciones relativas a la HIPAA

Si tu cuenta está habilitada para la HIPAA, examina Squarespace y la HIPAA.

Otros correos electrónicos y notificaciones que puedes enviar

Estas son algunas otras formas de comunicación con clientes y empleados:

Notificaciones por correo electrónico disponibles

Utiliza la tabla siguiente para ver cuales notificaciones por correo electrónico puedes enviar a los clientes.

Notificación por correo electrónico

Detalles

Confirmación de reserva

  • Opcional
  • Se envía inmediatamente después de que se haya reservado una cita.
  • La temporización es personalizable.

Recordatorios

  • Opcional
  • Enviar hasta tres recordatorios por cita a horas personalizables
  • Enviar al menos una hora antes de la cita
  • Los mensajes de recordatorio por correo electrónico también controlan los recordatorios por mensajes de texto.
  • Los clientes que reservan citas más cercanas que cuando se envía un recordatorio tienen un periodo de gracia de ocho horas. Por ejemplo, un cliente que reserva con al menos 16 horas de antelación recibirá un recordatorio configurado para enviarse 24 horas antes de la cita.

Cancelación

  • Opcional
  • Enviar inmediatamente después de que se cancele una cita

Modificación

  • Opcional
  • Se envía inmediatamente después de que se reprograme una cita.

Seguimientos

  • Opcional
  • Enviar un máximo de seis correos electrónicos de seguimiento hasta un año después de una cita
  • La temporización es personalizable.

Recibos de los pedidos

  • Siempre se envía.
  • Se envía inmediatamente después de que un cliente compra un paquete o un certificado de regalo.

Suscripción pagada

  • Siempre se envía.
  • Enviar inmediatamente después de que un cliente pague una suscripción

Suscripción cancelada

  • Siempre se envía.
  • Enviar inmediatamente después de que se cancele una suscripción

Personalizar las plantillas de mensaje por correo electrónico

Todos los correos electrónicos de Scheduling utilizan plantillas, que son independientes de la plantilla y el diseño de tu sitio. Cada tipo de correo electrónico comienza con una plantilla predeterminada lista para usar tal cual. También, puedes personalizar el contenido y el diseño del correo electrónico para que coincidan con tu marca. Considera incluir información adicional que tus clientes podrían necesitar, como indicaciones para conducir o a quién llamar si tienes preguntas.

Nota: los correos electrónicos de seguimiento están deshabilitados de forma predeterminada y comienzan con una plantilla en blanco. Si dejas la plantilla en blanco, no se enviará el correo electrónico de seguimiento.

Para editar una plantilla de correo electrónico:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. En el panel Configuración de correo electrónico, hz clic en el tipo de correo electrónico que desees editar.
  3. Si tienes varios correos electrónicos del mismo tipo, como recordatorios o seguimientos, haz clic en el botón del correo electrónico que deseas editar. Enseguida se presenta más información sobre Recordatorios y seguimientos.
  4. Para editar el asunto, haz clic en el campo Asunto del mensajeAsunto del mensaje de correo electrónico/mensaje de texto y añade el texto nuevo. Puedes usar una combinación de texto y etiquetas.
  5. Para editar el cuerpo del mensaje, haz clic en la casilla del texto. Usa la barra de herramientas de edición para añadir texto, imágenes, botones y etiquetas o para ajustar el formato, la fuente y los colores. Haz clic en <> para editar el HTML.
  6. Para editar el texto o el enlace de un botón, haz clic en el botón y, luego, presiona Editar.
  7. Para borrar un botón, destaca el texto del botón y oprime Borrar. Si deseas añadir un botón nuevo, presiona Añadir botón en la barra de herramientas de edición.
  8. En la esquina inferior derecha, haz clic en Usar plantilla precargada y, luego, en Aceptar para reconfigurar una plantilla personalizada. Se borrará la plantilla personalizada de manera permanente.
  9. Haz clic en Guardar plantilla para guardar tus cambios.

Ten en cuenta lo siguiente:

  • Las plantillas de correo electrónico no admiten CSS.
  • Las plantillas de correo electrónico no admiten adjuntos. Esto permite evitar que tus mensajes se clasifiquen como spam o correo no deseado. En lugar de ello, añade contenidos en una página de tu sitio y vincúlalos con ella.
  • No se puede cambiar el nombre de las plantillas de correo electrónico, pero son exclusivamente para uso interno, y los clientes no las ven.

Personalizar plantillas por tipo de cita

Es posible que desees que la notificación por correo electrónico tenga un aspecto diferente según el tipo de cita. Si quieres personalizar una plantilla para un tipo de cita, agrega una nueva plantilla al correo electrónico.

Nota: las notificaciones de pedidos de paquetes o certificados de regalo, suscripción pagada y suscripción enviada por correo electrónico solo usan una plantilla y no pueden vincularse con un tipo de cita.

Para asignar una plantilla a un tipo de cita:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Si tienes configurados varios mensajes de correo electrónico del mismo tipo (por ejemplo, recordatorios o seguimientos), haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico que deseas editar.
  3. Haz clic en Añadir plantilla nueva.
  4. Selecciona los tipos de cita que deberían usarla.
  5. Haz clic en Guardar plantilla nueva.
  6. La nueva plantilla aparecerá debajo de la plantilla original. Haz clic en el nombre de la plantilla para editarla.

Para cambiar qué tipos de cita usan una plantilla:

  1. Pulsa el nombre del tipo de cita en la plantilla.
  2. Arrástrala a otra plantilla.

move_to_new_template.jpg

Para borrar una plantilla:

  1. Borra todos los tipos de cita del grupo de la plantilla.
  2. Haz clic en Borrar esta plantilla.

remove_this_template.jpg

Recordatorios

Puedes utilizar el correo electrónico para recordarles a los clientes una cita próxima.

Cada correo electrónico de recordatorio se representa con un botón en la parte superior de la página Recordatorios, y cada botón tiene una etiqueta que muestra cuándo se envía ese correo electrónico.

Recordatorio 1 es el botón que aparece a la izquierda. El recordatorio 1 también controla las notificaciones por mensaje de texto, si las tienes habilitadas.

reminder_email.png

Puedes enviar a los clientes hasta tres correos electrónicos de recordatorio antes de una cita. Para agregar o editar un mensaje de correo electrónico de recordatorio:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Haz clic en Recordatorios.
  3. Para editar un correo electrónico de recordatorio existente, haz clic en el botón de correo electrónico de recordatorio y, a continuación, edita la plantilla que aparece a continuación. Para agregar un nuevo correo electrónico de seguimiento, haz clic en Agregar recordatorio de correo electrónico adicional.
  4. Sigue los pasos anteriores para editar una plantilla de correo electrónico.

Para impedir que se envíe un mensaje de correo electrónico, elimínalo del siguiente modo:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling.
  2. En el panel de Scheduling, haz clic en Configuración de correo electrónico y, luego, en Recordatorios.
  3. Haz clic en un botón para abrir un recordatorio y, después, en Desactivar este recordatorio.
  4. Haz clic en Aceptar para confirmar.

Para evitar que se envíen todos los recordatorios por correo electrónico, borra todos menos uno y asigna el recordatorio por correo electrónico restante a Tipos inactivos. Se necesita, al menos, un recordatorio por correo electrónico, pero configurarlo como Inactivo impedirá que se envíe.

Para cambiar cuándo se envía un recordatorio por correo electrónico:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling.
  2. En el panel de Scheduling, haz clic en Configuración de correo electrónico y, luego, en Recordatorios.
  3. Haz clic en un botón para abrir el recordatorio.
  4. Edita el campo Enviar este recordatorio y, luego, pulsa Guardar configuración.

Seguimientos

Puedes enviar correos electrónicos después de las citas para agradecer, pedir comentarios u ofrecer descuentos para citas futuras.

En el plan Emerging, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento por cita. En los planes Growing o Powerhouse, puedes enviar hasta seis correos electrónicos de seguimiento por cita.

En la página Seguimiento, cada correo electrónico está representado por un botón en la parte superior de la página. Cada botón tiene una etiqueta que muestra cuándo se envía ese correo electrónico. Seguimiento 1 es el botón que aparece a la izquierda.

follow-up_emails.png

Para agregar o editar un correo electrónico de seguimiento:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Presiona Seguimientos.
  3. Para editar un correo electrónico de seguimiento existente, haz clic en el botón del correo electrónico de seguimiento y, luego, edita la plantilla que aparece a continuación. Para agregar un nuevo correo electrónico de seguimiento, haz clic en Agregar un seguimiento.
  4. Sigue los pasos anteriores para editar una plantilla de correo electrónico.

Para impedir que se envíe un mensaje de seguimiento por correo electrónico, bórralo del siguiente modo:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Presiona Seguimientos.
  3. Haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico existente.
  4. Pulsa Desactivar este seguimiento y, luego, Aceptar.

Para cambiar cuándo se envía un mensaje de seguimiento por correo electrónico:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Presiona Seguimientos.
  3. Haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico existente.
  4. Edita el campo Enviar este seguimiento. Para enviar a intervalos de menos de un día, usa puntos decimales. El intervalo mínimo es 0.01 días o, alrededor de, 14 minutos.
  5. Haz clic en Guardar configuración.

Para enviar mensajes de seguimiento por correo electrónico únicamente a los clientes que no han reservado otra cita:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Presiona Seguimientos.
  3. Selecciona Enviar únicamente el seguimiento si el cliente no tiene citas futuras. Esta configuración se aplica a todos los mensajes de seguimiento por correo electrónico.

Enviar una encuesta a los clientes de Scheduling

Puedes utilizar los correos electrónicos de seguimiento automatizado de Scheduling para enviar a los clientes una encuesta. ​​No es posible que Scheduling solicite a los clientes que completen formularios después de una cita, pero puedes usar tu correo electrónico de seguimiento para enviar a los clientes a una encuesta que hayas creado en otro servicio, como Google Forms o Wufoo. Para ello, agrega un enlace a tu encuesta a tu plantilla de correo electrónico de seguimiento.

Personalizar con etiquetas

Al editar una plantilla de correo electrónico, puedes añadir etiquetas para extraer información de la cita, como el nombre de un cliente, la fecha de la cita, la descripción del tipo de cita y las respuestas del formulario de admisión. Puedes introducir etiquetas manualmente o hacer clic en Insertar campo y elegir una etiqueta de la lista.

  • Las etiquetas requieren un signo de porcentaje en cada lado del nombre, como %first%.
  • Las etiquetas con href muestran la URL completa de un enlace, en lugar del texto vinculado.

Utiliza cualquiera de estas etiquetas para obtener información en tu correo electrónico:

Nombre de la etiqueta

Descripción del campo

%first%

Nombre de pila del cliente

%last%

Apellido del cliente

%phone%

Número de teléfono del cliente

%email%

Dirección de correo electrónico del cliente

%type%

Tipo de cita

%calendar%

Nombre del calendario. Será útil si tu cuenta tiene más de un calendario.

%duration%

Duración de la cita

%time%

Fecha y hora de la cita

%oldtime%

Fecha y día originales de una cita reprogramada

%date%

Fecha de la cita sin hora

%price%

Precio de la cita

%total%

Precio total de la cita, incluidos los complementos

%calendardescription%

Descripción del calendario

%typedescription%

Descripción del tipo de cita

%typeconfirmationmessage%

Mensaje de confirmación del tipo de cita

%typecategory%

Categoría del tipo de cita

%viewlink% / %viewhref%

Enlace/URL para Cambiar/cancelar una cita. Los clientes pueden reprogramar, cancelar y revisar/editar las respuestas al formulario de admisión

%tz%

Huso horario de la cita

%export% / %exporthref%

Enlace/URL de invitación al calendario para iCal y Outlook

%googlehref%

URL de la invitación del calendario para Google Calendar

%paylink% / %payhref%

URL/enlace para pagar la cita

%formslink% / %formshref%

Enlace/URL para Editar formularios. Los clientes pueden editar los formularios de admisión después de hacer su reserva.

%certificate% / %certificatehref%

Enlace/URL para imprimir el certificado para las compras de certificados de regalo.

%product%

Nombre del paquete, certificado de regalo o suscripción que se compró.

%code%

Código del paquete, el certificado de regalo o la suscripción que se compró, más un enlace para canjearlo

%rawcode%

Código del paquete, certificado de regalo o suscripción que se compró sin un enlace para canjearlo.

%expiration%

Fecha de vencimiento del paquete o del certificado de regalo que se compró

%nextappointment%

Próxima cita programada por el cliente

%appointmentID%

Número único de identificación de la cita

%location%

Lugar de la cita

Quién recibe las respuestas

Como opción predeterminada, las respuestas del cliente se envían al propietario del sitio web. Puedes personalizarlo para cada calendario.

Para cambiar quién recibe las respuestas de los clientes a las notificaciones de citas:

  1. En el Menú de inicio, presiona Scheduling y, luego, Disponibilidad.
  2. Busca el calendario que deseas personalizar y presiona Configuración de calendario.
  3. Busca Las respuestas de los clientes se enviarán a [dirección de correo electrónico] y, después, haz clic en el enlace de cambiar.
  4. Ingresa la nueva dirección de correo electrónico.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Dejar de enviar correos electrónicos para tipos de citas específicos

Para dejar de enviar una notificación por correo electrónico para un tipo de cita específico:

  1. En el Menú de inicio, pulsa Scheduling y, luego, haz clic en Configuración de correo electrónico.
  2. Haz clic en el tipo de mensaje de correo electrónico que deseas dejar de enviar.
  3. Haz clic en el nombre del tipo de cita y arrástralo a la casilla Tipos inactivos.

move_to_inactive_types.jpg

Notas:
  • Al deshabilitar una notificación por correo electrónico para los clientes, se deshabilitará la notificación equivalente para ti y tu personal. Si deshabilitas el correo electrónico que genera recordatorios por mensajes de texto, el recordatorio también se deshabilitará.
  • Si deshabilitas todos los tipos de citas que utilizan una plantilla de correo electrónico personalizada, Scheduling eliminará la plantilla. Si quieres guardarla para más adelante, copia el contenido de la plantilla en otra aplicación y guárdalo allí.

Enviar notificaciones por correo electrónico a varios destinatarios

Si deseas que Scheduling envíe notificaciones por correo electrónico para una cita a más de una dirección, edita los detalles de la cita para que el campo de correo electrónico incluya varias direcciones de correo electrónico separadas por comas. Scheduling enviará notificaciones a todas las direcciones de correo electrónico enumeradas.

Comprobar si los clientes recibieron notificaciones por correo electrónico

Para ver los mensajes enviados para una cita, haz clic en esta para abrir los detalles y, a continuación, en Ver todos los cambios y notificaciones enviados. El registro de cambios muestra todos los mensajes de correo electrónico y texto enviados para la cita.

Volver a enviar correos electrónicos de confirmación

Puedes volver a enviar el correo electrónico inicial de confirmación a tu cliente para su próxima cita. No es posible volver a enviar los correos electrónicos de confirmación de citas pasadas ni volver a enviar otros tipos de correos electrónicos, por ejemplo, los recordatorios.

Para volver a enviar correos electrónicos de confirmación:

  1. En el Menú de inicio, haz clic en Scheduling.
  2. En el calendario de citas, haz clic en la cita.
  3. Haz clic en el icono del engranaje y, a continuación, en Reenviar correo electrónico de confirmación.

Solución de problemas

Si los clientes no reciben tus notificaciones por correo electrónico, podría estar relacionado con estos problemas:

  • Direcciones canceladas: si un cliente hizo clic en Cancelar suscripción en la parte inferior de la notificación por correo electrónico de Scheduling, Scheduling no le enviará más notificaciones. No es posible volver a suscribirse, pero si abre cualquier correo electrónico de Scheduling y vuelve a hacer clic en Cancelar suscripción, se le pedirá que vuelva a suscribirse.
  • Informes de spam: si el cliente marca tu mensaje como spam, Scheduling no le enviará más notificaciones. Si el cliente lo hizo accidentalmente, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para que podamos eliminar la dirección de correo electrónico de la lista bloqueada.
  • Notificaciones deshabilitadas: comprueba que no hayas deshabilitado las notificaciones del tipo de cita en cuestión.
  • El usuario de Scheduling optó por no enviar: cuando los usuarios de Scheduling programan, reprograman o cancelan una cita, pueden optar por omitir la notificación automática al cliente. Esto se ve en el registro de cambios de citas.
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