Gestionar la disponibilidad y los calendarios

Antes de poder aceptar citas en Squarespace Scheduling, tendrás que elegir el horario en el que aceptarás reservas de los clientes. Esto se conoce como establecer tu disponibilidad y puedes hacerlo tú mismo o cualquier colaborador con acceso a Squarespace Scheduling. También puedes establecer límites respecto de cómo y cuándo se programan citas, y añadir y editar varios calendarios. Cada calendario tiene su propio horario de disponibilidad.

Hemos combinado el Centro de ayuda de Acuity Scheduling con el Centro de ayuda de Squarespace. Esta guía se aplica a ambas versiones de Scheduling.

Antes de comenzar

• La disponibilidad limita los horarios que los clientes pueden reservar en línea. Tus empleados y tú pueden programar citas fuera de tu disponibilidad desde el calendario de Scheduling.
• La disponibilidad se refiere únicamente a los tipos de cita habituales y no se aplica a las clases.

Cómo funcionan las citas en Scheduling

Cuando Scheduling muestra los horarios de las citas abiertas de tus clientes, varios ajustes funcionan juntos para garantizar que estás disponible:

• La disponibilidad representa los horarios en que estás disponible para ver a los clientes.
• La duración del tipo de cita es el tiempo que tarda la cita.
• Límites de programación, que son ajustes que restringen la reserva, como tener un número máximo de citas por semana.

Scheduling evita automáticamente las horas de inicio que no dejan espacio suficiente para la cita. Scheduling no ofrecerá a los clientes una cita de 60 minutos si solo tienes un plazo de 30 minutos y no ofrecerá una cita de 60 minutos que comienza 30 minutos antes de terminar tu jornada.

Scheduling también consulta los límites de programación para determinar cuántas personas pueden reservar contigo al mismo tiempo, hasta qué punto pueden reservar los clientes en el futuro, si tienes un número máximo de citas cada semana y más.

Scheduling utilizará tu intervalo de tiempo de inicio (controlado en los límites de programación, que se explica a continuación), para decidir qué horas de inicio ofrecer a tus clientes. Comenzará con la primera vez que estés disponible y, a continuación, añadirá tu intervalo de hora de inicio para obtener la próxima hora de inicio, etc. 

Una vez que Scheduling ha hecho una referencia cruzada de todas esas configuraciones, genera una lista de horarios disponibles para que los clientes reserven.

Configurar y editar tu disponibilidad básica

Para tener control completo sobre tu cronograma y cuándo los clientes pueden reservar citas, configura tu horario para cada calendario.

Selecciona el horario semanal

Si el calendario es igual todas las semanas, selecciona el horario habitual cada semana.

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
3. En la sección Horario habitual cada semana, deja marcado Tengo un horario habitual cada semana.
4. Ingresa tu horario en las casillas para cada día de la semana. Para ver en qué formato debes escribir los horarios, ve a Formato de los horarios.
5. Haz clic en Guardar el horario habitual.

Seleccionar un horario distinto para cada día

Si el calendario tiene un horario distinto cada día, primero elimina el horario habitual cada semana.

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
3. En la sección Horario habitual cada semana, desmarca Tengo un horario habitual cada semana.
4. Haz clic en Guardar, cambiar a Días específicos.

Luego usa el calendario que aparece a continuación para añadir distintos horarios para cada día. Los días en blanco no podrán ser reservados por los clientes:

1. Haz clic en cualquier día del calendario.
2. Escribe tu horario para ese día y, luego, haz clic en Configurar horario. Para formatear este horario, ve a Formato de los horarios.
3. Repite los Pasos 1 y 2 hasta completar tu cronograma.

Formato de los horarios

Cuando escribas los horarios en tu calendario, puedes configurar un rango de horarios en los que estés disponible, incluir el horario específico de inicio o combinar ambos métodos. El cuadro que sigue explica qué formato debes usar para los horarios.

Ejemplo de formato	Efecto
8:00 - 17:00	Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h. La última debe terminar antes de las 17:00 h.
8:00 - 13:00, 14:00 - 17:00	Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h y terminar antes de las 13:00 h Pueden volver a empezar a partir de las 14:00 h y terminar antes de las 17:00 h.
8:00, 9:00, 10:00	Las citas pueden empezar a las 8:00 h, 9:00 h y 10:00 h.
8:00 - 15:00, 16:30, 17:00	Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h y deben terminar antes de 15:00 h. Las citas pueden empezar a partir de las 16:30 h y de las 17:00 h.

Limita cuándo los clientes pueden reservar citas o cambiarlas

Usa los límites para la reserva de citas para elegir si los clientes pueden reservar, editar o cancelar sus citas y cuándo.

Control de los límites para la reserva de citas:

• Con cuánta anticipación los clientes pueden reservar citas en tu página de reserva de citas.
• Si los clientes pueden reprogramar o cancelar sus próximas citas.
• Hasta cuánto tiempo antes de la cita los clientes pueden reprogramar o cancelar una cita.
• Los intervalos de tiempo que ofrece tu página de programación
• Si los clientes pueden editar los formularios de admisión después de reservar la cita.

Los límites de programación predeterminados se aplican a toda la cuenta. Los límites de programación del calendario solo se aplican a ese calendario. Si hay un límite de programación disponible tanto como límite de programación predeterminado como límite de programación de calendario, el límite de programación de calendario anulará el límite de programación predeterminado.

Configurar límites para la reserva de citas precargados

Para editar los límites para la reserva de citas predeterminados:

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Haz clic en Editar límites predeterminados. 
3. Introduce los cambios necesarios en los límites predeterminados. Si necesitas ayuda con esta configuración, consulta el cuadro que sigue.

Establecer límites de programación de calendario

Para añadir o editar los límites para la reserva de citas de un calendario en particular:

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
3. Haz clic en Límites de programación de calendario.
4. Cambia los límites según sea necesario. Si necesitas ayuda con esta configuración, consulta el cuadro que sigue.
5. Haz clic en Guardar límites.

Infórmate más sobre cada configuración:  

Configuración	Acciones
General	Decide con qué antelación y qué tan cerca de la hora de la cita los clientes pueden reservar. Elige si los clientes pueden reprogramar citas por su cuenta. Decide si los clientes pueden cancelar citas y editar formularios por su cuenta y, en caso afirmativo, con qué antelación deben realizar esos cambios. Estos son límites predeterminados, pero puedes anular algunos de ellos con límites de programación específicos del calendario.
Intervalos de hora de inicio	Hace que Squarespace Scheduling elija el horario de inicio de las citas según la duración de tus citas o fija el horario personalmente.  Si muestras los horarios de inicio según la duración de las citas, Scheduling usará el denominador común más bajo para la duración de tus citas, que es el número más alto que pueda dividirse entre todas las duraciones de las citas.  Por ejemplo, si tienes un tipo de cita de 20 minutos y un tipo de cita de 10 minutos, Scheduling ofrecerá horarios cada 10 minutos. Este es solo un límite para la reserva de citas predeterminado.
Minimizar lapsos	Automáticamente reduce las brechas entre los horarios de las citas y agrupa las citas para evitar tiempos muertos en tu jornada. Este es solo un límite para la reserva de citas predeterminado.
Parecer ocupado	Añade un porcentaje de tiempo para reducir la cantidad de citas disponibles. Oculta algunos horarios para los clientes. Este es solo un límite para la reserva de citas predeterminado.
Citas por franja horaria	Fija la cantidad de citas que pueden suceder en un horario de este calendario o en un grupo de tipos de citas. Este límite debe seleccionarse para cada calendario.
Máximo de citas	Selecciona la cantidad máxima de citas que pueden concertarse en este calendario o para este grupo de tipos de citas. Elige aceptar las citas hasta que se agoten o configura un máximo por día o por semana. Este límite debe seleccionarse para cada calendario.

Añadir y gestionar calendarios

Cada calendario en Squarespace Scheduling representa un conjunto separado de horarios en los que los clientes pueden reservar citas. Algunas empresas pequeñas solo necesitan un calendario. Si tienes varios empleados o sedes, puedes crear un calendario para cada uno de ellos.

La cantidad de calendarios que puedes añadir depende de tu plan de Scheduling:

• Emerging: un calendario
• Growing: de dos a seis calendarios
• Powerhouse: de siete a 36 calendarios

Consejo: Si tienes calendarios para tus empleados y más empleados que la capacidad de citas, añade Salones/Recursos. Por ejemplo, puedes usar Salones/Recursos si tienes menos salones que empleados o equipos que los clientes deben usar.

Añadir un calendario nuevo

Para añadir un calendario nuevo:

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Haz clic en Añadir calendario nuevo.
3. Escribe el nombre del calendario y los demás datos que quieras incluir, como una imagen, la zona horaria y la ubicación. Añade una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para recibir las notificaciones de confirmación, cancelación y modificación. Separa las distintas entradas con comas.
4. Haz clic en Siguiente: Añadir tipos de cita y horarios.
5. Selecciona los tipos de cita en este calendario.
6. Haz clic en Guardar los tipos de cita.
7. Establece tu disponibilidad. 
8. Haz clic en Guardar el horario habitual si usarás un horario semanal habitual o ingresa el horario de cada día si estás usando la función de anular el horario en ciertos días.
9. Haz clic en Límites para la reserva de citas.
10. Selecciona tus límites para la reserva de citas.
11. Haz clic en la X en la esquina superior derecha para cerrar el editor. 

Editar un calendario

Para editar un calendario existente: 

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Busca el calendario que deseas editar y haz clic en Configuración de calendario.
3. Haz los cambios necesarios y haz clic en Guardar cambios.

Borrar un calendario

Nota: Antes de eliminar un calendario, cancela todas las citas o reprográmalas a otros calendarios. Después de eliminar un calendario, las citas no aparecerán en ningún calendario. No se eliminarán, sino que solo estarán en registros individuales de clientes, lo que los hará más difíciles de encontrar. Los colaboradores con permisos de solo lectura o lectura y edición solo pueden ver citas de un calendario eliminado si reprogramas las citas a un calendario al que puedan acceder.

Para borrar un calendario:

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Busca el calendario que deseas borrar y haz clic en Configuración de calendario.
3. Presiona Borrar calendario.
4. Haz clic en Sí, borrar calendario.

Selecciona horarios o límites distintos para los distintos tipos de cita

Puedes dividir tu calendario en grupos de tipos de citas con sus propias configuraciones de disponibilidad y límites para la reserva de citas. Esto es útil si solo ofreces algunos servicios en horarios específicos. Cuando hayas creado estos grupos, puedes configurar la disponibilidad y los límites para la reserva de citas para cada uno de ellos. Para obtener más información, visita Disponibilidad y límites para reserva por tipo de citas.

Usar salones/recursos con el fin de gestionar los elementos necesarios para las citas

Usa el panel de Salones/Recursos para limitar la cantidad de citas que requieran un elemento que pueda programarse de a uno por vez. Este límite se aplica para todos los calendarios. Por ejemplo, si tienes una empresa de alquiler de kayaks, tal vez quieras limitar la cantidad de kayaks disponibles para alquilar en un momento dado. 

Cuando creas un recurso, le indicas a Scheduling cuántos elementos tienes y qué tipos de cita los usan. Si un cliente reserva una cita que utiliza el elemento, Scheduling deduce un recurso para el horario en cuestión. Cuando el recurso llegue a cero en ese horario, Scheduling no permitirá que los clientes hagan más citas que usen ese recurso.

Ten presente lo siguiente: 

• Los recursos limitan la cantidad total de citas que pueden suceder al mismo tiempo, pero no te permiten programar citas para cada sala. A fin de permitir que los clientes reserven para una sala en particular, debes crear un calendario para cada sala.
• Si tienes un calendario para cada salón, también usas los recursos para representar los salones.
• Los recursos son únicamente para referencia interna y no son visibles para los clientes.
• Las clases pueden usar recursos, pero toda la clase sustrae un solo recurso del total.
• Si un tipo de cita necesita varios recursos distintos, todos ellos deben estar disponibles para que los clientes hagan sus reservas.

Para añadir un recurso:

1. En Scheduling, presiona Disponibilidad.
2. Haz clic en Salas/Recursos.
3. Haz clic en Recurso nuevo.
4. Ingresa un nombre y una cantidad para el recurso; luego, selecciona los tipos de cita que los usan.
5. Presiona Crear recurso.